26 Feb eProcurement

eProcurement (auch: E-Procurement) setzt sich aus den Worten „electronic“ und „Procurement“ zusammen und bedeutet übersetzt ins Deutsche „elektronische Beschaffung“. Es ist Teil einer ganzheitlichen eBusiness Strategie. Der Fokus im eProcurement liegt auf den Einkaufs- und Beschaffungsprozessen von sowohl Produkten als auch Dienstleistungen. Die Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützen eben diese Prozesse, um Kosten und Aufwände zu senken. Für eine erfolgreiche und reibungslose Geschäftsabwicklung werden zwischen den beiden Partner Produktdaten, Artikelstammdaten und ggf. auch Klassifikationen (z. B. ETIM) in allgemeingültigen Austauschformaten (z. B. BMEcat) ausgetauscht. Primär wird diese professionelle Einkaufsform im Business-to-Business (B2B) eingesetzt. Hierbei stellt die Einbindung von Lieferanten eine Herausforderung dar.

Wie laufen Bestellprozesse im eProcurement ab?

1. Bedarfsermittlung

Nehmen wir an, wir befinden uns in der Einkaufsabteilung und benötigen neue Büromöbel für verschiedene Abteilungen. Um den Bedarf zu ermitteln, nutzen wir das eProcurement-System, um festzulegen, welche Möbel, in welcher Menge und für welches Büro benötigt werden.

2. Bedarfsanfrage und Genehmigung

Die Bedarfsanfrage wird automatisch an eine übergeordnete Instanz oder eine befugte Person zur Genehmigung weitergeleitet. Diese Stelle prüft die Anfrage sorgfältig und gibt ihre Zustimmung.

3. Bestellung erstellen

Als Nächstes versenden wir die Bestellung über das eProcurement-System . Es wird also die benötigte Menge, der Preis, die Lieferadresse und alle anderen relevanten Details eingegeben. Hierbei können zudem interne Budgetbeschränkungen berücksichtigt werden.

4. Lieferantenauswahl

Welche eProcurement-Systeme gibt es?

Geschlossene Systeme

Zum einen gibt es die geschlossenen eProcurement-Systeme. Das Wort „geschlossen“ deutet dabei schon auf die Funktion hin. Diese Systeme sind zwischen zwei miteinander verbundenen Unternehmen etabliert und anderen Unternehmen ist kein Zugriff darauf gestattet. Geschlossene Systeme bieten einen umfangreichen Leistungsumfang, erfordern jedoch einen erheblichen Aufwand bei der Entwicklung und Implementierung. Sie sind nur dann sinnvoll, wenn ein langfristiger Bedarf an zentralen Produkten durch einen einzigen Lieferanten gedeckt werden soll. Beispiele für geschlossene Systeme finden sich in der Automobilzulieferindustrie und im Basissortiment des Lebensmitteleinzelhandels.

Halboffene Systeme

Vor allem größere Händler verwenden häufig halboffene Systeme, um ihren Kunden ein Einkaufsportal anzubieten. Diese Systeme sind oft auf einer Seite vollständig integriert, entweder auf der Kundenseite oder auf der Lieferantenseite. Die andere Seite kommuniziert über eine offene Schnittstelle im Browser. Halboffene Systeme sind daher gut geeignet für große Anbieter, die mit vielen kleineren Partnern zusammenarbeiten.

offene Systeme

Eine weitere Variante sind die offenen Systeme. Der Begriff “offen” deutet bereits darauf hin, dass diese Systeme für eine große Anzahl von Nutzern zugänglich sind. Oftmals erfordern sie eine Registrierung oder Zulassung. Offene eProcurement-Systeme werden auch als Katalogsysteme oder Marktplätze bezeichnet, da sie Angebote von verschiedenen Anbietern enthalten, die Käufern vergleichen können.

Neben geschlossenen, halboffen und offenen Systemen gibt es auch noch die Unterscheidung nach Portalbetreibern im eProcurement.

Sell-Side-Systeme

Zu diesen Systemen gehören zunächst die sogenannten Sell-Side-Systeme, was auf Deutsch “verkäuferseitig” bedeutet. Über diese Systeme legen Verkäufer fest, wie Kunden Bestellungen aufgeben können und wie ihre eigenen Produkte präsentiert werden sollen. Die Verantwortung für den Produktkatalog liegt also beim Verkäufer.

In der Regel melden sich Kunden über eine Webanwendung für das Sell-Side-System an. Der Verkäufer bemüht sich dabei, die Anforderungen an Hard- und Software so gering wie möglich zu halten, um möglichst vielen potenziellen Kunden den Zugang zu erleichtern und Umsatz zu generieren. Sell-Side-Systeme ähneln daher herkömmlichen Online-Shops sehr stark: Verkäufer können ihre Waren optimal online präsentieren, um möglichst viele Bestellungen zu generieren. Zudem lassen sich diese Systeme problemlos in ihre ERP-Systeme integrieren.

Sell-Side-Systeme bieten außerdem die Möglichkeit, auf offene oder geschlossene Produktkataloge zuzugreifen. Bei geschlossenen Katalogen erhält der Kunde beispielsweise ein reduziertes Sortiment mit individuell vereinbarten Preiskonditionen. Dadurch kann eine schnellere Auswahl erfolgen.

Buy-Side-Systeme

Das Gegenstück zu den Sell-Side-Systemen sind die Buy-Side-Systeme. Diese werden von Einkäufern bzw. Käufern betrieben und im deutschsprachigen Raum auch als Beschaffer-Systeme bezeichnet. Im Unterschied zu den Sell-Side-Systemen liegt bei den Buy-Side-Systemen die Verantwortung für den Produktkatalog bei den Einkäufern bzw. Beschaffern.

Unternehmen mit entsprechender Marktmacht nutzen häufig Buy-Side-Systeme. Dadurch sind sie in der Lage, den Lieferanten bzw. Verkäufern ihre Systeme vorzugeben. Der Lieferant bzw. Verkäufer muss dann seine Lösungen sowohl inhaltlich, wie Produktinformationen, Lieferdatum, Lieferumfang und Wiederholung der Lieferung, als auch technisch in Bezug auf die Produktdatenkataloge an das System des Käufers anpassen.

Oftmals implementieren Unternehmen Buy-Side-Systeme in Form von Desktop-Purchasing-Systemen. Dadurch kann jeder Mitarbeiter mit entsprechenden Zugriffsrechten von seinem Arbeitsplatz aus alle Bestellungen erledigen.

Über die Schnittstelle OCI kann der Einkäufer aus seinem Bestellsystem heraus auf den Katalog bzw. Shop seines Lieferanten zugreifen. Dort stellt er einen Warenkorb zusammen, den er jedoch nicht im Shop direkt bestellt. Stattdessen wird der Warenkorb mittels einer Hook-URL in das Bestellsystem zurückübertragen, wo auch die Bestellung durchgeführt wird.

Zusammenfassend ermöglicht das Buy-Side-System Unternehmen, Beschaffungsprozesse einfacher an ihre Bedürfnisse anzupassen (z. B. die Rechteverteilung und die Integration ins eigene ERP-System). Dies wäre mit einer Sell-Side-Lösung deutlich umständlicher.

Marketplace-Side-System 

Das letzte mögliche eProcurement-System ist der elektronische Marktplatz. Beim Marketplace-Side-System bietet ein unabhängiger Marktplatzbetreiber wie mercateo unite eine Online-Beschaffungs-Plattform an. Hier können Lieferanten, Händler und Käufer gegen Gebühren ihre Waren anbieten bzw. bestellen. Die Plattform hat eine einheitliche Benutzeroberfläche mit einem Multilieferantenkatalog zur Vergleichserstellung. Auch hier erleichtern standardisierte Schnittstellen, wie OCI, die Bestellabwicklung.

Welchen Zusammenhang gibt es zwischen E-Procurement und Produktdatenmanagement?

Die Erstellung der Produktkatalog bzw. vielmehr das Produktdatenmanagement spielt dabei eine wichtige und zentrale Rolle beim eProcurement.

Das Produktdatenmanagement ist dafür verantwortlich, alle Produktinformationen, wie z.B. Artikelnummern, Spezifikationen, Preise und Lieferanteninformationen, zu verwalten und zu aktualisieren. Unternehmen können so sicherstellen, dass alle Produktinformationen zentralisiert und für die Verwendung im eProcurement-System verfügbar sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen die richtigen Produkte von den richtigen Lieferanten zu den richtigen Preisen bestellen.

Andersherum ist auch das Produktdatenmanagement der Lieferanten entscheidend. So müssen Lieferanten das richtige Sortiment definiert und die relevanten Informationen pflegen. Das reduziert nicht nur die Fehlerquote, sondern ermöglicht auch eine schnellere und effektivere Entscheidungsfindung, da die Produkte durch gute Produktdaten deutlich besser platziert und gefunden werden können.

Zusätzlich zur Datenpflege auf Seiten des Lieferanten ist es für diese zwingend erforderlich entsprechend zusammengestellte Daten in einem bestimmten Format bereitstellen zu können. Oftmals werden von einkaufenden Unternehmen bzw. Portalbetreibern Formate und Datenstrukturen sowie Datenstandards (wie z. B. BMEcat, ETIM oder ECLASS) gefordert. Nach der Datenzusammenstellung – auch Data-Syndication genannt – erfolgt dann die Data Distribution bzw. das Feed Management. Hierbei geht es um den Übertragungsweg der Daten. Sollen die Daten automatisiert z. B. via SFTP Server oder per Mail bereitgestellt werden? Müssen die Daten manuell hochgeladen werden?

Kurz gesagt: Für ein erfolgreiches eProcurement braucht es auch ein erfolgreiches Produktdatenmanagement bei beiden Geschäftspartnern.

Welche Chancen und Herausforderungen bietet die elektronische Beschaffung?

Effizienzsteigerung

eProcurement kann die Kosten für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen reduzieren, indem es Prozesse automatisiert und den Einkaufsprozess beschleunigt.

Die besseren Prozesse führen auch zu einer Effizienzsteigerung, da dadurch Zeit und Arbeitsaufwand einspart wird.

Transparenz

Außerdem bietet eProcurement eine bessere Transparenz und Kontrolle über den Einkaufsprozess, indem es die Möglichkeit bietet, den gesamten Prozess zu verfolgen und zu überwachen.

Bessere Zusammenarbeit

Mehr Transparenz bedeutet auch eine bessere Zusammenarbeit zwischen Einkaufsabteilungen und Lieferanten, was zu besserer Kommunikation und Koordination führt.

eProcurement bietet euch also viele Chancen. Dennoch solltet ihr auch die Herausforderungen auf dem Schirm haben, die beim eProcurement auf euch zukommen.

Hohe Implementierungskosten:

Zum einen erfordert eProcurement eine Investition in Technologie und Software sowie Schulungen und Support, was hohe Kosten verursachen kann.

Abhängigkeit von Technologie:

eProcurement ist abhängig von der Verfügbarkeit von Technologie und Internetverbindungen. Das birgt das Risiko von Ausfällen und Unterbrechungen.

Sicherheitsrisiken

eProcurement kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, da es den Austausch von vertraulichen Informationen und Daten erfordert. Daher solltet ihr euch unbedingt mit dem Thema Datensicherheit beim eProcurement auseinandersetzen.