openTRANS

Was ist openTRANS?

openTRANS ist ein XML-basierter Standard, der zum automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten dient. Daher fällt openTRANS unter die Kategorie der Transaktionsstandards.  

Wie auch der BMEcat im Jahr 1999, wurde der Standard im Jahr 2001 vom eBusiness Standardization Committee in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO entwickelt. Das Ziel war es, die Geschäftsprozessdokumente zu standardisieren und dadurch Zeit und Kosten im Rahmen der Bestellvorgänge zu reduzieren. Durch die Kooperation bei der Entwicklung sind der BMEcat und openTRANS sehr gleich aufgebaut und verwenden außerdem vielfach gleichen Datenelemente 

Obwohl der Standard hauptsächlich in Deutschland eingesetzt wird, steht er sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung, um internationale Geschäftsdokumente auszutauschen.  

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Welche Versionen gibt es bei openTRANS?

Wie bei den meisten Datenstandards gibt es auch bei openTRANS verschiedene Versionen. Bislang wurden drei Versionen entwickelt: openTRANS 1.0, 2.0 und die aktuelle Version 2.1. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Version 2.1 nicht rückwärtskompatibel zu 1.0 ist. Trotzdem weisen beide Versionen eine ähnliche Struktur auf. Daher sollte es vergleichsweise einfach sein, Ihr Softwaresystem auf die neueste Version anzupassen.

 

Wo werden Daten über openTRANS ausgetauscht?

Der Standard wird überall dort eingesetzt, wo standardisierte Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen und Rechnungen ausgetauscht werden müssen. Demnach gibt es viele verschiedene Anwendungsfälle für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen wie ERP, Lieferantensystemen, Shops, eProcurement-Plattformen und Marktplätzen, wie Mercateo. Mercateo kommuniziert beispielsweise über openTRANS 1.0.

Der Standard schreibt Ihnen im Übrigen nicht vor, wie Sie die Geschäftsprozesse gestalten sollen. Sie bzw. Ihre Geschäftspartner oder Marktplätze entscheiden selbst, wie und welche Dokumente ausgetauscht werden. openTRANS gibt Ihnen lediglich vor, welche Felder gepflegt werden müssen und wie lange diese Felder sein dürfen.

 

Wie ist openTRANS aufgebaut?

BMEcat und openTRANS ähneln sich im Aufbau ziemlich, nicht zuletzt aufgrund ihrer XML-Struktur.

Für den Austausch der elektronischen Geschäftsdokumente stellt openTRANS zehn standardisierte Dokumenttypen zur Verfügung, die genutzt werden können:  

    • Lieferavis -Dispatchnotification
    • Rechnung – Invoice
    • Rechnungsliste – Invoicelist
    • Auftrag – Order
    • Änderung des Auftrags – Orderchange
    • Bestätigung des Auftrags – Orderresponse
    • Angebote – Quotation
    • Bestätigung des Wareneingangs – Receiptacknowledgement
    • Zahlungsavis – Remittanceadvice
    • Anforderung eines Angebots – Request For Quotation (RFQ) 

Diese Dokumente weisen von der Struktur her einen ähnlichen Aufbau auf. Im unteren Bild sehen Sie die grobe Struktur anhand einer openTRANS-Rechnung.

Grober Aufbau einer openTRANS-Rechnung

Es gibt eine Version, den Header bzw. Kopfbereich, den Positionsbereich, also die ITEM List, und die Zusammenfassung, bzw. Summary. Jedes openTRANS-Dokument muss diese Bereiche abbilden. Denn wie beim BMEcat gibt es auch dort Pflicht (rot) – und optionale Felder (grün). Ein Dokument ist dabei openTRANS-konform, wenn es alle Pflichtfelder enthält und keine zusätzlichen Felder aufweist, die nicht in der Spezifikation definiert sind. Die Felder müssen außerdem in der richtigen Reihenfolge und mit der vorgegebenen Häufigkeit vorhanden sein.

Version

Die Version ist weitgehend selbsterklärend. Es bezieht sich einfach auf die Ausgabe des openTRANS-Formats, also openTRANS 1.0 oder 2.0 beziehungsweise 2.1.

Headerbereich

Im Kopfbereich oder Header wird es bereits komplexer. Hier werden Informationen beschrieben, die das gesamte Geschäftsdokument betreffen. Je nach Dokumenttyp enthält der Header unterschiedliche Abschnitte. Bei einer openTRANS-Rechnung umfasst der Header drei Abschnitte: CONTROL_INFO, INVOICE_INFO und ORDER_HISTORY.

openTRANS Header

CONTROL_INFO enthält Informationen zur automatischen Verarbeitung des Dokuments. Hier ist eine mögliche Struktur der CONTROL_INFO:

Control_Info Beispiel in openTRANS

GENERATION_DATE ist dabei, der Erstellzeitpunkt der Rechnung. Natürlich können auch noch weitere Elemente in CONTROL_INFO gepflegt werden. Bei der CONTROL_INFO handelt es sich im Gegensatz zur INVOICE_INFO um ein optionales Feld.

INVOICE_INFO beschreibt die Rechnungsinformationen. Im Folgenden sind alle Pflichtfelder in Rot und alle optionale Felder in Grün, die bei der INVOICE_INFO gepflegt werden können:

Aufbau der Invoice Info bei openTRANS

Es gibt 27 Elemente und das nur in der ersten Ebene der Hierarchie. Denn hinter den Pfeilen verbergen sich weitere Felder, die ebenfalls gepflegt werden müssen.

Neben der Invoice_Info und der Control_Info enthält der Header noch die ORDER_History. Diese  umfasst die Beschaffungsaktivitäten vor der Rechnungstellung, wie z.B.  das Bestelldatum oder die Lieferscheinnummer. Es handelt sich dabei ebenfalls um ein optionales Feld.

ITEM_LIST

Neben dem Headerbereich gibt es auch den Positionsbereich, also die ITEM_LIST. In diesem Abschnitt werden eine Liste von Positionen im Geschäftsdokument erfasst. Diese Positionen können beispielsweise Produkte in einem Angebot oder einer Rechnung oder Lieferpositionen in einem Lieferavis sein. Dieses Element ist neben dem Header ein weiteres Pflichtfeld.

Summary

Den Abschluss des openTRANS-Dokuments bildet die Zusammenfassung oder SUMMARY. Hier werden Informationen dargestellt, die aus den Werten der Positionen berechnet werden können. Dieser Bereich dient hauptsächlich der Kontrolle. In einigen Geschäftsdokumenten, wie beispielsweise der Rechnung, ist dieser Abschnitt gesetzlich vorgeschrieben. Wie beim Header und ITEM_List handelt es sich bei der Summary auch um ein Pflichtfeld.

Ein openTRANS-Dokument ist ziemlich verschachtelt. Der Header allein gliedert sich in viele Unterebenen, und je nach Art des Geschäftsdokuments variieren die Elemente zusätzlich. Es gibt also einige Hürden zu bewältigen.

 

Welche Chancen und Herausforderungen bietet openTRANS?

Wie Sie sicherlich bereits bemerkt haben, ist openTRANS ein recht komplexer Standard. Die Implementierung erfordert Investitionen in entsprechende Software oder Schnittstellen in Ihren eigenen Systemen, wie PIM- oder ERP. Außerdem müssen bestehende Prozesse überdacht und Mitarbeiter geschult werden. Die Einrichtung und Übermittlung von openTRANS-Dokumenten kann daher durchaus kostenintensiv sein.

Eine weitere Hürde liegt auch in der Akzeptanz. Es kann schwierig sein, verschiedene Lieferanten oder Kunden dazu zu bewegen, sich auf einen gemeinsamen Standard zu einigen.

Trotz dieser Herausforderungen bietet der openTRANS-Standard jedoch auch viele Chancen. Er unterstützt eine breite Palette von Systemen, einschließlich Online-Shops, Marktplätze und ERP-Systeme. Darüber hinaus weisen openTRANS 2.1 Geschäftsdokumente eine hohe Kompatibilität zu BMEcat 2005 Katalogdokumenten auf, was bedeutet, dass sie identische Felder und Strukturen mit identischen Bedeutungen und Regeln verwenden. Wenn Sie also bereits mit der BMEcat-Struktur vertraut sind, wird es für Sie einfacher sein, Ihre Daten im openTRANS-Format bereitzustellen.

Wer hat‘s geschrieben?
Julia Neuhäuser
julia.neuhaeuser@nexoma.de

Julia ist seit März 2022 in unserem Marketingteam. Als Bachelor of Arts im Dienstleistungsmarketing versorgt Julia euch u. a. mit Inhalten zu Marketingthemen, Success-Storys und zur NEXIpedia.