04 Jun Was sind Produktdaten?

Produktdaten, Produktstammdaten oder auch Produktinformationen (Engl. product data) bezeichnen alle Informationen, die ein Produkt und seine Eigenschaften beschreiben. Je nach Art eines Produktes stehen unterschiedliche Informationen dabei im Vordergrund.

Was sind Beispiele für Produktdaten?

Zu den Produktdaten gehören verschiedene einzelne Informationen, die ein Produkt sowohl für Hersteller, Händler als auch für Kunden greifbar machen:

• Langbeschreibung,
• Kurzbeschreibung,
• Funktion,
• Maßangaben (Länge, Gewicht, Volumen),
• Marke,
• Optische Angaben (Farbe, Muster, Design) etc.

Manche dieser einzelnen Aspekte können auch gebündelt Teil eines Beschreibungstextes sein. Im Produktdatenmanagement heißen diese Informationen dann meist „Attribute“ bzw. „Merkmale“.

Ein besonders wichtiges Element von Produktdaten ist die Produktbeschreibung. Unternehmen können sie in verschiedenen Formen angeben, etwa als Bulletpoints, in wenigen Sätzen oder auch in einem langen Text.

Zu den Produktdaten gehören außerdem verschiedene Assets (z.B. Bilder, Dokumentationen und Videos).

Wo werden Produktdaten gepflegt?

Die Pflege von Produktdaten erfolgt heutzutage mithilfe von Softwarelösungen. Viele Unternehmen nutzen PIM-Systeme (Product Information Management) zur zentralen Verwaltung ihrer Produktdaten. Diese Softwarelösungen speichern Produkte mit Attributen und Werten zentral, aktualisieren die Daten und bereiten sie für die Weiterverarbeitung in Medien, auf Marktplätzen und Plattformen vor. Bekannte PIM-Anbieter sind Akeneo, Crossbase, Contentserv, OMN von Apollon, Pimcore und Viamedici.

Unternehmen profitieren von der einheitlichen Verwaltung ihrer Produktdaten durch das „Single Point of Truth“- und „Golden Record“-Prinzip. Der Single Point of Truth stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dieselben aktuellen Produktdaten zugreifen, was Inkonsistenzen verhindert und Fehlerquellen reduziert. Marketing und Vertrieb können sicher sein, dass die Produktbeschreibungen und Preise in allen Kanälen übereinstimmen.

Der Golden Record fasst die konsolidierte Version aller relevanten Informationen zu einem Produkt oder Kunden zusammen. Er kombiniert Daten aus verschiedenen Quellen und gewährleistet, dass alle Datensätze konsistent und aktuell sind. Diese einheitliche Datenbasis ist für effiziente Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung unerlässlich.

Ein Golden Record ermöglicht dem Kundenservice also den Zugriff auf vollständige und genaue Informationen, wodurch Kundenanfragen schnell und präzise beantwortet werden. Dies verbessert die Servicequalität und reduziert die Bearbeitungszeit, da der Kundenservice nicht mehr verschiedene Systeme durchsuchen muss.

Die zentrale Pflege der Produktdaten erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und verbessert die Transparenz über alle Prozesse hinweg. So kann ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Produktinformationen den rechtlichen Anforderungen entsprechen und stets aktuell sind, was im internationalen Handel besonders wichtig ist.

Welches System ist das beste zur Produktdatenpflege?

Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten. Der Funktionsumfang des Systems und die Anforderungen des Unternehmens bestimmen letztlich, welches Produktinformationsmanagement (PIM)-System eingesetzt wird. PIM-Systeme spezialisieren sich auf detaillierte Produktbeschreibungen, Medieninhalte und mehrsprachige Informationen. Sie verwalten digitale Assets, erstellen Kataloge, integrieren Drittanbieter-Datenquellen und automatisieren Workflows. Außerdem verbessern sie die Datenqualität durch Validierung und erleichtern die Internationalisierung, steigern die Effizienz durch Automatisierung und zentrale Datenverwaltung. Allerdings sind PIM-Systeme kostspielig und zeitaufwendig in der Implementierung, erfordern Schulungen und kontinuierliche Wartung.

Produktdaten können auch in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) gepflegt werden, die Geschäftsprozesse wie Beschaffung, Lagerhaltung und Vertrieb integrieren. ERP-Systemen sind womöglich besonders kosteneffizient für kleine Unternehmen und bieten ein umfassendes Management aller Geschäftsprozesse. Allerdings integrieren sie jedoch oft nicht die spezialisierten Funktionen von PIM-Systemen, wie die Verwaltung digitaler Assets und die Katalogerstellung. Im Sinne eines ganzheitlichen Produktdatenmanagements sind sie häufig weniger flexibel in der Anpassung an spezifische Anforderungen und erschweren die Verwaltung spezifischer Produktattribute oder benutzerdefinierter Datenfelder.

Weitere Methoden der Produktdatenpflege umfassen Excel, manuelle Pflege, Shopsysteme und MDM (Master Data Management)-Systeme, in denen Stammdaten gepflegt werden können. Excel ist aber fehleranfällig und bietet nur begrenzte Automatisierung, Shopsysteme führen oft zu doppelter Datenpflege. Manuelle Datenpflege kostet Unternehmen zudem wertvolle Zeit.

Digital Asset Management (DAM)-Systeme sind ebenfalls wichtig für die Produktdatenpflege. Sie bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung, Speicherung und Verteilung von Mediendateien und sorgen dafür, dass alle digitalen Inhalte konsistent und aktuell sind. Hochwertige Medieninhalte beeinflussen die Kaufentscheidung der Kunden.

Unternehmen können diese Systeme kombiniert nutzen. Dabei sollten sie das Prinzip des ‘Single Point of Truth’ beachten, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Beispielsweise könnte ein Unternehmen ein PIM-System für die Produktdatenpflege und ein ERP-System für die Geschäftsprozessverwaltung nutzen. Änderungen in einem System müssen automatisch im anderen aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen mit den gleichen, aktuellen Daten arbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen Produktdaten, Artikelstammdaten, und Bewegdaten?

In Kontext des Produktdatenmanagements haben Hersteller und Händler auch mit artverwandten Datenarten zu tun. Hier einige gängige Datenarten aus dem Handel im Vergleich:

• Produktdaten sind die Basis eines Artikels. Hier werden sämtliche Varianten wie Farbe, Größe und Material statisch erfasst, jedoch ohne spezifische Artikelnummern. Zum Beispiel beschreibt ein Hersteller von T-Shirts die Produktdaten eines T-Shirts als “Baumwoll-T-Shirt”, das in verschiedenen Farben und Größen erhältlich ist. Diese Daten beinhalten allgemeine Informationen wie Materialzusammensetzung und Pflegehinweise, ohne dabei auf spezifische Artikelnummern einzugehen.
• Artikelstammdaten sind dafür detaillierter und beziehen sich auf spezifische Ausführungen eines Produkts. Wenn ein T-Shirt in einer bestimmten Farbe und Größe produziert wird, spricht man von einem Artikel. Jeder Artikel hat dann eine eigene, vom Hersteller festgelegte Artikelnummer. Zum Beispiel erhält ein rotes Baumwoll-T-Shirt in Größe M eine spezifische Artikelnummer (z.B. 12345-RED-M). Sowohl Händler als auch Kunden können es anhand dieser Artikelnummer eindeutig identifizieren und leicht vom gleichen T-Shirt in Größe L oder einer anderen Farbe unterscheiden.
• Bewegdaten enthalten im Gegensatz zu statischen Produktdaten dynamische Informationen zu Transaktionen und Aktivitäten rund um das Produkt. Während Produktdaten statische Informationen wie Beschreibungen, technische Spezifikationen und Bilder sind, umfassen Bewegdaten Informationen, die sich stetig ändern können. Dazu gehören Verkaufszahlen, Lagerbestände und Bestellhistorien. Zum Beispiel zeigt die Bewegdatenerfassung, dass das rote Baumwoll-T-Shirt in Größe M (Artikelnummer 12345-RED-M) im letzten Monat 50 Mal verkauft wurde und aktuell noch 20 Stück auf Lager sind. Diese Daten helfen, Bestellmengen zu planen und Lagerbestände konstant zu überwachen.

Warum sind gut gepflegte Produktdaten für Unternehmen wichtig?

Optimierte Produktdaten sind entscheidend für Unternehmen im eBusiness und eCommerce. Sie bilden die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse und fundierte Entscheidungen. Präzise und vollständige Produktdaten ermöglichen eine genaue Bestandsführung und verhindern Über- und Fehlbestände. Dies führt zu optimierten Lagerbeständen und reduziert zugleich Kosten.

Präzise und vollständige Produktdaten ermöglichen eine genaue Bestandsführung. Sie verhindern Über- und Fehlbestände. Ein konkretes Beispiel: Ein Online-Händler nutzt ein PIM-System. Das PIM stößt automatisch die Bestellprozesse an, sobald der Bestand eines Produkts unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. So minimiert der Händler das Risiko von Bestandslücken und stellt sicher, dass stets ausreichend Produkte auf Lager sind, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Denn: Änderungen im Sortiment werden dank eines PIM-Systems in Echtzeit aktualisiert.

Unternehmen profitieren von der dieser zentralen Erfassung und Aktualisierung der Produktdaten, da alle Vertriebskanäle stets die aktuellen Informationen anzeigen. Das wiederum stellt zudem die Kunden zufrieden und vermindert die Retourenquote.

Gut gepflegte Produktdaten fördern nicht zuletzt auch die reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen innerhalb einer Firma. Konsistente und akkurate Daten sorgen für fundierte Analysen und Berichte. Diese dienen wiederum als Grundlage für strategische Entscheidungen. So kann ein Unternehmen die Planung und Durchführung von Marketingkampagnen verbessern und die Lieferkettenprozesse optimieren.

Warum sind optimale Produktinformationen für Kunden wichtig?

Auch aus der Kundenperspektive sind hochwertige Produktdaten von enormer Bedeutung. Kunden können fundierte Kaufentscheidungen treffen, weil sie genaue und umfassende Informationen über die Produkte erhalten. Dazu gehören detaillierte Beschreibungen, technische Spezifikationen, hochwertige Bilder und Bewertungen, die das Vertrauen in die Kaufentscheidung stärken.

Beim Online-Kauf eines Smartphones wünscht sich ein Kunde beispielsweise

• eine detaillierte Beschreibung des Smartphones,
• technische Spezifikationen wie Prozessor, Speicherplatz, Kamerafunktionen und Akkulaufzeit sowie
• hochauflösende Bilder, Videos und 360-Grad-Ansichten des Smartphones.

Diese Informationen helfen dem Kunden, sich ein möglichst genaues Bild vom Produkt zu machen. Zusätzlich bieten Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Kunden wertvolle Einblicke in die tatsächliche Leistung und Zufriedenheit mit dem Produkt. Durch diese umfassenden Informationen steigt die potenzielle Kaufbereitschaft.

Optimale Produktdaten verbessern auch die Sichtbarkeit der Produkte in Suchmaschinen und Online-Marktplätzen. Davon profitieren sowohl Händler als auch Kunden. Gut gepflegte und vollständige Produktinformationen sorgen dafür, dass die Produkte in den Suchergebnissen weiter oben erscheinen, was zu mehr Sichtbarkeit und potenziell höheren Verkaufszahlen führt. Die Kunden wiederum müssen nicht lange nach passenden Angeboten zu ihren Bedürfnissen suchen.

Auch für B2B-Kunden sind präzise Produktdaten von entscheidender Bedeutung. Großhändler und Geschäftskunden benötigen exakte Informationen, um Bestellungen effizient zu planen und die genau passenden Produkte auszuwählen. Ein Beispiel hierfür ist ein Großhändler, der Elektrogeräte an Einzelhändler vertreibt. Der Großhändler benötigt umfassende Produktdaten, um sicherzustellen, dass die bestellten Artikel den Anforderungen seiner Kunden entsprechen und auch rechtzeitig geliefert werden können. Durch die Bereitstellung präziser Produktdaten können Hersteller und Händler daher sicherstellen, dass ihre Produkte in den Katalogen der Großhändler optimal präsentiert werden und den Einkauf erleichtern.

Welche Rolle spielen produktbezogene Daten im Data-Onboarding?

Beim Data-Onboarding sammeln Unternehmen Produktinformationen von Lieferanten und integrieren sie in interne Systeme wie PIM, Online-Shop oder Marktplatz. Dabei ist eine hohe Datenqualität von Anfang an wichtig, da dies direkte Auswirkungen auf die Data-Syndication hat. Qualitativ hochwertige Produktdaten müssen nicht nochmal umfangreich veredelt werden, bevor sie auf verschiedenen Kanälen verwendet werden können.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Einzelhandelsunternehmen führt eine neue Produktlinie von Haushaltsgeräten ein. Verschiedene Lieferanten stellen die dazugehörigen Produktdaten bereit, die in unterschiedlichen Datenformaten vorliegen. Das Unternehmen sammelt diese Daten, konvertiert sie in ein einheitliches Format und prüft sie auf Richtigkeit sowie Vollständigkeit. Nach dieser Harmonisierung integriert es die Produktdaten in sein PIM-System. So kann das Unternehmen jederzeit auf einheitliche Datensätze zugreifen und sicherstellen, dass die Produktinformationen auf allen Vertriebskanälen konsistent sind. Dies sorgt für eine reibungslose und erfolgreiche Markteinführung neuer Produkte.

Händler können speziell entwickelte Softwarelösungen nutzen, um das Data-Onboarding effizient zu verwalten. Ein Lieferantenportal wie das Supplier-Portal bietet den Lieferanten die Möglichkeit, ihre Produktdaten in einem vorgegebenen Format direkt in das System des Einzelhändlers hochzuladen. Dies erleichtert die Datenharmonisierung und stellt sicher, dass die gelieferten Daten vorgegebenen Qualitätsstandards entsprechen. Ein solches Portal ermöglicht den Lieferanten, ihre Daten selbst zu verwalten und zu aktualisieren, wodurch der Prozess effizienter und weniger fehleranfällig wird.

Die Vorteile eines strukturierten Data-Onboardings sind vielfältig:

• Hohe Datenqualität: Händler vermeiden durch frühzeitige Datenprüfung und -harmonisierung Fehler und Inkonsistenzen.
• Effizienz: Automatisierte Prozesse und standardisierte Formate reduzieren den manuellen Aufwand.
• Konsistenz: Einheitliche Datenformate und zentrale Speicherung sorgen für konsistente Produktinformationen über alle Kanäle hinweg.
• Schnellere Markteinführung: Optimierte Datenprozesse beschleunigen die Integration neuer Produkte in den Markt.

Ein sorgfältig geplantes Data-Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Data-Syndication, bei der Produktdaten effizient über verschiedene Kanäle verteilt werden.

Welche Rolle spielen Produktdaten in der Data-Syndication?

Bei der Data-Syndication geht es darum, Produktinformationen konsistent und aktuell an alle relevanten Kanäle (z.B. Marktplätzen, Großhändlern, eProcurement-Plattformen) zu übermitteln, um eine optimale Sichtbarkeit und Auffindbarkeit der Produkte sicherzustellen.

Hier ein Beispiel aus der unternehmerischen Praxis: Ein Einzelhandelsunternehmen möchte seine Haushaltsgeräte auf mehreren Online-Shops und Marktplätzen anbieten. Jede dieser Plattform verlangt aber unterschiedliche Datenstandards und Klassifikationen. Da es sich um viele Produkte handelt, wäre eine manuelle Anpassung in vielen Excel-Listen nicht nur zeit-, sondern auch kostenaufwendig.

Damit Unternehmen eine solche differenzierte Datenbereitstellung aber möglichst einfach, schnell und effizient erreichen können, gibt es spezielle Softwarelösungen. Ein Beispiel dafür ist CatalogExpress: Diese SaaS-Lösung kann zum Beispiel Produktdaten aus PIM-Systemen sowie andere damit verbundenen Daten aus ERP-Systemen (Preislisten etc.) oder Dateien kombinieren, optimiert aufbereiten und in verschiedenen Datenformaten bereitstellen.

CatalogExpress nutzt dafür verschiedene Connectoren (z. B. eine API-Schnittstelle) zu diversen Systemen. So kann die Software direkt die benötigten Daten zum Beispiel aus einem PIM-System laden und weiterverarbeiten. Unter anderem bietet CatalogExpress nützliche Connectoren zu Systemen wie Akeneo, apollon (OMN), Contentserv, Crossbase, MongoDB, Pimcore sowie Viamedici.

Im Anschluss können diese Daten dann einmalig auf geforderte oder selbst festgelegte Zielformatvorlagen gemappt werden. Hier bietet CatalogExpress unter anderem bereits hinterlegte Vorlagen zum ETIM BMEcat, FAB-DIS, Shopware 6, DPB, ETIM xChange, Amazon, eBay uvm. CatalogExpress-Nutzer stellen ihre optimierten Daten nach dem einmaligen Mapping dann jeweils automatisiert (z.B. via E-Mail oder SFTP-Server) für ihre Zielkanäle bzw. Datenempfänger bestmöglich bereit.

Sie möchten mehr zu diesen und weiteren nützlichen Features von CatalogExpress und/oder dem zuvor erwähnten Supplier-Portal erfahren? Buchen Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch.