
24 Juni XRechnung
XRechnung ist ein Datenstandard für E-Rechnungen in Deutschland. Dieses Standardformat vereinfacht es Bundesbehörden und Unternehmen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Es definiert alle erforderlichen Informationen klar und macht sie leicht zugänglich.
Das XRechnung-Format wurde vom Koordinierungsrat für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. KoSIT ist eine Institution der deutschen öffentlichen Verwaltung, die sich mit der Standardisierung von IT-Verfahren und -Formaten beschäftigt.
Das Hauptziel des Datenformats XRechnung ist, den Rechnungsaustausch effizienter, schneller und kostengünstiger zu machen. Es reduziert den Papieraufwand und digitalisiert Prozesse. Das Format ist kostenfrei und öffentlich zugänglich.
Alle Informationen beziehen sich auf den Stand von Juni 2024.
Wie ist das Datenformat XRechnung strukturiert?
Man hat das Format speziell für die deutsche öffentliche Verwaltung konzipiert. Als strukturelle Grundlage für die Rechnungsdaten dient das XML-Format. Das Datenformat ermöglicht die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen in einem einheitlichen, strukturierten digitalen Format.
Eine XRechnung (CII) im XML-Format ist üblicherweise so aufgebaut:

Auszug eines XRechnung (CII)-Beispielcodes im XML-Format
Hier sind einige der Schlüsselinformationen aus der XML-Datei:
- Dokument-ID: RE2022-1234
- Rechnungsdatum: 2022-04-30
- Verkäufer: Verkäufer GmbH
- Käufer: Käufer AG
- Gesamtbetrag: 1190.00 EUR
Der Aufbau der Datei umfasst:
- Dokumentenkontext: Definiert die Richtlinien und den Kontext des Dokuments.
- Dokumentenheader: Enthält grundlegende Informationen zur Rechnung, wie die Dokumenten-ID und das Ausstellungsdatum.
- Handelstransaktion: Beinhaltet die Details zur Handelsvereinbarung, Lieferung und Abrechnung, einschließlich Informationen zu Verkäufer und Käufer sowie die Zahlungsbedingungen und Steuerdetails.
Diese Struktur gewährleistet eine klare und standardisierte Darstellung der Rechnungsinformationen, die sowohl maschinell als auch manuell verarbeitet werden können.
Welche Varianten und Versionen dieses E-Rechnungsformats gibt es?
Das Format XRechnung gibt es in zwei verschiedenen Ausführungen. Man nennt diese Varianten fachsprachlich auch „Syntaxen“.
Es handelt sich dabei um
- XRechnung CII (kurz für „Cross Industry Invoice“) und
- XRechnung UBL (kurz für „Universal Business Language“).
Beide Syntaxen basieren auf dem XML-Datenformat. Sie unterscheiden sich unter anderem in ihrer Komplexität und Flexibilität. Sowohl CII als auch UBL entsprechen aber vollständig den Anforderungen der XRechnung und erfüllen die gesetzlichen Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.
Zudem gibt es verschiedene Versionen des Datenstandards. Bereits Version 1.0 ist kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931. Spätere Versionen haben diese Integration und Kompatibilität auch für Folgenormen (etwa 16931‑1) weiter verbessert.
Hier ein Auszug einiger wichtiger Versionen:
- XRechnung Version 1.0: Veröffentlicht 2017, legte den Grundstein für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland.
- XRechnung Version 1.1: Veröffentlicht im Juli 2018, brachte erste Anpassungen und Verbesserungen.
- XRechnung Version 1.2: Veröffentlicht im Februar 2019, enthielt weitere technische und semantische Verbesserungen.
- XRechnung Version 2.0: Veröffentlicht im Juli 2020, um die Kompatibilität mit neuen technischen Standards und rechtlichen Vorgaben sicherzustellen.
- XRechnung Version 2.1: Veröffentlicht im Dezember 2020, beinhaltete kleinere Anpassungen und Fehlerkorrekturen.
- XRechnung Version 2.3.1: Diese Version trat am 1. August 2023 in Kraft.
- XRechnung Version 3.0.1: Diese Version vom 1. Februar 2024 führt neue Pflichtfelder ein und erleichtert den Rechnungsstellungsprozess für internationale Unternehmen und Dienstleister.
Die derzeit aktuelle Version ist XRechnung 3.0.2.
Unternehmen sollten allgemein darauf achten, ältere Versionen aufgrund ihrer fehlenden Aktualität nicht länger zu verwenden.
Weitere Informationen zu aktuellen und früheren Versionen sind ebenfalls hier aufgelistet.
Was ist der Unterschied zwischen den XRechnung-Varianten UBL und CII?
Im direkten Vergleich beider Formatvarianten fallen einige Unterschiede auf. Diese verschiedenen Eigenschaften beziehen sich hauptsächlich auf die Struktur und die Darstellungsmöglichkeiten der Rechnungsdaten. Das sind die Haupteigenschaften und Unterschiede beider Syntaxen:
- XRechnung (CII): CII, die Abkürzung für „Cross Industry Invoice“, ist ein Bestandteil des UN/CEFACT-Standardframeworks. Das internationale Rahmenwerk entwickelt Standards für den weltweiten Handel und den elektronischen Datenaustausch. Entwickler haben das CII-Format für die branchenübergreifende Nutzung geschaffen. Es zeichnet sich durch eine detaillierte, umfassende und flexible Struktur aus. Nutzer können mit diesem Format eine Vielzahl von Geschäftstransaktionen und -szenarien präzise abbilden. Obwohl CII in vielen Industrien breite Akzeptanz findet, ist es komplexer in der Anwendung und erfordert ein tieferes Verständnis der Strukturen und Tags.
- XRechnung (UBL): Die „Organization for the Advancement of Structured Information Standards“ (OASIS) hat das UBL-Format entwickelt. OASIS ist eine gemeinnützige Organisation, die weltweit Standards für den Austausch strukturierter Informationen etabliert. Im Vergleich zu CII ist das UBL-Format weniger kompliziert und bietet eine einfachere und klarere Strukturierung der Rechnungsdaten. Es ist leichter zu implementieren und zu verwenden, insbesondere bei weniger komplexen Anforderungen an die Rechnungsstellung. Daher wird UBL häufig von kleineren Unternehmen oder bei weniger komplexen Transaktionen bevorzugt.
Können E-Rechnungen im XRechnung-Format auch im Ausland verarbeitet werden?
Das XRechnung-Format ist ein deutscher Datenstandard und wird primär innerhalb Deutschlands verwendet. Ausländische Systeme können Rechnungen in diesem Datenformat ebenfalls verarbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass die empfangenden Systeme im Ausland die erforderlichen Standards erfüllen.
Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für XRechnung, die viele EU-Mitgliedstaaten verwenden. Dadurch profitieren Unternehmen von einer grenzüberschreitenden Anwendbarkeit. Länder, die ebenfalls die Norm EN 16931 implementiert haben, können XRechnung daher konform verarbeiten.
Außerdem unterstützen einige internationale Standards und Netzwerke wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) den Austausch von E-Rechnungen im XRechnung-Format.
PEPPOL ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und Behörden in ganz Europa. Unternehmen, die XRechnung verwenden, können ihre Rechnungen also auch an ausländische Geschäftspartner senden, die an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen sind.
Welche Alternativen gibt es zum diesem E-Rechnungsformat?
Der Austausch von E-Rechnungen im XRechnung-Format ist in bestimmten Kontexten mitunter nicht ohne Weiteres möglich. Hier ein Beispiel für eine solche Situation:
Ein deutsches Unternehmen verkauft seine Waren an einen Kunden in Italien. Viele italienische Behörden und Unternehmen bevorzugen allerdings das E-Rechnungsformat FatturaPA. In solch einem Fall kann ein deutsches Unternehmen statt XRechnung das italienische E-Rechnungsformat FatturaPA verwenden.
Die Gründe für die Wahl eines alternative E-Rechnungsformats können vielfältig sein:
- Lokale Anforderungen und Akzeptanz: Einige Länder setzen auf spezifische Formate und gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungen. Unternehmen müssen diese Formate bevorzugt oder ausschließlich verwenden, um die Konformität zu gewährleisten.
- Technische Kompatibilität: Empfänger im Ausland stellen ihre IT-Systeme möglicherweise besser auf die Verarbeitung der landesspezifischen Formate ein. Das führt zu weniger Fehlern und einer schnelleren Abwicklung.
Zwei grundlegende Alternativen zum XRechnung-Standard sind
- ZUGFeRD: Ein hybrides Datenformat, das sowohl strukturierte XML-Daten als auch ein PDF-Dokument enthält. Es wird häufig in B2B-Transaktionen in Deutschland und anderen europäischen Ländern verwendet.
- PEPPOL BIS: Ein weit verbreiteter Standard in Europa, der den Austausch von E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk ermöglicht. Es bietet eine robuste und interoperable Lösung für grenzüberschreitende E-Rechnungen.
Was sind die größten Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung und ZUGFeRD sind beides Formate für elektronische Rechnungen, die in Deutschland verwendet werden. Es gibt jedoch unterschiedliche Anwendungsbereiche und Merkmale. Hier sind die größten Unterschiede zwischen diesen beiden Rechnungsformaten:
- Zielgruppe und Anwendungsbereich
- XRechnung: Dieses Format wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Es ist verpflichtend für Rechnungen, die an Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber gesendet werden.
- ZUGFeRD: ZUGFeRD ist sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor geeignet. Es ermöglicht die Verarbeitung von Rechnungen sowohl in elektronischer als auch in visueller Form und wird daher auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bevorzugt. Außerdem kann ZUGFeRD auch international eingesetzt werden. ZUGFeRD 2.1 ist beispielsweise vollständig kompatibel und technisch identisch mit dem deutsch-französischen Standard Factur-X.
- Format und Struktur
- XRechnung: Rechnungen werden ausschließlich im XML-Format bereitgestellt. XML ist primär für maschinelle Verarbeitung optimiert, kann jedoch auch von Menschen gelesen werden.
- ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF-Dokument. Dieses Format ermöglicht die maschinelle Verarbeitung der Rechnung und das Lesen durch Menschen.
- Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
- XRechnung: Da es primär maschinenlesbar ist, kann es für Endbenutzer ohne entsprechende Systeme weniger benutzerfreundlich sein.
- ZUGFeRD: Die Einbettung von XML-Daten in ein PDF macht es benutzerfreundlich, da die Rechnungsinformationen auch visuell zugänglich sind, was besonders für kleinere Unternehmen ohne spezialisierte Buchhaltungssoftware vorteilhaft ist.
Zusammengefasst liegt der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD in ihrer Anwendung und Struktur: XRechnung dient speziell dem öffentlichen Sektor mit einem reinen XML-Format, während ZUGFeRD durch die Kombination von PDF und XML sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor einsetzbar ist und größere Flexibilität bietet.
Mehr zum ZUGFeRD-Datenstandard ist außerdem im dazugehörigen NEXIpedia-Beitrag zu erfahren.
Welche Rolle spielt das XRechnung-Format im Produktdatenmanagement?
Wie kann eine E-Rechnung im XRechnung-Format erzeugt werden?
Die Data-Syndication-Software CatalogExpress ermöglicht die Generierung von E-Rechnungen in beiden XRechnung-Varianten CII und UBL. Das SaaS-Tool kann Daten aus verschiedenen Quellen (z.B. CSV-Dateien, CRM- oder ERP-Systemen etc.) laden, diese Daten optimieren und auf bereits hinterlegte XRechnung-Zielformatsvorlagen in der XML-Struktur mappen.
Dieses Datenmapping muss lediglich einmalig einrichtet werden. Im Anschluss können Sie Ihr erstelltes Mapping dann als Vorlage für die schnelle und einfache Generierung von E-Rechnungen verwenden.
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