03 Mrz Was ist DAM (Digital Asset Management)?

Mit dem Digital Asset Management (kurz: DAM) können Unternehmen eine effektive, zentrale Speicherung, Verwaltung und Verbreitung von beliebigen digitalen Inhalten bzw. Assets sicherstellen. Das umfasst Mediendateien wie

• Bilder und Fotos von Produkten, Modellen oder Standorten,
• Grafiken und Illustrationen,
• Videos (für Produkte, Funktionen oder etwa Webinare),
• Audiodateien (z.B. Podcasts und Kundeninterviews),
• Präsentationen und PDFs (inklusive textbasierter Dokumente wie Blogs, E-Books und Vertriebsmaterialien),
• Projektdateien (z.B. von Bild- oder Videobearbeitungsprogrammen),
• Sicherheitshinweise, Montageanleitungen sowie andere technische Dokumentationen,
• CAD- und 3D-Bilddateien und andere spezialisierte digitale Formate.

Es gibt eigens dafür entwickelte Softwarelösungen, sogenannte „Digital Asset Management Systeme“ (DAM-Systeme).

Welche Funktionen bietet ein DAM-System?

DAM-Systeme bieten viele Funktionen zur effizienten Datenverwaltung. Ein Grundpfeiler von DAM-Lösungen ist die zentrale, abteilungsübergreifende Datenverwaltung. Verschiedene Teams (etwa Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb) können jeweils unabhängig voneinander auf dieselben Assets zugreifen. DAM-Systeme erleichtern also das Workflow-Management im Unternehmen.

DAM-Software ermöglicht durch die Vergabe von Meta-Daten, Gültigkeiten und Tags zu einzelnen DAM-Assets zudem die Auffindbarkeit einzelner Dateien. Tags sind spezifische Schlüsselwörter oder Kategorien, die Dateien zugeordnet werden. So erleichtert das DAM das schnelle Auffinden von bestimmten Inhalten. Mitarbeiter können Dateien z.B. nicht nur nach ihrem Namen suchen, sondern auch auf Grundlage ihres Dateityps, der Produktart oder der dazugehörigen Kampagne finden.

Der Clou dabei: Eine Datei kann in einem DAM-System gleichzeitig mehrere zugewiesene Tags haben. Diese Flexibilität unterstützt verschiedene Abteilungen und Teams von der Produktentwicklung bis hin zum Marketing, dieselbe Datei auf unterschiedliche Weise zu finden. Nehmen wir an, Mediengestalter versehen ein Produktbild mit dem Tag “Linke Produktseite”. Marketingmitarbeiter taggen dasselbe Bild zusätzlich mit dem Schlagwort “Produktbild für Bannergrafik XY” oder “Produktbild für Kampagne Z”. So kann jede Abteilung gemäß ihrem Sprachgebrauch dasselbe Asset jederzeit leicht finden.

Welche weiteren Vorteile hat das Digital Asset Management für Unternehmen?

DAM-Systeme helfen dabei, viele digitale Marketing-, Geschäfts- und Vertriebsprozesse zu optimieren. Ein „Digital Asset Management“-System kann für eBusiness-Unternehmen dabei sowohl für sich genommen als auch in der Nutzung zusammen mit anderen Systemen (PIM/ERP/MDM etc.) hilfreich sein. Zusätzlich zu den bereits genannten DAM-Funktionen profitieren Unternehmen unter anderem auch von diesen Vorteilen:

• Sicherheit und Schutz von digitalen Assets:
  DAM-Systeme ermöglichen ein mehrstufiges Rollen- und Berechtigungsmanagement, das eine detaillierte Steuerung der Zugriffsrechte ermöglicht. So verringern Unternehmen das Risiko von Datenlecks und unautorisiertem Zugriff.

Beispielsweise können vertrauliche Produktentwicklungsdokumente im DAM sicher gespeichert werden, da festgelegt werden kann, dass nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff erhalten. Dies ist nicht nur unternehmensintern, sondern auch bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen wichtig, die womöglich auch einen Zugriff auf das DAM erhalten.

• DAM-Software erleichtert das Multichannel-Marketing:
  Moderne DAM-Systeme ermöglichen die interne Anpassung von Assets für verschiedene Kanäle, etwa durch Möglichkeiten zur automatisierten Bildbearbeitung. Mitarbeiter können Bilddateien im DAM zum Beispiel direkt im System gemäß den Anforderungen verschiedener Use Cases anpassen.

Zum Beispiel gibt ein B2B-Marktplatz wie Mercateo Unite eine maximale Bildgröße von 6500 x 6500 Pixeln vor. Solche Parameter können dann zum Beispiel direkt im DAM angepasst werden. Ändert ein Anwender das Asset im DAM, wird dies automatisch in den jeweiligen Kanälen angepasst.

Wann sollte ein Unternehmen ein DAM-System einführen?

Die Beantwortung der Frage, ab wann sich die Einführung eines DAM-Systems besonders lohnt, hängt von den individuellen Anforderungen eines eBusiness-Unternehmens ab. Hier ein paar Aspekte, die bei der Entscheidungsfindung helfen können:

• Status Quo: Es gibt keine einheitliche Lagerung bzw. Verwaltung von Medien (Bilder, Videos, Dokumente etc.)

DAM-Systeme helfen als zentraler Ort der Datenverwaltung u.a. durch die Möglichkeit zur Vergabe von Metadaten und Tags, einzelne Assets klar zu identifizieren und leicht bzw. schnell zu finden. Das ist besonders bei einer Vielzahl von Produktdaten und dazugehörige Mediendateien enorm wichtig. Unternehmen sparen dadurch Zeit und beugen zudem Frustration vor.  Klar definierte Workflows und Prozessdefinitionen für die Datenpflege im DAM helfen hier enorm. Wenn Assets bereits bei der Neuanlage im DAM-System ordnungsgemäß, leicht verständlich und aussagekräftig benannt sowie getaggt werden, erleichtert das die Arbeit für alle Unternehmensabteilungen.

• Status Quo: Es ist nicht immer klar, welche Version eines Assets wo hinterlegt ist, und welche Datei eigentlich aktuell ist.

Eine parallele Verwaltung und Nutzung verschiedener Asset-Versionen an unterschiedlichen Orten erschwert unter anderem ein einheitliches Markenauftreten sowie eine schnelle Markteinführung von Produkten. Angenommen, es gibt verschiedene Logo-Versionen (alt und neu), die alle an unterschiedlichen Orten gespeichert sind. Ein Mitarbeiter verwendet das veraltete Logo auf Plattform A, während ein anderer Mitarbeiter das aktuelle Logo auf der eigenen Website eingebaut hat. Eine zentralisierte, aktuelle Datenpflege im DAM-System trägt dazu bei, das Unternehmen und seine Produkte einheitlich nach außen zu repräsentieren.

• Status Quote: Sensible Assets (z.B. PDF-Dokumente zu neuen Prototypen) sind für alle Mitarbeiter frei zugänglich.

Bei der Produktentwicklung entstehen häufig Assets zu Prototypen, die jedoch nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich sein dürfen. DAM-Systeme bieten ein detailliertes Rollen- und Berechtigungsmanagement sowie zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, um den Zugriff auf solche sensiblen Daten zu kontrollieren. Unternehmen verringern dadurch Sicherheitsrisiken und bestimmen, dass nur Entwickler Zugriff auf die sensiblen Daten haben. Diese Zugriffsrechte können jederzeit je nach Bedarf angepasst werden. Sobald das Produkt marktreif ist, könnte zum Beispiel das Marketingteam ebenfalls Zugriff auf weitere Daten erhalten.

• Status Quo: Die verschiedenen Abteilungen tauschen Daten über E-Mails oder Datenträger aus.

Fehlende Plattformen zur gemeinsamen Nutzung verlangsamen Arbeitsabläufe und beeinträchtigen die Teamkommunikation. Die Verwendung von eCommerce-Lösungen wie DAM-Systemen ermöglicht Teammitgliedern, Daten etwa mittels API-Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen schnell und einfach auszutauschen. DAM-Systeme tragen als Kollaborationstool bereichsübergreifend dazu bei, Workflows zu optimieren und stets die Übersicht über Assets zu behalten.

Welche Rolle spielt das Digital Asset Management im Produktdatenmanagement?

DAM-Systeme sind im Rahmen des Produktdatenmanagements (kurz PDM) ein wichtiger Grundpfeiler für eine effiziente Datenverwaltung. Doch was ist eigentlich mit „Produktdatenmanagement“ gemeint?

Das PDM umfasst die gesamte Datenverwaltung von der Entwicklung eines Produkts bis hin zu seiner Markteinführung. Im eBusiness ist deshalb das eigene Produktdatenmanagement essenziell wichtig, um eine erfolgreiche Produktentwicklung, Produktdatenverwaltung sowie eine optimale Datenbereitstellung zu gewährleisten. Dabei spielen Leitfragen wie

• Sind alle Produktdaten vollständig und aktuell gepflegt?
• Welche Version eines Produkts ist freigegeben? Müssen ggf. Anpassungen vorgenommen werden?
• Wer hat zuletzt Änderungen an welchen Daten vorgenommen?

eine wichtige Rolle.

Auch für das Assetmanagement in DAM-Systemen sind Aspekte wie Datenkonsistenz, Datenqualität und Datenaktualität von zentraler Bedeutung. Denn nur, wenn die Daten im DAM und anderen Systemen diesen Ansprüchen genügen, können die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens (etwa Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing) bestmögliche Arbeit leisten.

Eine DAM-Software fungiert optimalerweise als sogenannter „Single Point of Truth“. Das heißt, sie ist die einzige zentrale Quelle für die jeweiligen Assets. Das ist vorteilhaft, da so Datensilos in anderen Systemen oder Dateien vermieden werden. Datensilos sind separate Datenbestände, die sich zwar womöglich auf dasselbe Produkt beziehen, aber in unterschiedlicher Aktualität an verschiedenen Orten vorhanden sind.

Ein DAM als Teil des eigenen PDM zu nutzen, ist außerdem nicht nur für den eigenen Onlineshop sinnvoll. Auch für das Feed-Management, also die Datenaufbereitung und die Data-Syndication (sprich die Datenbereitstellung an externe Datenempfänger) ist eine optimale Produktdatenverwaltung von entscheidender Bedeutung. Datenempfänger können beispielsweise B2B Marktplätze und eCommerce-Plattformen wie etwa Amazon, AUSSCHREIBEN.DE, building-masterdata.com, Conrad, eBay, Galaxus, Mercateo Unite, Open Datacheck, oder simple system sein.

Data-Syndication-Lösungen wie CatalogExpress können diese Systeme nämlich als Datenquellen über Standard-Schnittstellen anbinden. Die Softwarelösung konsolidiert dann die Daten u.a. aus DAM-Systemen mit anderen Daten (etwa Preislisten aus einem ERP-System), veredelt die Daten und syndiziert daraus z.B. von Marktplätzen geforderte Austauschformate wie BMEcat, ETIM xChange, FAB-DIS, XML oder etwa JSON.

Die Qualität eines solchen generierten Datenformats basiert dabei unmittelbar auf der Datenqualität in den Quellen. Sprich: Wenn die Quelldaten schlecht gepflegt sind, ist die Qualität der Daten im erzeugten Datenformat ebenfalls suboptimal. Das verhindert wiederum die bestmögliche Sichtbarkeit und Produktpräsentation in Shops.

Außerdem erleichtern optimal gepflegte Produktdaten die Umsetzung einer Multichannel- bzw. Omnichannelstrategie. Damit ist die Markenpräsenz und Produktlistung auf gleich mehreren Social Media Plattformen, Webshops oder etwa Branchenportalen gemeint.

Wie arbeiten DAM-, PIM- und andere Systeme zusammen?

Neben DAM-Systemen nutzen Unternehmen auch andere Systeme als Teil ihres Produktdatenmanagements. Dazu gehören unter anderem

• Product Information Management-Systeme (kurz PIM). Ähnlich wie DAM-Systeme ermöglichen sie die zentrale Speicherung und -verwaltung von Produktdaten. PIM-Systeme werden primär von Vertrieb und Marketing und weniger von Produktentwicklern verwendet, da sie spezifisch auf die Erleichterung von Workflows in diesen Abteilungen ausgelegt sind. Bekannte PIM-Anbieter sind u.a. Akeneo, ATAMYA (eggheads), Contentserv, Crossbase, OMN (Apollon), Oxid oder auch das Viamedici EPIM. Gut zu wissen: Manche PIM-Systeme (wie z.B. Pimcore) bieten ebenfalls bereits integrierte DAM-Module. In diesen Fällen benötigen Unternehmen mitunter kein eigenständiges DAM-System.

• Enterprise Ressource Management-Systeme (kurz ERP). In diesen Systemen können zwar auch Produktdaten verwaltet werden. Allerdings werden ERP-Systeme primär für das Management von Geschäftsprozessen, Bestelldaten und Logistikinformationen verwendet. Beispielsweise werden in ERP-Systemen häufig Preislisten gepflegt.

Unternehmen verfolgen dabei häufig einen „Best of Breed“-Ansatz. Diese Strategie bedeutet, dass man verschiedene Systeme ergänzend zueinander verwendet. Der reibungslose Datenaustausch zwischen den Systemen wird dabei durch Standard-Schnittstellen (z.B. eine API) gewährleistet.

Wie bereits erwähnt möchten viele eBusiness-Unternehmen ihre Produkte zusätzlich zum eigenen Onlineshop auch auf anderen Plattformen listen. Um Daten aus diesen und weiteren Systemen oder sogar einzelnen Dateien zu bündeln und zu veredeln, nutzen Unternehmen spezialisierte Feed-Management-Tools wie das erwähnte CatalogExpress.

Die Daten werden aus verschiedenen Quellen migriert. Danach lassen sich die Quellfelder auf die Zielfelder der gewünschten Formate gemappt. Übrigens: Auch Klassifikationsstandards wie ETIM oder ECLASS inkl. Datenprüfungen gegen XSD-Schemata sind in CatalogExpress möglich.

Anschließend können die transformierten und optimierten Daten dann wiederholt und automatisiert an verschiedene Datenempfänger wie Großhändler, Plattformen, Marktplätze oder Branchenportale etwa per E-Mail oder SFTP-Server übermittelt werden.

Sie stehen vor der Herausforderung, Ihre Workflows und PDM-Prozesse mithilfe von DAM-Systemen zu optimieren? Oder Sie möchten gerne allgemein mehr über DAM-Systeme und CatalogExpress erfahren? Buchen Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch.