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Was ist simple system?

simple system ist eine browserbasierte eProcurement-Lösung bzw. elektronische Beschaffungsplattform für C-Teile. C-Teile sind Materialien mit geringem Wert und hoher Beschaffungsmenge, wie z.B. Arbeitsschutzbekleidung, Büroverbrauchsmaterial, Reinigungsartikel oder Werkzeuge. Dafür bietet simple system Lieferanten und Einkäufern eine Plattform. Diese Plattform heißt NextGen. NextGen wurde 2023 als Nachfolger der Classic-Plattform eingeführt und bietet erweiterte Funktionalitäten wie Mobiloptimierung und ein neues Katalogmanagement. Darüber hinaus bietet NextGen weitere Vorteile und Möglichkeiten, die im Folgenden genauer erläutert werden.

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Welche Vorteile bietet simple system?

Mittlerweile bündelt die Plattform das Sortiment von mehr als 750 Lieferanten und stellt seinen Kunden somit über 80 Millionen Artikel zur Verfügung. Bei den angebotenen Produkten handelt es sich um sogenannte C-Teile. Diese besitzen zwar einen geringen Wert, unterliegen jedoch einer hohen Beschaffungsmenge. Dazu gehören zum Beispiel:  

  • Werkzeuge 
  • Arbeitsschutzbekleidung 
  • Büroverbrauchsmaterial 
  • Werbemittel 
  • Uvm. 

Dank einer stetig optimierten Bedienbarkeit, einer hohen Usability und vielen weiteren Vorteilen, erfreut sich simple system einer großen Beliebtheit bei den Einkäufern unterschiedlichster Unternehmen. Lieferanten, die Ihr Sortiment auf der Plattform anbieten, profitieren von einem großen Kundenpool, einer erhöhten Kundenbindung und erlangen außerdem ein stärkeres Wachstum. Außerdem können neue Nutzerkreise erschlossen werden, die ohne die eProcurement-Lösung evtl. nicht auf die Produkte der Lieferanten aufmerksam geworden wären. Dafür bietet simple system einige Funktionen.

 

Welche Funktionen gibt es?

Das Herzstück von simple system ist der offene Marktplatz bzw. der Partner-Marktplatz. Lieferanten können dort ihre Ware platzieren und Einkäufer können diese kaufen

Offener Marktplatz

Im offenen Marktplatz können Einkäufer Rand- oder Einmalbedarfe direkt bei neuen Lieferanten bestellen. Sie suchen das gewünschte Produkt, legen es in den Warenkorb und bestellen – ohne vertragliche Bindung. Der Vorteil für Einkäufer: Sie können potenzielle Lieferanten testen, bevor sie eine langfristige Partnerschaft eingehen.

Verkaufende Unternehmen haben durch die Platzierung eines Angebots im offenen Marktplatz bereits die Chance, langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

 

Partner-Marktplatz

Im Unterschied zum offenen Marktplatz bieten Lieferanten im Partner-Marktplatz individuelle Produktkataloge für spezifische Einkäufer an. Die Konditionen sind für andere Plattformteilnehmer nicht sichtbar. Dadurch digitalisieren Lieferanten ihre bestehenden Kundenbeziehungen und bleiben für andere Nutzer der Plattform unsichtbar. Einkäufer können somit ihre bevorzugten Lieferanten schnell und einfach anbinden.

Neben diesen Marktplätzen bietet die eProcurement-Lösungen weitere Funktionen sowohl für Einkäufer als auch für Lieferanten:

 

simple system für Einkäufer

Im Modul Administration werden Wareneingänge und Zahlungen zentral erfasst. Es können beliebig viele Besteller angelegt und mit individuellen Rechten ausgestattet werden, wie Bestell- und Budgetgrenzen oder Beschränkungen auf bestimmte Lieferanten bzw. Warengruppen. Dadurch können Kollegen außerhalb des Einkaufs eigenständig Bestellungen aufgeben. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und verhindert unkontrollierten Einkauf (Maverick Buying).

Mithilfe des Lieferantenmanagement-System können Schlüssellieferanten mit nur wenigen Klicks vernetzt werden. Einkäufer haben die Möglichkeit, individuelle Bedingungen mit ihren Lieferanten auszuhandeln und diese direkt über simple system abzuwickeln.

Die Einkaufsanalyse ist das zentrale Kontrollinstrument für Einkäufer. Hier können Kosten und die Einhaltung von Bestellregeln überwacht werden. Darüber hinaus ermöglicht sie die Analyse des Bestellverhaltens anhand von Kriterien wie Ausgaben, Besteller, Lieferanten, Lieferadressen und ECLASSES.

Warenausgabesysteme sind eine Komplettlösung für Beschaffung, Lagerung und Ausgabe von Waren. Mitarbeiter können Artikel eigenständig entnehmen. Es werden automatische Bedarfsmeldungen ausgelöst und Bestellungen in simple system generiert, um die Ausgabeautomaten rechtzeitig aufzufüllen.

Nachdem die Funktionen für Einkäufer näher betrachtet wurden, folgt nun eine kurze Übersicht der Funktionen für Lieferanten.

 

simple system für Lieferanten/Verkäufer

Für Verkäufer gibt es das Katalogmanagement. Hier findet die Verwaltung von Bestandskunden, Anfragen von Neukunden, Katalogen, Preislisten und AGBs statt. Lieferanten können dort also Bestandskunden, Sortimente zu verhandelten Konditionen bereitstellen. Außerdem entscheidet der Verkäufer bzw. Lieferant hier, welcher Käufer seine Produkte sehen darf, mit wem er zusammenarbeiten möchte und zu welchen Konditionen das passieren soll.

Neben der Einkaufsanalyse für Einkäufer gibt es auch für Lieferanten bzw. Käufer eine Vertriebsanalyse auf simple system. Hier können Lieferanten die Anzahl der Verkäufe nach Warengruppe, Abteilung, Kunden usw. analysieren.

simple system bietet zahlreiche Möglichkeiten für Einkäufer und Verkäufer. Doch wie können Unternehmen diese Funktionen am besten in ihre bestehenden Systeme und Prozesse integrieren, um die Einkaufs- bzw. Verkaufsprozesse möglichst automatisiert ablaufen zu lassen.

 

Wie lässt sich simple system integrieren?

simple system bietet Lieferanten und Einkäufern verschiedene Integrations-Möglichkeiten:

Integration für Einkäufer

Cockpit Order: Bestellungen werden dabei direkt in simple system aufgegeben, genehmigt und dann an den Lieferanten übertragen. Die Anlage der Bestellung kann parallel im ERP-System des Einkäufers erfolgen.

Cockpit Workflow: Der Einkäufer bestellt die Waren direkt in simple system. Sobald der Warenkorb abgesendet wurde, wird eine Bestellanforderung im ERP erstellt. Dort findet dann auch die Genehmigung statt. Anschließend geht die Bestellung über simple system an den Lieferanten.

OCI-Punchout-Schnittstelle: Das bedeutet der Einkäufer startet in seinem ERP-System, und wechselt von dort aus direkt zur Oberfläche in simple system und wählt seine Waren aus. Die Genehmigung und die Bestellauslösung erfolgen dann wieder im ERP. Anschließend erfolgt die Übertragung der Bestellung an simple system.

Der Einkäufer kann selbst entscheiden, wie er Bestellungen von simple system in die Systemlandschaft integriert. Es gibt folgende Schnittstellen-Möglichkeiten:

  • REST-API
  • FTP Pull
  • FTP Push
  • SFTP Pull
  • SFTP Push

 

Integration für Verkäufer

Order Management: simple system bietet dabei verschiedene Möglichkeiten, um Bestelldaten mit Lieferanten oder Verkäufern auszutauschen. Eine Möglichkeit ist der traditionelle Bestellempfang über E-Mail, entweder mit einem Dokumentenanhang oder als einfacher Text. Darüber hinaus können Bestellungen auch über openTRANS 1.0 & 2.1 per HTTPS-Post, FTP-/SFTP-Push und FTP-/SFTP-Pull empfangen werden. Dadurch können Lieferanten oder Verkäufer ihr ERP-System an simple system anbinden und Bestelldaten automatisiert austauschen.

Produktdatenaustausch: Um Produktkataloge bereitzustellen, haben Lieferanten zwei Möglichkeiten. Erstens können sie dies manuell tun, was besonders geeignet ist für kleine Kataloge oder wenn Produkte und Preise sich kaum ändern. In solchen Fällen bleibt der Aufwand überschaubar, und eine Automatisierung ist nicht unbedingt erforderlich. Anders ist es jedoch, wenn sich die Produktdaten und Sortimente häufig ändern. In solchen Fällen ist eine Automatisierung sinnvoll, um veraltete Produktinformationen oder falsche Preise zu vermeiden. simple system bietet eine automatische Datenbereitstellung per FTP-Server an. Dadurch können Lieferanten ihre Daten aus dem ERP- oder PIM-System direkt in simple system einspielen. Beim Aktualisieren eines Katalogs über den FTP-Server ersetzt simple system die alte Datei durch die neue. Daher ist es wichtig, dass die neue Katalogdatei denselben Namen wie die alte hat, ansonsten erstellt simple system einen neuen Katalog. Folglich findet keine Aktualisierung des alten Produktkatalogs statt.

Damit Lieferanten oder Verkäufer ihre Produktdaten in der eProcurement-Lösung hochladen können, müssen sie zuerst ins richtige Format gebracht werden.

 

Welche Datenanforderungen gibt es für Lieferanten?

OCI Punch Out: Eine Möglichkeit ist die Nutzung der OCI Punch Out-Schnittstelle (Version 4.0). Dabei wird der Einkäufer von simple system zum Online-Shop des Lieferanten weitergeleitet, um Produkte direkt in den Warenkorb zu legen. Die Anforderungen an die Produktdaten für Verkäufer, die diese Option nutzen möchten, sind wie folgt: Eine gute Produktbeschreibung, mindestens ein individuelles Produktbild pro Artikel, Bereitstellung relevanter technischer Informationen (wie Sicherheitsdatenblätter) und eine ECLASS Klassifizierung der Produkte nach 5.1 oder 7.1.

Jedoch empfiehlt simple system diese Option nicht, da sie mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und viele Vorteile der Plattform beeinträchtigt. OCI-Shops erscheinen beispielsweise nicht in den zentralen Suchergebnissen von simple system. Außerdem sind diese in ihrer Darstellungsmöglichkeiten stark reduziert. Daher empfiehlt simple system eher die Datenbereitstellung über einen statischen Katalog.

Statischer Katalog: Hier fordert simple system die Produktdaten als BMEcat 1.2 oder BMEcat 2005. Zusätzlich wird eine ECLASS pro Artikel in den Versionen 5.1 oder 7.1 benötigt. Lieferanten können Preise entweder über den BMEcat und/oder eine separate Preisliste als CSV-Datei bereitstellen. Wenn eine Preisliste vorhanden ist, verwendet simple system die Preise daraus. Sollten einem Kunden verschiedene Kataloge oder Preislisten zugeordnet sein, greift die Best-Preis-Logik. Das System zeigt also automatisch den niedrigsten Preis an. Ein passendes Template für die Preisdatei kann auf der Seite von simple system heruntergeladen werden. Den Link dazu packen wir euch in die Videobeschreibung. Die Bereitstellung kann auch per FTP erfolgen.

Assets: simple system erlaubt auch Medien bzw. Assets zu hinterlegen, die im BMEcat 2005 bzw. im BMEcat 2.1 zugelassen sind. Stand Januar 2024 sind das beim BMEcat 2.1: URL, PDF, JPEG, GIF, HTML, txt und beim BMEcat 2005 zusätzlich zu diesen noch XML. Bei der Bereitstellung von Bildern gibt es mehrere Möglichkeiten. Die Bereitstellung kann über den MIME_Bereich als Deep-Link zu der entsprechenden Datei erfolgen. Eine andere Alternative ist der manuelle Upload als zip-Datei.

Wichtig: Bei der Verwendung eines Links müssen die Medien dort so lange bleiben, wie sie für simple system genutzt werden sollen. Wenn die Assets manuell hochgeladen werden, muss die Angabe des exakten Dateinamens im BMEcat hinterlegt werden, da sonst die Datei nicht richtig zugeordnet werden kann. Bei simple system können Nutzer ausschließlich Videos und Dokumente als Deep-Links über den BMEcat bereitstellen. Die Dateien müssen daher solange verfügbar sein, wie sie auf der Plattform genutzt werden sollen.

 

Sie möchten Daten automatisiert an simple system liefern?

Mit Katalogmanagement-Tools wie CatalogExpress können Sie Produktdaten bzw. Bestelldaten automatisiert mit simple system aufbereiten und austauschen. Dabei ist es möglich verschiedene Quellen (PIM, ERP, MDM, CSV, EXCEL, JSON, XML etc.) miteinander zu kombinieren. Anschließend verknüpfen Sie in einem Mapping einmalig Ihre Daten mit dem Zielformat von simple system (z.B. BMEcat 2005 mit ECLASS 7.1). Danach erfolgt der Katalogupload automatisiert und termingesteuert nach Ihren Wünschen.

Mit CatalogExpress bleiben Sie flexibel wie ein Chamäleon. Denn neben simple system können Sie noch viele weitere Zielkanäle damit anbinden, wie Amazon, Mercateo, Open Datacheck uvm. anbinden. Außerdem können Sie Datenstandards (ETIM BMEcat, ETIM xChange, FAB-DIS, DPB uvm.) oder Datenformate (XML, JSON, CSV, EXCEL) ganz einfach erstellen.

Wer hat‘s geschrieben?
Julia Neuhäuser
julia.neuhaeuser@nexoma.de

Julia ist seit März 2022 in unserem Marketingteam. Als Bachelor of Arts im Dienstleistungsmarketing versorgt Julia euch u. a. mit Inhalten zu Marketingthemen, Success-Storys und zur NEXIpedia.