24 Juni Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen (manchmal auch „eRechnung“, kurz für „elektronische Rechnungen“) sind Rechnungen, die in einem elektronischen Datenformat erzeugt und empfangen werden können. Bereits seit 2011 sind solche Rechnungen, die elektronisch erstellt und bereitgestellt werden, in Deutschland geläufig. Rechtlich stehen sie der klassischen Papierrechnung gleich.

Bereits seit 2020 müssen E-Rechnungen für Aufträge ausgestellt werden, die Unternehmen für Bundesbehörden erfüllen. Diese Geschäftsbeziehung wird auch B2G (Business-to-Government) genannt.

2024 hat die Bundesregierung mit dem Wachstumschancengesetz die Grundlage für die Einführung einer E-Rechnungspflicht geschaffen. Es besagt, dass E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen werden müssen. Dieses Format muss den Spezifikationen der EU-Norm EN 16931 (gemäß RL 2014/55/EU) entsprechen.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung erfüllt nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie für E-Rechnungen!

Hinweis: Alle Informationen beziehen sich auf den Stand von Juni 2024.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Neben der Pflichterläuterung ist auch relevant, wen die E-Rechnungspflicht betrifft. Allgemein gilt die Pflicht zur Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen

1. für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B = Business-to-Business) und
2. für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand (B2G).

Somit gilt die E-Rechnungspflicht aktuell nicht für B2C-Geschäftsabwicklungen. Für Privatpersonen muss also keine E-Rechnung verpflichtend ausgestellt werden.

Die E-Rechnungspflicht bezieht sich auf alle Unternehmen, die ihren Sitz in Deutschland haben.

Übrigens: Auf EU-Ebene besteht keine einheitliche Pflicht für B2B-Unternehmen, E-Rechnungen zu verwenden. Einige EU-Länder, einschließlich Deutschland, haben nationale Vorschriften dafür eingeführt Es ist daher ratsam, in Einzelfall auf die Rechtsprechung des jeweiligen Staates zu achten.

Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?

Wie bei vielen rechtlichen Bestimmungen gibt es auch bei der E-Rechnungspflicht Ausnahmen, für die keine E-Rechnungen erforderlich sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise wie Bus- oder Bahntickets (§ 34 UStDV)

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 01.01.2025 beginnt der Übergangszeitraum zur verpflichtenden Nutzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Der Umstiegszeitraum gliedert sich wie folgt:

• Ab Januar 2025 hat die E-Rechnung Vorrang vor der Papierrechnung oder PDF-Rechnungen. Das bedeutet, dass alle Unternehmen ab diesem Datum elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und sicher archivieren müssen.
• Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standardformat entsprechen, sind erlaubt.
• Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Umsatz von maximal 800.000 Euro können die Regelungen von 2026 weiter nutzen. Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen verwenden. Bestehende EDI-Formate sind zulässig, wenn sie den Anforderungen entsprechen und vom Empfänger akzeptiert werden.
• Ab 2028 gibt es dann keine Sonderregelungen mehr: Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen verwenden.

Was sind Pflichtangaben einer E-Rechnung?

In Deutschland müssen sowohl E-Rechnungen als auch konventionelle Papierrechnungen bestimmte Informationen enthalten. Diese Informationen sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) vorgeschrieben.

Folgende Angaben sind auch auf E-Rechnungen erforderlich:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
• Rechnungsdatum
• eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Umfang der Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Waren
• Leistungszeitpunkt/-raum
• Preise nach Steuersätzen und -befreiungen aufgegliedert
• Preisminderungen, die bereits im Vorfeld vereinbart wurden (z. B. Rabatte)
• Anzuwendende Steuersätze sowie Steuerbeträge
• ggf. noch ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und zu Aufbewahrungspflichten

Das Reverse-Charge-Verfahren verlagert die Steuerschuldnerschaft vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger. Beispiel: Ein deutsches Unternehmen erbringt eine Dienstleistung für ein Unternehmen in Frankreich. Anstatt dass der deutsche Dienstleister die Umsatzsteuer abführt, muss der französische Leistungsempfänger die Steuer in Frankreich zahlen.

Bei öffentlichen Auftraggebern müssen mindestens noch folgende zusätzliche Angaben enthalten sein:

• Leitweg-Identifikationsnummer (bei Aufträgen von Bundesbehörden)
• Bankverbindungsdaten
• Fälligkeitsdatum der Rechnung bzw. Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• weitere zusätzliche Angaben wie z.B. die Lieferantennummer und Bestellnummer (falls diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurden)

Neben den inhaltlichen Vorgaben gibt es auch strukturelle Anforderungen. So muss die eRechnung maschinenlesbar sein und den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 gemäß RL 2014/55/EU entsprechen. Daraus haben sich entsprechende Datenstandards entwickelt. Durch diese können Unternehmen der eRechnungspflicht nachkommen

Welche Datenformate können für E-Rechnungen verwendet werden?

Die am weitest verbreiteten Standards für E-Rechnungen zur Erfüllung der eRechnungspflicht sind u.a. XRechnung, ZUGFeRD und EDI-Verfahren.

• XRechnung basiert auf XML. XRechnung ist in Deutschland grundsätzlich für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden, also dem B2G-Bereich. Es gibt zwei  Syntaxen: XRechnung CII (kurz für „Cross Industry Invoice“) und XRechnung UBL (kurz für „Universal Business Language“). Diese unterscheiden sich u.a. nach der Benennung der Elemente und der Reihenfolge.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF-Dokument enthält. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD – letzteres ab der Version 2.x, erfüllen die Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 gemäß RL 2014/55/EU. Heißt damit können Unternehmen der eRechnungspflicht nachkommen.
• Auch EDI-Verfahren können von Unternehmen zum Rechnungsaustausch weiter genutzt werden. Allerdings nur, wenn alle steuerrelevanten Informationen korrekt und vollständig gemäß CEN-Norm EN 16931 vorliegen können.

Sie möchten mehr über XRechnung und ZUGFeRD erfahren? In unseren beiden NEXIpedia-Beiträgen zu diesen Austauschformaten erhalten Sie weitere wissenswerte Informationen.

Wie können Unternehmen E-Rechnungen erzeugen?

Auch wenn XML beherrscht wird und theoretisch eRechnungen manuell erstellt werden können, ist dies oft unpraktisch, da XML-Dateien sehr umfangreich sind. Daher ist es sinnvoll, automatisierte Lösungen in Betracht zu ziehen. Spezielle Rechnungssoftware oder flexible Schnittstellen- und Data-Syndication-Tools, die als zentraler Datenhub fungieren, bieten hierbei Unterstützung. Solche Lösungen sind besonders nützlich, wenn Produkte bereits über verschiedene eBusiness-Kanäle wie eProcurement-Plattformen, Marktplätze, Großhändler oder einen eigenen B2B-Online-Shop vertrieben werden. In diesem Zusammenhang müssen Produkt-, Sortiments- und Preisdaten beispielsweise über BMEcat oder XLSX aufbereitet werden. Nach einem Verkauf erfolgt dann die Rechnungserstellung.

Softwarelösungen, die als Datahub und „Single Point of Distribution“ dienen, bieten klare Vorteile. Sie ermöglichen eine zentrale Stelle im Unternehmen, über die sämtliche Daten – einschließlich Rechnungsdaten – nach außen übertragen werden. Bestellungen über den Online-Shop werden über die Schnittstellenlösung in das ERP-System integriert. Von dort kann die Middleware die Daten, beispielsweise im XRechnungs-Format, aufbereiten und automatisiert per E-Mail an den Kunden senden. Dasselbe gilt für Bestellungen über andere Kanäle wie eProcurement-Systeme oder Marktplätze.

Das Prinzip funktioniert auch in umgekehrter Richtung: Wird beispielsweise eine XRechnung empfangen, kann die Data-Syndication-Software diese so aufbereiten, dass sie in das ERP-System oder andere interne Systeme übernommen wird. Der große Vorteil liegt darin, eine zentrale Lösung für alle eBusiness-Kanäle zu haben. Zudem sind diese Data-Syndication-Tools sehr flexibel und unabhängig von der Syntax. Systeme müssen sicherstellen, dass eRechnungen im UBL- und CII-Format empfangen und verarbeitet werden können.

In unserem Feature-Artikel „XRechnung mit CatalogExpress erzeugen“ erfahren Sie mehr dazu, wie Sie mit einer Data-Syndication-Lösung solch eine E-Rechnung erzeugen können.

Welche Auswirkungen hat die eRechnungspflicht auf das eBusiness?

In erster Linie müssen deutsche Unternehmen, als Hersteller, Händler und Großhändler im B2B-Bereich ihre IT-Infrastruktur anpassen, um der eRechnungspflicht nachzukommen. Sie müssen also in der Lage sein eRechnungen (z.B. ZUGFeRD oder XRechnungen) zu empfangen und zu erstellen. Letzteres spätestens ab 2028. Aber auch Marktplatz-Anbieter, eProcurement-Portale, Shopanbieter im B2B-Bereich müssen ihre Prozesse für den deutschsprachigen Raum anpassen. Das bedeutet, sie müssen Möglichkeiten zum Austausch von eRechnungen schaffen, damit Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können. Andernfalls verlieren sie Kunden bzw. Nutzer. Flexible Prozesse und Schnittstellen werden somit für alle Beteiligte zunehmend an Bedeutung gewinnen. Schlussendlich ist dies natürlich erstmal mit Aufwand für alle verbunden.

Wo Schatten ist, ist auch immer Licht, heißt: eRechnungen bieten Unternehmen auch viele Vorteile.

Was sind Vorteile von E-Rechnungen für B2B-Unternehmen?

Der Umstieg auf E-Rechnungen im Zuge des Wachstumschancengesetzes bringt in manchen Fällen einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich. Allerdings ermöglichen elektronische Rechnungen Unternehmen auch eine Vielzahl an Vorteilen:

• Umweltfreundlich: Elektronische Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und fördern damit die Umweltfreundlichkeit.
• Zeiteffizienz und Automatisierungsmöglichkeiten: Ausgangs- und Eingangsrechnungen können automatisiert erstellt bzw. übernommen werden. Dadurch minimiert sich auch das Risiko von Fehlern durch manuelle Dateneingaben.
• Schnellere Durchlaufzeiten und Bezahlprozessen: Zahlungsfristen starten normalerweise beim Erhalt der Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist sofort verfügbar, was zu schnelleren und pünktlicheren Zahlungen führt.
• Kosteneinsparungen: Der Wegfall der Kosten für Druck, Versand und Lagerung führt zu einer Verringerung der Betriebsausgaben.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die unmittelbare Übermittlung von Rechnungen informiert Zahlungsempfänger schneller, was häufig zu einer beschleunigten Zahlungsabwicklung führt.
• Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Digitale Rechnungen ermöglichen eine einfache Speicherung, Suche und Überwachung, was die Transparenz verbessert.
• Rechtssicherheit: eRechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und erfüllen die rechtlichen Standards für die digitale Archivierung.

Angesichts dieser Aspekte ist das Fazit für Unternehmen, dass trotz des initialen Aufwands der Nutzen für Unternehmen überwiegt. Vor allem die Wahl der richtigen Softwarelösung, kann dabei helfen die Vorteile der eRechnung vollständig zu nutzen.

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