02 Jul Was sind Stammdaten?

Stammdaten (engl.: Master Data) sind Daten, die langfristig in einem Unternehmen angesiedelt sind. Dabei bieten sie u.a. Informationen über Artikel, Materialien, Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Im Gegensatz zu den dynamischen Bewegungsdaten (z.B. Bestellungen, Lieferungen) haben Stammdaten einen statischen Charakter. Sie werden in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt und bilden die Grundlage für vielfältige Geschäftsprozesse (z.B. im Einkauf, Vertrieb, Marketing usw.).

Welche Stammdatenarten gibt es?

Stammdaten unterscheiden sich durch verschiedene Kriterien wie Informationsgehalt und Verwendungszweck / Verwendungsort. Zu den wichtigsten Stammdatenarten im Handel gehören:

• Produktdaten und Artikelstammdaten: Diese Daten beinhalten alle relevanten Informationen, die ein Produkt eindeutig beschreiben. Die oben verlinkten NEXIpedia-Artikel erläutern die genauen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen beiden Datenarten spezifischer.
  • • Beispiele: Artikelbezeichnung, GTIN, Preise, Maße
• Kundenstammdaten: Damit sind Informationen über Kunden gemeint, die Unternehmen nutzen, um Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) verwaltet solche Daten beispielsweise.
  • • Beispiele: Kundenname, Kontaktdaten
• Lieferantenstammdaten: Diese Stammdaten umfassen alle wesentlichen Informationen über die Lieferanten von Unternehmen. Neben der Pflege dieser Daten in einem ERP-System werden dafür auch sogenannte SRM-Lösungen (Supplier Relationship Management) wie das Supplier-Portal verwendet.
  • • Beispiele: Firmenname des Lieferanten, Kontaktdaten
• Unternehmensstammdaten: Unternehmensstammdaten enthalten grundlegende und rechtlich relevante Informationen über das Unternehmen selbst. Diese Daten sind entscheidend für juristische, finanzielle und administrative Prozesse. Klassischerweise sind ERP- und/oder BI-Tools (Business Intelligence) auf die Pflege von Unternehmensdaten spezialisiert.
  • • Beispiele: Firmenname, Unternehmenssitz, Handelsregisternummer, Steuernummern

Was ist bei der Stammdatenpflege zu beachten?

Gute Daten sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie helfen, Fehlkäufe zu vermeiden, Prozesse zu automatisieren und Datensilos zu verhindern. Das führt zu effizienteren Abläufen und besseren Geschäftsentscheidungen.

Wenn ein Unternehmen seine Kunden- und Produktdaten nicht aktuell hält, kann es unter anderem zu Fehlern und Falschlieferungen kommen. Aktuelle und korrekte Daten verhindern solche negativen Auswirkungen. Als Grundlage tragen sie außerdem dazu bei, Prozesse zu automatisieren und Kundenbedürfnisse besser zu erfüllen. Unter anderem sorgen diese Maßnahmen für hochwertige Stammdaten:

• Datenkonsistenz: Alle Daten müssen korrekt, einheitlich und aktuell sein.
• Datenaktualität und -korrektheit: Änderungen, wie neue Rechnungsanschriften oder Produktvarianten, sollten sofort angepasst werden. Das verhindert Fehlkäufe und Falschlieferungen.
• Datenvollständigkeit: Vollständig erfasste Daten verbessern die Sichtbarkeit in Suchmaschinen und erhöhen die Kaufwahrscheinlichkeit. Großhändler und Kunden bevorzugen zudem Unternehmen mit besonders informativen Produktdaten.
• Datenzentralisierung: Eine zentralisierte Datenhaltung hat viele Vorteile:
  • Einheitliche Datenbasis: Ein zentraler Datensatz stellt sicher, dass alle Abteilungen auf dieselben Daten zugreifen
  • Vermeidung von Datensilos: Zusammenhängende Daten lassen sich nicht isoliert in verschiedenen Systemen oder Modulen verwalten.
  • Single Point of Truth: Ein zentraler, konsistenter Datensatz für alle Systeme und Nutzer.
  • Golden Record: Ein vollständiger und verifizierter Datensatz, der alle relevanten Informationen enthält.

Diese Stammdatenarten bilden das Rückgrat für die Informationsstruktur von Unternehmen. Denn in einem gut vernetzten System sorgen sie dafür, dass Abläufe und Prozesse automatisiert im eBusiness funktionieren. Beispielsweise in der Auftragsverarbeitung. Basierend auf den Stammdaten der Kunden und Produkte wird die Bestellung automatisch an das ERP-System weitergeleitet. Dort wird dann der Bestand aktualisiert, die Rechnung erstellt und die Lieferung veranlasst. Dadurch wird der gesamte Verkaufsprozess beschleunigt und manuelle Eingriffe minimiert. Diese Automatisierungen funktionieren allerdings nur, wenn die Stammdaten gut gepflegt werden.

Was sind Best Practices bei der Stammdatenpflege?

Die Pflege von Stammdaten ist ein wesentlicher Bestandteil des Stammdatenmanagements, auch bekannt als Master Data Management. Weitere wissenswerte Informationen zum Master Data Management werden im dazugehörigen NEXIpedia-Beitrag erläutert. Das zentrale Ziel dabei ist die Sicherstellung der Datenkonsistenz, welche gewährleistet, dass alle Daten korrekt, einheitlich und stets aktuell sind. Folgende Faktoren tragen entscheidend dazu bei, die Konsistenz der Daten aufrechtzuerhalten:

• Datenaktualität und -korrektheit: Stammdaten müssen regelmäßig auf dem neuesten Stand gehalten werden. Veränderungen, wie etwa neue Rechnungsanschriften von Kunden oder angepasste Farbvarianten von Produkten, sollten schnellstmöglich eingepflegt werden. Andernfalls können Fehler wie Fehlbestellungen oder Falschlieferungen auftreten.
• Datenvollständigkeit: Stammdaten sollten so umfassend wie möglich erfasst werden. Beispielsweise ist es ratsam, vollständige Artikelstammdaten wie GTIN, Abmessungen, Beschreibungen und Farben zu pflegen. Dadurch erhalten Kunden alle relevanten Informationen, die sie für ihre Kaufentscheidung benötigen. Vollständige Daten verbessern zudem die Auffindbarkeit in Suchmaschinen von Marktplätzen, was die Kaufwahrscheinlichkeit steigert. Auch Großhändler und Kunden neigen dazu, bevorzugt Unternehmen mit vollständig gepflegten Produktdaten zu listen.
• Datenzentralisierung: Eine zentrale Datenhaltung bietet zahlreiche Vorteile. Sie verhindert Dubletten oder Redundanzen, indem alle Abteilungen auf eine zentrale Quelle zurückgreifen. So nutzen beispielsweise die eCommerce-, Einkaufs- und Vertriebsabteilungen dieselben Preisdaten. Ändert die Einkaufsabteilung den Preis in einem zentralen System (z.B. einem MDM-System), können alle anderen Abteilungen, wie Vertrieb und eCommerce, direkt auf die aktualisierten Daten zugreifen. Dies schafft einen sogenannten “Single Point of Truth”, an dem die beste und aktuellste Version eines Datensatzes, auch “Golden Record” genannt, hinterlegt ist. Auf diese Weise werden auch isolierte Datensilos, also getrennt verwaltete Datenbestände, vermieden.

Ebenfalls entscheidend ist eine klare Definition der Zuständigkeiten: Welche Mitarbeiter sind für die Pflege und Verwaltung der Stammdaten verantwortlich, und haben sie direkten Zugriff auf diese?

Nach der Erläuterung der grundlegenden Prinzipien und der Wichtigkeit der Stammdatenpflege folgt nun eine Betrachtung der Rollen, die Stammdaten im Produktdatenmanagement spielen.

Welche Rollen spielen Stammdaten im Produktdatenmanagement?

Da Produktdaten zu den Stammdaten gehören, spielen sie eine entscheidende Rolle für das Produktdatenmanagement und eBusiness. Zum Beispiel können eBusiness-Unternehmen ihre Produkte nur mit gut gepflegten, vollständigen und optimierten Produktstammdaten erfolgreich in Online-Shops, auf Marktplätzen und bei Großhändlern listen.

Ohne gut gepflegte, vollständige und optimierte Produktstammdaten können zum Beispiel -Unternehmen ihre Produkte nicht optimal in Online-Shops, Marktplätzen und bei Großhändlern listen.

Eine optimale Produktstammdaten-Pflege beginnt also bereits zu Beginn des Produktlebenszyklus und wird kontinuierlich fortgeführt. Unternehmen achten dabei unter anderem auf diese Grundlagen:

• Haben alle Produkte mindestens ein Produktbild?
• Sind alle weiteren Aspekte wie die Beschreibung und Identifikationsnummern (z.B, GTIN)vorhanden?
• Entsprechen meine Produktdaten den Anforderungen meiner Kunden, Online-Shop, Marktplätzen oder Großhändlern?
• Welche Klassifizierungen (z.B. ETIM, ECLASS, UNSPSC) müssen gepflegt werden?
• Entsprechen meine Produktdaten den Anforderungen bestimmter Datenstandards (FAB-DIS, BMEcat, ETIM xChange etc.)?

Welche Rolle spielen Stammdaten im Data-Onboarding und in der Data-Syndication?

Auch beim sogenannten Data-Onboarding, also der Übernahme von Daten von externen Lieferanten, sind Stammdaten von großer Bedeutung. Händler und Marktplatzbetreiber erhalten häufig Produktstammdaten in unterschiedlichen Formaten und mit variierender Qualität. Ein gut durchdachtes Onboarding sorgt dafür, dass nur Daten in die Systeme der Empfänger (z.B. PIM-Systeme oder Marktplätze) gelangen, die den erforderlichen Standards entsprechen. Andernfalls besteht die Gefahr für Shit in / shit out in der weiteren eigenen Datenausleitung.  Data-Onboarding-Lösungen wie das Supplier-Portal ermöglichen Lieferanten, Herstellern und Händler ein zentralisiertes und einheitliches Onboarding.

Gut gepflegte Stammdaten spielen auch im Kontext der Datenausleitung bzw. Data-Syndication eine wichtige Rolle. Wenn Stammdaten bereits sehr gut gepflegt im PIM/MDM-System sind, lassen sich diese auch schneller und in einer höheren Qualität für verschiedene Zielformate (z.B. ETIM-BMEcat, xChange, FAB-DIS etc.) oder Kanäle (z.B. Amazon, eBay, Simple System, mercateo usw.) aufbereiten. Dadurch erzielen Unternehmen eine höhere Sichtbarkeit in den Zielsuchmaschinen und somit schlussendlich mehr Umsatz. Im B2B-Bereich führt eine hohe Datenqualität zu besseren Listungen bei Großhändlern oder Handelsplattformen.
Gepflegte Stammdaten ermöglichen also eine ansprechende und einheitliche Produktpräsentation über alle Vertriebskanäle hinweg. Somit unterstützen sie Unternehmen im Rahmen einer Multi- und Omnichannel-Strategie.

SaaS-Softwarelösungen wie CatalogExpress unterstützen bei der Data-Syndication. Sie ermöglichen die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellsystemen (PIM/DAM/ERP etc.) und Datenquellen (CSV, JSON, XML, XLSX etc.), die Zusammenführung und Optimierung dieser Daten hinsichtlich festgelegter Zielformatvorgaben (etwa BMEcat, ETIM xChange, XML etc.) und die automatische Bereitstellung sowie Distribution.

Was sind Vorteile gut gepflegter Master Data für Unternehmen?

Aus Unternehmensperspektive haben gepflegte Stammdaten viele Vorteile. Zum einen ermöglichen sie effizienteres Arbeiten: Es sind weniger Korrekturen und schnellere Abläufe in der Data-Syndication nötig, da die Daten eine hohe Qualität vorweisen.
Dies führt dann nicht nur zu einer entsprechenden Zeit- und Kostenersparnis, sondern auch zu zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern.
Die Zusammenarbeit wird besser, dank klarer und zugänglicher Daten. Außerdem helfen aktuelle Stammdaten dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Risiken zu minimieren. Sprich, Stammdaten unterstützen beim Compliance und Risikomanagement.

Was sind Vorteile gut gepflegter Stammdaten für Kunden?

Wenn Produktstammdaten strukturiert gepflegt sind, ermöglichen sie Kunden z.B. Filtermöglichkeiten im Online-Shop und erleichtern die Suche.
Richtige und vollständige Produktinformationen stärken das Vertrauen. Nehmen wir als Beispiel einen Lampenhersteller: Er liefert genau die Informationen, die ein Käufer sich wünscht, z.B. Informationen zu den Lampenfassungen, zur Leuchtkraft oder Energieeffizienzklasse. Dadurch hat der Käufer, abgekürzt gesprochen, alle Informationen, die er benötigt, um sich für einen Kauf sicher zu sein. Schlussendlich wird damit also der Kaufprozess beschleunigt. Zudem verringern sich durch genau beschriebene Produkte Rücksendungen. Denn der Kunde erhält genau das Produkt, dass er erwartet, in unserem Fall vielleicht ein Leuchtmittel für die Fassung E14. Zusammenfassend führen all diese Vorteile zu einem verbesserten Kauferlebnis für den Kunden.

Fazit: Was macht Stammdaten so wichtig?

Dieser Beitrag zeigt, dass gut gepflegte Stammdaten essenziell für den Erfolg eines Unternehmens sind. Sie bilden die Grundlage für ein effizientes Produktdatenmanagement bzw. eBusiness und sorgen für eine einheitliche und ansprechende Produktpräsentation über alle Vertriebskanäle hinweg. Dies führt zu höherem Umsatz und zu besserer Kundenzufriedenheit.

Die Herausforderungen der Stammdatenpflege zu meistern, erfordert Investitionen in Technik, Systeme, Datenmodelle und Mitarbeiterschulungen. Ein klares Datenmodell und die Einführung von Data Guidelines sichern die Konsistenz und Qualität der Daten. Gut gepflegte Stammdaten unterstützen nicht nur das Data-Onboarding und die Data-Syndication, sondern verbessern auch das Einkaufserlebnis durch personalisierte Angebote.

Das Stammdatenmanagement erfordert als fortlaufender Prozess kontinuierlich Zeit und Energie. Unternehmen, die ihre Stammdaten sorgfältig pflegen, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil und fördern effizientere Prozesse sowie bessere Geschäftsentscheidungen. Mehr zum Stammdatenmanagement (auf Englisch „Master Data Management“ oder kurz MDM) erfahren Sie außerdem in einem anderen NEXIpedia-Beitrag zu diesem Thema.

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