20 Jul Was ist ERP?
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ was auf Deutsch so viel wie “Unternehmensressourcenplanung” bedeutet. Damit ist die Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens gemeint. ERP-Softwarelösungen ermöglichen eine zentralisierte digitale Verwaltung von Geschäftsdaten. Sie unterstützen auch eine effiziente Ressourcenplanung.
Zu den typischen Unternehmensressourcen zählen zum Beispiel Geldmittel, Rohstoffe und Werkzeuge. Diese Ressourcen sind begrenzt und variieren in ihrer Verfügbarkeit. Deshalb müssen Unternehmen ihre Ressourcen zentral und übersichtlich verwalten. Ein ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse langfristig erfolgreich umzusetzen. Es hilft auch, diese kontinuierlich zu optimieren.
Was ist ein ERP-System und wie funktioniert es?
In ERP-Systemen werden Geschäftsprozesse in Modulen verwaltet. Jedes Modul deckt einen bestimmten Bereich der Unternehmensführung ab. Dazu gehören unter anderem:
- Beschaffungsprozesse (Ein- und Verkauf inkl. Lagermanagement)
- Controlling
- Personalverwaltung
- Finanzwesen
- Supply Chain Management (Logistik) und mehr.
Meist besteht ein ERP-System oder auch eine ERP-Suite aus integrierten Modulen für jeden Geschäftsbereich. Jeder Bereich kommuniziert darüber miteinander und alle nutzen eine gemeinsame Datenbank.
Was bedeutet das genau? Nehmen wir an, es geht um den Verkauf von Leuchten. Ein Kunde bestellt in einem Online-Shop die Deckenleuchte “GlimmaLux”. Das ERP-Vertriebsmodul erfasst die Bestellung inklusive Artikelnummer, Kurzbeschreibung und Preisdaten und erstellt einen Auftrag. Parallel dazu prüft das Lagerverwaltungs- und Versandmodul den Lagerbestand. Die Lager- und Versandabteilung bereitet daraufhin alles für den Versand vor. Das ERP-Modul erstellt beispielsweise den Lieferschein und das Versandetikett, indem es die Artikeldaten und Kundendaten nutzt.
Nach dieser Bestellung wird der Meldebestand erreicht, woraufhin das Einkaufsmodul eine Meldung zur Nachbestellung der “GlimmaLux” erhält. Diese Nachbestellung kann direkt über das ERP-System beim Lieferanten ausgelöst werden, wobei der Einkauf auf die entsprechenden Produktdaten zurückgreift. Während des gesamten Prozesses erstellt die Rechnungsabteilung die Rechnung über das ERP und sendet sie elektronisch an den Kunden.
Dank der integrierten Module im ERP-System und der gemeinsamen Daten arbeiten alle Module nahtlos zusammen, um eine schnelle und effiziente Lieferung sicherzustellen. Auf diese Weise können nicht nur Bestellprozesse und Lagerbestände automatisiert werden, sondern auch die Erstellung von Finanzberichten und viele weitere Geschäftsprozesse.
Welche Bereitstellungsmodelle von Enterprise Resource Management-Systemen gibt es?
Unternehmen betreiben Enterprise Resource Management-Systeme standardmäßig in drei Bereitstellungsmodellen:
- On-Premise: Unternehmen installieren diese lokal und haben dadurch volle Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten. Sie erfordern jedoch viel Zeit für die Einrichtung und Wartung.
- Cloud-basiert: Anbieter hosten diese digital in der Cloud und bieten dadurch hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie sind einfach zu warten, da der Anbieter Updates und Support übernimmt. Allerdings sind sie von der Verfügbarkeit und Sicherheit des Cloud-Anbieters abhängig.
- Hybride Systeme: Unternehmen kombinieren lokale und Cloud-basierte Lösungen. Sie bieten Flexibilität, erfordern aber eine komplexe Integration und Verwaltung beider Systeme.
Jedes dieser Bereitstellungsmodelle hat unterschiedliche Vor- und Nachteile und bietet Unternehmen unterschiedliche Funktionen. Deshalb ist es wichtig, vor der Einführung eines ERP-Systems genau zu prüfen, welches Modell am sinnvollsten ist.
Welche Eigenschaften zeichnen ERP-Systeme allgemein aus?
Verschiedene ERP-Systeme können sich beispielsweise im Funktionsumfang oder der Regelmäßigkeit von Updates unterscheiden. Dennoch teilen alle ERP-Lösungen auch gemeinsame Grundeigenschaften. Dazu gehören unter anderem:
- Eine zentralisierte Datenverwaltung: Auch bei der Verwendung mehrerer unterschiedlicher ERP-Module nutzen Unternehmen eine einheitliche Datenbasis. Verschiedene Abteilungen im Unternehmen können auf dieselben Informationen zugreifen. Beispielsweise nutzt die Buchhaltung dieselben Produktstammdaten zur Rechnungserstellung, wie die Versandabteilung zur Lieferscheinerstellung.
- Automatisierungsfunktionen und Analysetools: ERP-Systeme bieten Unternehmen eine Vielzahl an automatisierbaren Prozessen. Mithilfe von ERP-Lösungen können diverse Geschäftsbereiche analysiert und auf Grundlage detaillierter Berichte fundierte Entscheidungen gefällt werden. Viele moderne ERP-Anbieter bieten außerdem KI-gestützte Analyse- und Prozessplanungsoptionen an. Beispielweise analysiert das ERP automatisch vergangene Bestellhistorien, Lagerbestände und Markttrends. Basierend auf diesen Daten generiert das System Empfehlungen für optimale Bestellmengen und Lieferzeiten. Solche Analysen und Empfehlungen lassen sich über Dashboards im ERP auch übersichtlich visualisieren.
- Offene Integration und Schnittstellen: Da nicht alle Datenarten in ERP-Systemen gepflegt werden können, ermöglichen diese Lösungen den schnellen Datenaustausch über Standardschnittstellen wie API zu weiteren Systemen (PIM, DAM etc.). So können z.B. die Bestelldaten aus dem Online-Shop direkt in das ERP-System gelangen und dort weiterverarbeitet werden (z.B. zur Rechnungserstellung).
- Schneller und professioneller Support: Bei Fragen oder Problemen können Unternehmen zeitnah die Hilfe des Anbieters in Anspruch nehmen. Viele Anbieter stellen rund um die Uhr ein Support-Team bei technischen Fragen zur Verfügung.
- Übersichtliche Datenvisualisierung: ERP-Systeme können Daten und KPIs übersichtlich aufbereiten und analysieren. Auch dieser Aspekte beschleunigt interne Entscheidungsprozesse auf Grundlage von ERP Daten. Zum Beispiel können Führungskräfte über Dashboards aktuelle Verkaufszahlen und Leistungskennzahlen auf einen Blick sehen.
- Eine einheitliche UI / Nutzeroberfläche: Auch bei der Nutzung verschiedener Module behalten ERP-Nutzer durch die einheitliche Nutzeroberfläche stets die Übersicht. Unabhängig davon, ob zum Beispiel ein Mitarbeiter das Modul für die Buchhaltung oder das für das Personalwesen nutzt, sieht die Benutzeroberfläche gleich aus, was die Nutzung erleichtert.
Ein ERP-System besitzt also viele nützliche Eigenschaften für Unternehmen. Dennoch macht es vielleicht nicht für jedes Unternehmen immer sofort Sinn. Vor allem im Bereich von Small Business, wo der Invest vielleicht größer ist als der Nutzen.
Wann benötigt ein Unternehmen eine Enterprise Resource Management-Lösung?
Ein ERP-System kann besonders sinnvoll sein, wenn mehrere der folgenden Aspekte zutreffen:
- Der Zeitaufwand für alltägliche Aufgaben ist hoch, beispielsweise durch manuelle Erstellung von Rechnungen oder Kalkulation von Angeboten.
- Es fehlt an einer klaren Übersicht über wichtige Unternehmenskennzahlen, wie etwa die Deckungsbeiträge von Produkten, die Auslastung der Ressourcen oder die Retourenquoten.
- Die bisher eingesetzten IT-Tools bieten keine Möglichkeiten zur Vernetzung und Automatisierung der Prozesse zwischen den verschiedenen Abteilungen.
- Daten werden häufig doppelt erfasst, was zu einer hohen Fehlerquote und einem erhöhten Zeitaufwand führt. So pflegt das Marketing die Produktdaten manuell im Online-Shop, während die Produktdaten und Lagerbestände in einer separaten Datei aktualisiert werden. Diese doppelte Datenerfassung ist nicht nur aufwendig, sondern kann auch zu Fehlbestellungen führen, wenn Lagerbestände nicht rechtzeitig abgestimmt werden.
Mittlerweile treffen viele dieser Punkte auf nahezu jedes Unternehmen zu. Schon alleine die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben führt damit schon dazu, dass auch kleine Unternehmen auf ein ERP-System bzw. ein Warenwirtschaftssystem setzen.
Was sind die Top 5 Vorteile von ERP-Systemen?
Diese Eigenschaften verdeutlichen, dass ERP-Systeme leistungsstarke Werkzeuge sind. Sie helfen Unternehmen letztendlich dabei, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Dank ihrer vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und fortschrittlichen Technologien bieten ERP-Systeme zahlreiche Vorteile, die den Betrieb eines Unternehmens erheblich verbessern können. Zu den fünf größten Vorteilen von ERP-Lösungen gehören:
- Die Steigerung der Produktivität: ERP-Systeme automatisieren und optimieren Prozesse, wodurch Ressourcen effizienter genutzt und Kosten gesenkt werden. Zum Beispiel können darüber die Rechnungsstellung und Lagerverwaltung automatisiert werden.
- Eine erleichterte Entscheidungsfindung dank zentraler Übersicht: ERP-Systeme bieten eine zentrale Übersicht über alle wichtigen Daten, sodass alle Abteilungen auf die gleichen Informationen zugreifen können. Finanz- und Vertriebsabteilungen können so Verkaufsdaten für Umsatzprognosen und Budgetplanungen nutzen.
- Schnelle Auswertungen und automatische Reportings: Echtzeitberechnungen und automatische Berichte ermöglichen schnelle Entscheidungen und kontinuierliche Optimierung der Geschäftsziele. Für Unternehmen sind solche Echtzeitdaten besonders wertvoll, da sie sofort sehen können, welche Produkte sich gut verkaufen und was zeitnah nachbestellt werden sollte.
- Die Minimierung potenzieller Risikofaktoren: Durch korrekte Datenpflege reduziert ein ERP-System das Risiko von Fehlkalkulationen und anderen Fehlerquellen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann noch präzisere Angebote erstellen, wenn alle Produkt- und Preisinformationen stets aktuell sind.
- Eine höhere Flexibilität und zeitnahe Änderungen: Echtzeitdaten ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Steigt die Nachfrage plötzlich an, kann ein Online-Shop sofort die Bestände anpassen und den Einkauf neuer Ware veranlassen.
Wie unterscheiden sich ERP, PIM, DAM und MDM?
Neben ERP-Systemen gibt es im eBusiness noch weitere Daten- und Prozessverwaltungslösungen für Unternehmen. Obwohl sich manche Funktionen von ERP-, PIM- sowie DAM-Lösungen und MDM-Systemen ähneln, haben alle Systeme eigene spezifische Schwerpunkte.
Hauptzweck:
- ERP-Systeme verwalten Unternehmensressourcen wie Finanzen, Produktion und Lagerung.
- PIM-Systeme konzentrieren sich auf die Verwaltung von Produktdaten.
- DAM-Systeme verwalten digitale Medien wie Bilder, Videos und Dokumente.
- MDM-Systeme sorgen für die zentrale Verwaltung und Konsistenz von Stammdaten, einschließlich Produktdaten.
Datenintegration:
- ERP-Systeme integrieren verschiedene Unternehmensdaten, einschließlich Produktdaten.
- PIM-Systeme synchronisieren Produktdaten
- DAM-Systeme integrieren digitale Medien mit PIM- und ERP-Systemen, um eine einheitliche Verwaltung von Produkt- und Marketingmaterialien zu gewährleisten.
- MDM-Systeme gewährleisten eine einheitliche Datenbasis durch Integration von Stammdaten aus verschiedenen Quellen.
Datenerfassung und -pflege:
- ERP-Systeme erfassen und pflegen diversen Unternehmensdaten, z.B. aus den Bereichen Finanzen, Produktion, Vertrieb, Lager.
- PIM-Systeme konzentrieren sich auf die Erfassung und Pflege von Produktdaten.
- DAM-Systeme erfassen und pflegen digitale Medien, die mit Produkt- und Marketingdaten verknüpft sind.
- MDM-Systeme sorgen für die konsistente Erfassung und Pflege aller Stammdaten, einschließlich Produktdaten.
All diese Systeme erfüllen eigene wichtige Zwecke für Unternehmen. Je nach Anbieter kann sich der Funktionsumfang solcher Systeme mehr oder weniger stark unterscheiden.
Wie hängen Produktdaten mit ERP-Systemen zusammen?
Vielleicht ist im Beispiel der GlimmaLux Deckenleuchte bereits aufgefallen, dass Produktdaten von verschiedenen Abteilungen genutzt werden und somit auch im ERP-System hinterlegt sind. Werden Verkaufszahlen, Kundenfeedbacks und Produktdaten kombiniert, können diese etwa die Produktentwicklung unterstützen. Wenn beispielsweise für die GlimmaLux Deckenleuchte häufiger das Feedback eingeht, dass die Farbtemperatur zu kühl ist, könnte dieses Feedback an den Hersteller weitergeleitet werden, um das Produkt zu verbessern.
Darüber hinaus tragen Produkt- und Artikeldaten dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Qualitätsstandards zu gewährleisten. So muss die GlimmaLux Deckenleuchte beispielsweise den Energieverbrauch bzw. die Energieeffizienz transparent offenlegen. ERP-Systeme ermöglichen die Verwaltung von Zertifikaten, Prüfberichten und anderen Nachweisen, um solche regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.
Auch beim Bestandsmanagement spielen Produktdaten eine wichtige Rolle. Diese Daten werden mit den entsprechenden Lagerbeständen verknüpft und idealerweise mit eBusiness-Kanälen ausgetauscht. Ein Leuchtenhändler, der seine Produkte auf eProcurement-Plattformen und Marktplätzen wie simple system, Mercateo, eBay oder Amazon anbietet, kann Bestellungen, die dort eingehen, direkt in das ERP-System integrieren. Von dort aus wird die Bestellung an Versand, Buchhaltung usw. weitergeleitet. Sinkt der Lagerbestand auf einen bestimmten Wert, wird der Einkauf informiert, um Nachbestellungen beim Lieferanten auszulösen. Gleichzeitig werden Lagerbestände und Rechnungen automatisiert an die eBusiness-Kanäle zurückgespielt, sodass stets aktuelle Daten vorliegen.
Wenn Produktdaten ausschließlich im ERP-System gepflegt werden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass diese Daten für die eBusiness-Kanäle aufbereitet und syndiziert werden können, beispielsweise in Formaten wie ETIM BMEcat, FAB-DIS oder ETIM xChange.
Als Händler ist es zudem ratsam, sich mit Data-Onboarding-Möglichkeiten für Lieferanten auseinanderzusetzen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass von den Lieferanten unterschiedlich formatierte und qualitativ unterschiedliche Produktdatenkataloge bereitgestellt werden. Ein Lieferantenportal kann hier Abhilfe schaffen, indem Lieferanten ihre Produktdaten im Self-Service hochladen, diese Daten geprüft werden und erst dann ins ERP und PIM importiert werden, wenn sie den Qualitätsanforderungen des Händlers entsprechen. Ansonsten muss der Lieferant die Daten erneut anpassen.
Es ist jedoch nicht immer sinnvoll, Produktdaten ausschließlich im ERP-System zu pflegen. Wenn die Anforderungen oder Produktinformationen komplex sind, kann die ergänzende Einführung eines PIM-, MDM- oder DAM-Systems lohnenswert sein. Diese Systeme bieten erweiterte Funktionen wie Mehrsprachigkeit, Versionierung, Freigabeverwaltung, Bildverwaltung oder Aufgabenmanagement für die Datenpflege.
Wie lassen sich Produktdaten und Geschäftsdaten aus ERP-Systemen optimal verknüpfen?
Häufig werden Daten sowohl aus PIM (Produktbeschreibungen) und ERP (Preis- und Bestandsdaten) für Marktplätze, Online-Shop etc. benötigt. Ohne die Nutzung von Standard-Schnittstellen wie zum Beispiel eine API-Verbindung müssen diese Daten händisch verknüpft und aufbereitet werden. Je nach Umfang des Sortiments kann dies bei Millionen von Produktdaten sehr zeitaufwändig oder sogar nicht umsetzbar sein – zumal solche Prozesse auch häufiger nötig sein können.
Daher ist es für Unternehmen sinnvoll, etwaige Schnittstellen einzurichten. Mit der SaaS-Lösung CatalogExpress können beispielsweise Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen (PIM/DAM/ERP/CRM usw.) und unterschiedlichen Quellformaten (XLSX, CSV, JSON etc.) kombiniert werden. Nach einem einmaligen Datenmapping erfolgt dann die wiederholbare Aufbereitung von Produkt- sowie Geschäftsdaten für ein bestimmtes Zielformat (z.B. BMEcat, xChange, FAB-DIS etc.). Im Anschluss kann das optimiert genierte Datenformat manuell oder automatisiert an einen bestimmten Zielkanal (Amazon, eBay, Mercateo uvm.) oder Datenempfänger (PIM, Kunden etc) distribuiert werden.
Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns, um mehr über die variablen Möglichkeiten und Funktionen von CatalogExpress zu erfahren.