03 Mrz Was ist ein Austauschformat?

Der Begriff „Austauschformat“ oder „Datenaustauschformat“ (engl. „exchange / interchange format“) stammt aus der EDV (elektronischen Datenverarbeitung). Gemeint ist damit ein Dateiformat, das Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen und Betriebssystemen austauscht.

Ein weit verbreitetes Beispiel für ein solches Austauschformat ist XML (Extensible Markup Language). Viele Anwender nutzen XML häufig, um strukturierte Daten plattformunabhängig zu speichern und zu übertragen.

XML spielt im Rahmen des Produktdatenmanagements etwa im Kontext des ETIM BMEcat eine Rolle. Das ist ein Datenstandard für Katalogdaten im Bereich des elektronischen Handels. BMEcat basiert auf XML. Es ermöglicht den Austausch von Produktinformationen wie Artikelnummern, Beschreibungen, Preisen und Bildern zwischen verschiedenen Systemen. Dabei bleibt die Struktur der Daten erhalten, und ihre Bedeutung bleibt klar. Es wird jedoch nicht mehr aktiv weiterentwickelt und wurde durch das modernere ETIM xChange ersetzt. Aufgrund seiner breiten Anwendung und Beliebtheit bleibt der BMEcat derzeit aber noch weiterhin in Gebrauch.

Unterschiedliche Softwarelösungen und Hardwareplattformen können diese Daten wiederum korrekt interpretieren und verwenden.

Hinweis: Alle Informationen beziehen sich auf den Stand von August 2024.

Was zeichnet ein Austauschformat aus?

Auch, wenn es verschiedene Arten von Austauschformaten gibt, teilen alle bestimmte Grundeigenschaften. Eine essenzielle Eigenschaft von Austauschformaten ist, dass Sender die Daten schreiben und Empfänger sie lesen können. Die folgenden Merkmale sind gleichzeitig auch Vorteile, von denen beide Datennutzer profitieren:

• Standardisierung: Austauschformate sind oft standardisiert, um sicherzustellen, dass sie von vielen verschiedenen Anwendungen und Systemen unterstützt werden.
• Kompatibilität: Austauschformate sind so gestaltet, dass sie auf verschiedenen Betriebssystemen und in unterschiedlichen Softwareumgebungen funktionieren.
• Effizienz: Sie tragen dazu bei, den Datenaustausch effizienter zu gestalten, indem sie komplexe Datenstrukturen in eine verständliche und übertragbare Form bringen.
• Zukunftssicherheit: Datenaustauschformate stellen sicher, dass Daten auch in Zukunft lesbar und nutzbar bleiben. Sie ermöglichen die langfristige Archivierung und Sicherung von Daten. Technologische Veränderungen in der Software- oder Hardwarelandschaft machen die Daten nicht unbrauchbar.

Welche Arten von Austauschformaten gibt es?

Austauschformate unterscheiden sich

• nach der Art der Daten und
• nach dem Zweck des Datenaustausches.

Im Produktdatenmanagement unterscheidet man häufig zwischen Stammdatenaustauschformaten und vorgangsbezogenen Austauschformaten.

• Stammdatenaustauschformate dienen dem Austausch grundlegender, langfristig unveränderter Daten. Dazu gehören Formate wie BMEcat, das im Elektrogroßhandel weit verbreitet ist und den standardisierten Austausch von Produktkatalogen ermöglicht. Datanorm ist ein weiteres Beispiel, das im Bau-, Sanitär-, Heizungs- und Elektrobereich sowie im Maler- und Lackiererhandwerk genutzt wird, um Produktinformationen konsistent zu übertragen.
• Vorgangsbezogene Austauschformate hingegen unterstützen den Austausch dynamischer, transaktionsbezogener Daten. XRechnung standardisiert die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, während openTRANS den Austausch von Bestellungen und Lieferscheinen im eBusiness erleichtert. Unternehmen weltweit nutzen GS1 XML für den Austausch von Geschäftsdaten wie Bestellungen und Rechnungen.

Viele Menschen nutzen die Begriffe „Datenformate“, „Dateiformate“ und „Austauschformate“ häufig synonym, obwohl es je nach Definition Unterschiede gibt. Ein Datenformat beschreibt die Struktur der Daten. Ein Dateiformat legt fest, wie Daten in einer Datei organisiert sind. Ein Austauschformat sorgt dafür, dass Daten zwischen verschiedenen Systemen kompatibel übertragen werden.

Manche Austauschformate, wie PIES in der Automobilindustrie oder FAB-DIS im französischen Bau- und Heimwerkermarkt, haben sich in bestimmten Branchen oder Ländern besonders stark durchgesetzt. ETIM xChange ist ein neues Format, das entwickelt wurde, um die internationalen Anforderungen an den Datenaustausch zu erfüllen und die Flexibilität im Umgang mit Produktdaten zu erhöhen.

Austauschformate bilden die Grundlage für den reibungslosen Datenaustausch in der digitalen Wirtschaft und gewährleisten, dass Systeme große Datenmengen strukturiert und effizient untereinander übertragen können.

Warum sind Austauschformate für das Produktdatenmanagement und eBusiness wichtig?

Austauschformate spielen eine zentrale Rolle im Produktdatenmanagement (PDM) und im eBusiness. Sie ermöglichen Herstellern, Händlern und Plattformen, Produktinformationen und Transaktionsdaten automatisiert und effizient auszutauschen.

Unternehmen pflegen ihre Daten auf unterschiedliche Weise, etwa in PIM-Systemen (Product Information Management), ERP-Systemen oder Excel-Tabellen. Diese Vielfalt führt zu Herausforderungen beim einheitlichen Datenaustausch. Austauschformate lösen diese Probleme, indem sie Daten in eine standardisierte Form bringen, die alle beteiligten Systeme verarbeiten können.

• Im Data-Onboarding integrieren Unternehmen Produktdaten aus verschiedenen Quellen. Austauschformate wie BMEcat ermöglichen es, diese Daten einheitlich zu strukturieren, sodass sie konsistent und leicht zugänglich bleiben. Diese Formate helfen dabei, die Daten effizient in PIM- oder ERP-Systeme zu überführen.
• In der Produktdatenpflege sorgen Austauschformate dafür, dass Unternehmen Produktinformationen wie Artikelnummern und Beschreibungen standardisiert erfassen und pflegen können. Sie gewährleisten, dass die Daten korrekt und einheitlich bleiben, unabhängig von ihrer ursprünglichen Struktur.
• Bei der Data-Syndication verbreiten Unternehmen ihre Produktdaten über verschiedene Kanäle wie Marktplätze, eProcurement-Plattformen oder Webshops. Ohne standardisierte Austauschformate könnten sie ihre Produkte nicht effizient auf mehreren Plattformen listen. Mithilfe von Softwarelösungen wie CatalogExpress bereiten Unternehmen ihre Produktdaten in einem standardisierten Format für den Export auf verschiedene Marktplätze auf.

Im eBusiness nutzen Unternehmen Austauschformate, um Transaktionsdaten wie Rechnungen oder Lieferscheine automatisiert zu verarbeiten. Beispielsweise ermöglicht das E-Rechnung-Format XRechnung in Deutschland den fehlerfreien und automatischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Systemen.

Austauschformate strukturieren und standardisieren große Datenmengen, damit sie für alle beteiligten Systeme verständlich und nutzbar sind. Sie schaffen die Grundlage für effiziente und fehlerfreie Geschäftsprozesse im digitalen Handel.

Welche Austauschformate sind im Produktdatenmanagement weit verbreitet?

Austauschformate ermöglichen im Produktdatenmanagement und im E-Commerce den standardisierten Austausch von Produktdaten. Unternehmen nutzen sie, um Daten effizient zwischen verschiedenen Systemen und Akteuren auszutauschen.

• Datanorm standardisiert den Stammdatenaustausch in Branchen wie Bau, Sanitär, Heizung und wird von Herstellern, Fachgroßhändlern und Handwerksbetrieben eingesetzt.
• GS1 XML ist ein globaler Standard für den Austausch von Geschäftsdaten wie Bestellungen und Rechnungen, der die internationale Zusammenarbeit erleichtert.
• PIES (Product Information Exchange Standard) kommt in der Automobilindustrie zum Einsatz und ermöglicht den effizienten Austausch von Produktinformationen zwischen Herstellern und Händlern.
• In Frankreich nutzen Akteure im Bau- und Heimwerkermarkt das Format FAB-DIS, um Produktdaten konsistent und standardisiert zu übertragen.
• Die Weiterentwicklung von ETIM BMEcat ist ETIM xChange. Das neue Format zielt darauf ab, eine flexiblere und internationalere Nutzung zu ermöglichen.
• openTRANS unterstützt den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen und Lieferscheinen im eBusiness und erhöht so die Effizienz von Transaktionen.
• Auch JSON (JavaScript Object Notation) ist als Format, das sowohl Menschen als auch Computer lesen, weit verbreitet. Es ist ein leichtgewichtiges Datenformat, das häufig für den Datenaustausch zwischen Webanwendungen und Servern verwendet wird.

Diese und weitere Austauschformate sorgen für den strukturierten und effizienten Austausch großer Datenmengen. Sie gewährleisten eine reibungslose Integration von Produktdaten in Geschäftsprozesse. Damit tragen sie entscheidend zum Erfolg im digitalen Handel und in der globalen Wirtschaft bei.

Wie hängen Austauschformat und Klassifikation zusammen?

Austauschformate und Klassifikationen sind eng miteinander verknüpft, da Klassifikationen oft über ein Austauschformat mitgegeben werden. Klassifikationen wie ETIM, ECLASS oder GPC (Global Product Classification) sorgen dafür, dass Produktdaten standardisiert und strukturiert in Kategorien eingeteilt werden, die von verschiedenen Systemen verstanden werden können.

Ein Beispiel dafür ist ETIM BMEcat. ETIM ist eine weltweit anerkannte Klassifikation für technische Produktdaten, die vor allem in der Elektrobranche genutzt wird. Der BMEcat ist das maßgebliche Austauschformat, in dem die ETIM-Klassifikationen weitergegeben werden. Künftig wird ETIM xChange als Weiterentwicklung von BMEcat die gleiche Funktion erfüllen und eine flexiblere, international ausgerichtete Nutzung ermöglichen.

Ein weiteres Beispiel ist BMEcat mit der ECLASS-Klassifikation. ECLASS ist eine weit verbreitete Klassifikation. Unternehmen setzen sie branchenübergreifend ein, um Produkte nach einheitlichen Standards zu kategorisieren. BMEcat sorgt dafür, dass diese Klassifikationen strukturiert übermittelt werden. So können verschiedene Systeme sie korrekt interpretieren.

Im Bereich des globalen Handels nutzt GS1 das GS1 XML-Austauschformat, das die GPC (Global Product Classification) fordert. GPC stellt sicher, dass Produkte weltweit nach einem einheitlichen System klassifiziert werden, was den internationalen Handel vereinfacht und die Effizienz in der Lieferkette erhöht.

Diese enge Verbindung von Austauschformaten und Klassifikationen gewährleistet, dass Produktdaten nicht nur strukturiert, sondern auch korrekt kategorisiert und leicht auffindbar bleiben. Dadurch können Unternehmen ihre Daten effizienter verwalten und nahtlos in unterschiedliche Systeme integrieren.

Wie kann ein Austauschformat für Produktdaten generiert werden?

Unternehmen können den Austausch von Produktdaten auf verschiedene Weise gestalten. Manuell lässt sich dieser Prozess zwar durchführen, er ist jedoch sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Eine effizientere Methode besteht darin, spezialisierte Softwarelösungen zu nutzen, die den Datenaustausch automatisieren und optimieren. Hier bieten sich insbesondere Data-Syndication-Lösungen an, die flexibler als individuell programmierte Schnittstellen sind. Für jeden Kanal ist eine eigene Schnittstelle erforderlich. Flexible Data-Syndication-Lösungen hingegen können verschiedene Formate abbilden. Sie steuern den Datenaustausch zentral.

Mit einer Data-Syndication-Software wie CatalogExpress können Unternehmen Produktdaten aus verschiedenen Quellen wie PIM-, ERP-, DAM-Systemen oder Excel-Listen importieren, aufbereiten und in das geforderte Austauschformat transformieren. Diese Software ermöglicht es, Daten effizient und konsistent für verschiedene Kanäle wie Marktplätze und Webshops bereitzustellen.

Ein Beispiel: Wenn ein Branchenportal das Austauschformat BMEcat mit Produktdaten in der ETIM-Version 9 fordert, können Unternehmen in CatalogExpress die Daten aus ihren PIM- oder ERP-Systemen importieren. Die Software ermöglicht es, die importierten Daten mithilfe eines Datenmappings auf das geforderte Austauschformat zu bringen. Anschließend generiert CatalogExpress dann das entsprechende Austauschformat und stellt es automatisiert, beispielsweise via SFTP oder E-Mail, bereit.

Durch den Einsatz von CatalogExpress sparen Unternehmen Zeit und minimieren Fehler beim Datenaustausch. Diese flexible Lösung unterstützt verschiedene Zielformate und integriert sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse.

Sie möchten mehr über diese und weitere Features von CatalogExpress erfahren? Buchen Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch.