Stammdaten

Was sind Stammdaten?

Stammdaten (engl.: Master Data) sind Daten, die langfristig in einem Unternehmen angesiedelt sind. Dabei bieten sie u.a. Informationen über Artikel, Materialien, Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Im Gegensatz zu den dynamischen Bewegungsdaten (z.B. Bestellungen, Lieferungen) haben Stammdaten einen statischen Charakter. Sie werden in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt und bilden die Grundlage für vielfältige Geschäftsprozesse.

 

Welche Stammdatenarten gibt es?

Stammdaten unterscheiden sich durch verschiedene Kriterien wie Informationsgehalt und Verwendungszweck / Verwendungsort. Zu den wichtigsten Stammdatenarten im Handel gehören:

  • Produktdaten und Artikelstammdaten: Diese Daten beinhalten alle relevanten Informationen, die ein Produkt eindeutig beschreiben. Die oben verlinkten NEXIpedia-Artikel erläutern die genauen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen beiden Datenarten spezifischer.
      • Beispiele: Artikelbezeichnung, GTIN, Preise, Maße
  • Kundenstammdaten: Damit sind Informationen über Kunden gemeint, die Unternehmen nutzen, um Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) verwaltet solche Daten beispielsweise.
      • Beispiele: Kundenname, Kontaktdaten
  • Lieferantenstammdaten: Diese Stammdaten umfassen alle wesentlichen Informationen über die Lieferanten von Unternehmen. Neben der Pflege dieser Daten in einem ERP-System werden dafür auch sogenannte SRM-Lösungen (Supplier Relationship Management) wie das Supplier-Portal verwendet.
      • Beispiele: Firmenname des Lieferanten, Kontaktdaten
  • Unternehmensstammdaten: Unternehmensstammdaten enthalten grundlegende und rechtlich relevante Informationen über das Unternehmen selbst. Diese Daten sind entscheidend für juristische, finanzielle und administrative Prozesse. Klassischerweise sind ERP- und/oder BI-Tools (Business Intelligence) auf die Pflege von Unternehmensdaten spezialisiert.
      • Beispiele: Firmenname, Unternehmenssitz, Handelsregisternummer, Steuernummern

 

Was ist bei der Stammdatenpflege zu beachten?

Gute Daten sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie helfen, Fehlkäufe zu vermeiden, Prozesse zu automatisieren und Datensilos zu verhindern. Das führt zu effizienteren Abläufen und besseren Geschäftsentscheidungen.

Wenn ein Unternehmen seine Kunden- und Produktdaten nicht aktuell hält, kann es unter anderem zu Fehlern und Falschlieferungen kommen. Aktuelle und korrekte Daten verhindern solche negativen Auswirkungen. Als Grundlage tragen sie außerdem dazu bei, Prozesse zu automatisieren und Kundenbedürfnisse besser zu erfüllen. Unter anderem sorgen diese Maßnahmen für hochwertige Stammdaten:

  • Datenkonsistenz: Alle Daten müssen korrekt, einheitlich und aktuell sein.
  • Datenaktualität und -korrektheit: Änderungen, wie neue Rechnungsanschriften oder Produktvarianten, sollten sofort angepasst werden. Das verhindert Fehlkäufe und Falschlieferungen.
  • Datenvollständigkeit: Vollständig erfasste Daten verbessern die Sichtbarkeit in Suchmaschinen und erhöhen die Kaufwahrscheinlichkeit. Großhändler und Kunden bevorzugen zudem Unternehmen mit besonders informativen Produktdaten.
  • Datenzentralisierung: Eine zentralisierte Datenhaltung hat viele Vorteile:
    • Einheitliche Datenbasis: Ein zentraler Datensatz stellt sicher, dass alle Abteilungen auf dieselben Daten zugreifen
    • Vermeidung von Datensilos: Zusammenhängende Daten lassen sich nicht isoliert in verschiedenen Systemen oder Modulen verwalten.
    • Single Point of Truth: Ein zentraler, konsistenter Datensatz für alle Systeme und Nutzer.
    • Golden Record: Ein vollständiger und verifizierter Datensatz, der alle relevanten Informationen enthält.

 

Was sind Best Practices bei der Stammdatenpflege?

Um die Qualität und Konsistenz von Stammdaten sicherzustellen, sollten Unternehmen einige bewährte Verfahren anwenden und klare Zuständigkeiten definieren:

  • Datenzentralisierung: Eine zentralisierte Datenhaltung hat viele Vorteile:
    • Einheitliche Datenbasis: Ein zentraler Datensatz stellt sicher, dass alle Abteilungen auf dieselben Daten zugreifen.
    • Vermeidung von Datensilos: Zusammenhängende Daten lassen sich nicht isoliert in verschiedenen Systemen oder Modulen verwalten.
    • Single Point of Truth: Ein zentraler, konsistenter Datensatz für alle Systeme und Nutzer.
    • Golden Record: Ein vollständiger und verifizierter Datensatz, der alle relevanten Informationen enthält.
  • Redundanzen: Datenredundanz tritt auf, wenn identische Daten an mehreren Orten gespeichert werden. Das konfrontiert Unternehmen mit Inkonsistenzen und erhöhtem Verwaltungsaufwand. Eine zentrale Datenhaltung reduziert diese Redundanzen, indem sie sicherstellt, dass alle Nutzer auf einen zentralen Datensatz zugreifen.
  • Zuständigkeiten: Klare Zuständigkeiten sind entscheidend:
    • Welche Mitarbeiter sind für die Pflege welcher Stammdaten verantwortlich?
    • Haben diese Mitarbeiter direkten Zugriff auf die relevanten Stammdaten?

 

Weitere wissenswerte Informationen zum Master Data Management werden im dazugehörigen NEXIpedia-Beitrag erläutert.

Nach der Erläuterung der grundlegenden Prinzipien und der Wichtigkeit der Stammdatenpflege folgt nun eine Betrachtung der Rollen, die Stammdaten im Produktdatenmanagement spielen.

 

Welche Rollen spielen Stammdaten im Produktdatenmanagement?

Da Produktdaten zu den Stammdaten gehören, spielen sie eine entscheidende Rolle für das Produktdatenmanagement. Zum Beispiel können eBusiness-Unternehmen ihre Produkte nur mit gut gepflegten, vollständigen und optimierten Produktstammdaten erfolgreich in Online-Shops, auf Marktplätzen und bei Großhändlern listen.

Ohne gut gepflegte, vollständige und optimierte Produktstammdaten können zum Beispiel -Unternehmen ihre Produkte nicht optimal in Online-Shops, Marktplätzen und bei Großhändlern listen.

Eine optimale Produktstammdaten-Pflege beginnt also bereits zu Beginn des Produktlebenszyklus und wird kontinuierlich fortgeführt. Unternehmen achten dabei unter anderem auf diese Grundlagen:

  • Haben alle Produkte mindestens ein Produktbild?
  • Sind alle weiteren Aspekte wie die Beschreibung und Identifikationsnummern (z.B, GTIN)vorhanden?
  • Entsprechen meine Produktdaten den Anforderungen meiner Kunden, Online-Shop, Marktplätzen oder Großhändlern?
  • Welche Klassifizierungen (z.B. ETIM, ECLASS, UNSPSC) müssen gepflegt werden?
  • Entsprechen meine Produktdaten den Anforderungen bestimmter Datenstandards (FAB-DIS, BMEcat, ETIM xChange etc.)?

 

Welche Rolle spielen Stammdaten im Data-Onboarding und in der Data-Syndication?

Im Rahmen des Data-Onboardings sind Stammdaten ebenfalls unerlässlich. Die Erfassung und Pflege von Lieferantenstammdaten unterstützt die Übersicht im eProcurement: Welcher Lieferant liefert wann was? Was sind seine Adress- und Kontaktdaten. Marktplätze und Händler erhalten von Lieferanten oft Produktdaten mit unterschiedlichem Stand und variierender Qualität. Ein gutes Data-Onboarding stellt sicher, dass diese Daten nur dann ins PIM-System oder auf den Marktplatz gelangen, wenn sie den Anforderungen entsprechen: Data-Onboarding-Lösungen wie das Supplier-Portal ermöglichen Lieferanten, Herstellern und Händler ein zentralisiertes und einheitliches Lieferanten- und Lieferdatenmanagement.

Gut gepflegte Stammdaten spielen auch im Kontext der Data-Syndication eine wichtige Rolle. SaaS-Softwarelösungen wie CatalogExpress ermöglichen den Import von Daten aus verschiedenen Quellsystemen (PIM/DAM/ERP etc.) und Datenquellen (CSV, JSON, XML, XLSX etc.), die Zusammenführung und Optimierung dieser Daten hinsichtlich festgelegter Zielformatvorgaben (etwa BMEcat, ETIM xChange, XML etc.) und die automatische Bereitstellung sowie Distribution.

Hochwertige Stammdaten helfen außerdem dabei, verschiedene Datenanforderungen von Datenempfängern zu erfüllen. Datenlieferanten können z.B. Marktplätze, eProcurement-Plattformen, Großhändler oder B2B-Kunden sein. Stammtdaten ermöglichen eine ansprechende und einheitliche Produktpräsentation über alle Vertriebskanäle hinweg. Somit unterstützen sie Unternehmen  im Rahmen einer Multi- oder Omnichannel-Strategie.

Ansprechende Produktstammdaten mit vollständigen Informationen (z.B. Beschreibung, Produktbilder etc.) fördern außerdem das Kaufinteresse und steigern  das Vertrauen in das anbietende Unternehmen. Das kann wiederum zu höheren Umsätzen und einer gestiegenen Kundenzufriedenheit führen. Darüber bringen Stammdaten auch noch weitere Vorteile aus Unternehmens- und Kundenperspektive mit sich.

 

Top 5 Vorteile gut gepflegter Master Data für Unternehmen

Gut gepflegte Stammdaten sind sowohl für Unternehmen als auch für Kunden erhebliche Benefits. Hier die fünf größten Vorteile aus der Unternehmensperspektive:

  • Effizientes Arbeiten und höhere Produktivität: Gute Stammdaten reduzieren die Notwendigkeit manueller Datenkorrekturen an verschiedenen Stellen und steigern die Arbeitsgeschwindigkeit durch Automatisierungsmöglichkeiten. Beispiel: Ein Einzelhändler nutzt automatisierte Bestellsysteme, die auf korrekten Stammdaten basieren, um den Lagerbestand effizient zu verwalten.
  • Erhöhte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit: Klar definierte und zugängliche Stammdaten verbessern die Zusammenarbeit mit Kunden und innerhalb des Teams. Beispiel: Ein Kundenservice-Team kann schnell auf aktuelle Kundendaten zugreifen und Anfragen sofort bearbeiten.
  • Zeit- und Kostenersparnis: Eindeutig beschriebene Stammdaten minimieren den Zeitverlust durch Suchen und die Korrektur fehlerhafter Daten. Hierdurch können Unternehmen ihre Betriebskosten senken. Beispiel: Ein Hersteller spart Zeit und Geld, indem er genaue Produktdaten verwendet, um Produktionsprozesse zu optimieren und Fehlchargen zu vermeiden.
  • Förderung der Zusammenarbeit: Einheitliche Stammdaten fördern die Kooperation sowohl intern als auch mit externen Partnern. Beispiel: Ein Bauunternehmen verbessert die Projektkoordination, indem es einheitliche Material- und Lieferantendaten mit seinen Partnern teilt.
  • Compliance und Risikomanagement: Regelmäßig aktualisierte und korrekt verwaltete Stammdaten helfen, rechtliche Vorgaben einzuhalten und Risiken zu minimieren. Beispiel: Beispiel: Eine Bank aktualisiert und überprüft die Kundendaten regelmäßig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

 

Top 5 Vorteile gut gepflegter Stammdaten für Kunden

Zu den fünf größten Vorteilen von Stammdaten aus der Kundenperspektive zählen:

  • Verbesserte Produktsuche und -selektion: Eine hohe Genauigkeit und Detailreichtum in Produktbeschreibungen erleichtern die Suche und Auswahl von Produkten. Beispiel: Ein Online-Shop bietet detaillierte Filteroptionen, die Kunden helfen, genau das gewünschte Produkt zu finden.
  • Höhere Transparenz und Vertrauen: Konsistente und vollständige Produktinformationen stärken das Kundenvertrauen in die Marke. Beispiel: Ein Elektronikhersteller gibt umfassende technische Daten zu seinen Produkten an, wodurch Kunden fundierte Kaufentscheidungen treffen können.
  • Schnellere Kaufentscheidungen: Klare Produktinformationen beschleunigen den Kaufprozess und verbessern das Einkaufserlebnis. Beispiel: Ein Möbelhändler stellt detaillierte Produktfotos und -beschreibungen bereit, die den Kunden helfen, schnell das passende Möbelstück auszuwählen.
  • Geringeres Risiko von Fehlkäufen: Genau beschriebene Produkte reduzieren Enttäuschungen und Retouren. Beispiel: Ein Bekleidungsgeschäft bietet präzise Größenangaben und Materialbeschreibungen, was die Wahrscheinlichkeit von Rücksendungen verringert.
  • Besseres Einkaufserlebnis: Hochwertige Stammdaten schaffen die Grundlage für ein verbessertes Einkaufserlebnis. Statische Daten wie Produktbeschreibungen und Spezifikationen werden mit dynamischen Daten wie Transaktionshistorie und Kundenpräferenzen kombiniert, um personalisierte Marketingangebote und Produktvorschläge zu generieren. Beispiel: Ein Online-Händler nutzt detaillierte Produktstammdaten (statisch) und kombiniert diese mit Kundenverhalten und Kaufhistorie (dynamisch), um maßgeschneiderte Empfehlungen zu erstellen, die das Einkaufserlebnis verbessern.

 

Fazit: Was macht Stammdaten so wichtig?

Dieser Beitrag zeigt, dass gut gepflegte Stammdaten essenziell für den Erfolg eines Unternehmens sind. Sie bilden die Grundlage für ein effizientes Produktdatenmanagement und sorgen für eine einheitliche und ansprechende Produktpräsentation über alle Vertriebskanäle hinweg. Dies führt zu höherem Umsatz und zu besserer Kundenzufriedenheit.

Die Herausforderungen der Stammdatenpflege zu meistern, erfordert Investitionen in Technik, Systeme, Datenmodelle und Mitarbeiterschulungen. Ein klares Datenmodell und die Einführung von Data Guidelines sichern die Konsistenz und Qualität der Daten. Gut gepflegte Stammdaten unterstützen nicht nur das Data-Onboarding und die Data-Syndikation, sondern verbessern auch das Einkaufserlebnis durch personalisierte Angebote.

Das Stammdatenmanagement erfordert als fortlaufender Prozess kontinuierlich Zeit und Energie. Unternehmen, die ihre Stammdaten sorgfältig pflegen, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil und fördern effizientere Prozesse sowie bessere Geschäftsentscheidungen. Mehr zum Stammdatenmanagement (auf Englisch „Master Data Management“ oder kurz MDM) erfahren Sie außerdem in einem anderen NEXIpedia-Beitrag zu diesem Thema.

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Wer hat‘s geschrieben?
Jan Müller
jan.mueller@nexoma.de

Jan ist seit 2024 bei nexoma. Dem gelernten E-Commerce-Kaufmann sind Produktdaten alles andere als fremd. Als sprachlich versierter Marketing Manager ist Jan außerdem unser Mann für viele Texte (Deutsch und Englisch) und versorgt euch unter anderem mit wissenswerten NEXIpedia- und Newsletter-Beiträgen.