XRechnung in CatalogExpress erstellen - Beitragsbild

XRechnung mit CatalogExpress erzeugen (E-Rechnungen)

 

Mit der Data-Syndication-Software CatalogExpress können Sie nicht nur Datenformate konvertieren, Produktdaten optimieren und Austauschformate wie BMEcat oder ETIM xChange generieren. Auch die Erstellung von E-Rechnungen ist schnell und einfach möglich: Das SaaS-Tool beherrscht die Generierung von XRechnung in den beiden gängigen technischen Formaten CII und UBL.

 

Was ist das XRechnung-Format?

XRechnung ist ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Es wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland verwendet. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2015 wird das Format weiter an Bedeutung gewinnen.

 

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung CII und XRechnung UBL?

Sie können die XRechnung in zwei verschiedenen technischen Formaten generieren: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide Formate dienen dem gleichen Zweck, bieten aber unterschiedliche Strukturen und Möglichkeiten zur Darstellung der erforderlichen Rechnungsdaten.

 

  • XRechnung (CII)

CII steht für „Cross Industry Invoice“ und ist Teil des UN/CEFACT-Standardframeworks. Das ist ein internationales Rahmenwerk, welches Standards für den globalen Handel und den elektronischen Datenaustausch entwickelt. Die Entwickler haben dieses XRechnung-Format entworfen, um es branchenübergreifend zu nutzen. Dieses Format hat eine sehr detaillierte, umfangreiche und dennoch flexible Struktur. Anwender können mit dieser XRechnung-Variante also eine breite Palette von Geschäftstransaktionen und -szenarien detailliert abbilden.

Obwohl verschiedene Industrien CII breiter akzeptieren können, ist es in der Anwendung komplexer und erfordert ein tieferes Verständnis der verwendeten Strukturen und Tags.

 

  • XRechnung (UBL)

Die Abkürzung UBL steht für „Universal Business Language“. Die „Organization for the Advancement of Structured Information Standards“ (OASIS) hat dieses Format entwickelt. Es handelt sich um eine gemeinnützige Organisation, die weltweit Standards für den Austausch strukturierter Informationen entwickelt. UBL ist im Vergleich zu CII weniger komplex und bietet eine einfachere und direktere Strukturierung von Rechnungsdaten. Es ist leichter zu implementieren und zu verwenden, besonders wenn die Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht extrem komplex sind. Daher wird das XRechnung-Format UBL oft von kleineren Organisationen oder bei weniger komplexen Transaktionen eingesetzt.

Beide Formate erfüllen jedoch vollständig die Anforderungen der XRechnung. Außerdem erfüllen beide Formatvarianten die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.

 

Welche Angaben werden für das XRechnung-Format benötigt?

Die strukturellen Anforderungen an elektronische Rechnungen ähneln den Angaben auf klassischen Rechnungen. Das deutsche E-Rechnungsgesetz legt konkret die Vorschriften für die Erstellung und Verwendung des XRechnung-Formats fest.

Dieses deutsche Gesetz basiert seinerseits auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Zudem wird es durch die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – ERechV) konkretisiert.

Für die gesetzeskonforme Generierung des XRechnung-Formats benötigen Sie standardmäßig folgende wesentliche Angaben:

  1. Rechnungssteller:
    • Name und Adresse des Rechnungsstellers
    • Steueridentifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer)
  2. Rechnungsempfänger:
    • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
    • Leitweg-ID (zur Identifizierung der empfangenden öffentlichen Institution)
  3. Rechnungsangaben:
    • Rechnungsnummer
    • Rechnungsdatum
    • Lieferdatum oder Leistungszeitraum
    • Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsfrist, Skonto)
  4. Lieferantendaten:
    • Name und Adresse des Lieferanten
    • Lieferantennummer (falls vorhanden)
  5. Kundenreferenz:
    • Bestellnummer oder Auftraggebernummer
    • Kundenreferenznummer (falls vom Kunden angegeben)
  6. Positionen:
    • Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
    • Menge und Einheit der Waren oder Dienstleistungen
    • Einzelpreis und Gesamtsumme je Position
    • Steuerbetrag und Steuersatz je Position
  7. Gesamtbeträge:
    • Zwischensumme (ohne Steuern)
    • Gesamtsumme der Steuern
    • Gesamtsumme (inklusive Steuern)
  8. Bankverbindung:
    • IBAN und BIC des Rechnungsstellers
    • Bankname und Bankadresse
  9. Steuerinformationen:
    • Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz
    • Steuerbefreiungen oder -ermäßigungen (falls zutreffend)
  10. Anhang (falls zutreffend):
    • Belege oder Zusatzdokumente, die der Rechnung beigefügt sind

 

Diese Angaben sorgen dafür, dass die XRechnung alle erforderlichen Informationen gemäß den europäischen und nationalen Vorgaben enthält und somit korrekt verarbeitet und bezahlt werden kann.

 

Wie kann eine E-Rechnung mit CatalogExpress erstellt werden?

In diesem Beispiel möchten wir eine E-Rechnung im XRechnungs-Format UBL mithilfe von CatalogExpress erzeugen. Die Rechnungsdaten in diesem Beispiel werden zum Beispiel in ERP- und/oder CRM-Systemen gepflegt.

Diesen Mappingprozess müssen Sie lediglich einmal entsprechend einrichten. Im Anschluss können Sie Ihr erstelltes Mapping als Vorlage für die schnelle und einfache Generierung von E-Rechnungen verwenden.

 

Und so einfach geht es:

Loggen Sie sich in Ihren CatalogExpress-Account ein. Zuerst erstellen Sie nun ein neues Katalogprofil (z.B. „E-Rechnungen mit XRechnung (UBL)“) und wechseln in das Menü „Mapping“.

In der neu geöffneten Mapping-Oberfläche sehen Sie die zwei Hauptbereiche „Eingabe“ (links) und „Ausgabe“ (rechts).

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Rechnungsdaten in einem ERP-System gepflegt werden. CatalogExpress bietet Ihnen nun zwei Optionen, die Rechnungsdaten einzubinden: Sie können die Daten aus dem ERP entweder über eine API-Schnittstelle einbinden, oder eine Datei (CSV, XLSX etc.) aus dem ERP erzeugen und diese dann in CatalogExpress als Quelldatei hochladen. In diesem Beispiel nutzen wir die Datei-Variante.

Mit einem Klick auf den roten Button „Quellen“ können wir auf der Eingabe-Seite die Quelldaten für die zu erstellende E-Rechnung auswählen.

XRechnung in CatalogExpress erstellen - Quelle hinzufügen

 

Im Untermenü kann mithilfe des Buttons „Quelle hinzufügen“ eine neue Quelle definiert werden. Excel-, CSV und XML-Dateien können aber auch einfach per Drag & Drop in das entsprechende Feld der Maske gezogen werden. In diesem Beispiel verwenden wir eine CSV-Datei, die wir einfach in das Menü ziehen können. Je nach Quelltyp sind dafür unterschiedliche Angaben notwendig. In solch einem Fall schlägt CatalogExpress dann eine Standardkonfiguration vor, die lediglich mit wenigen Klicks angepasst werden muss.

Quelle hinzufügen in CatalogExpress

 

Nun sehen Sie, dass die Quelle (hier „xrechnung_example“) hinzugefügt wurde.

Quelle erfolgreich hinzugefügt

 

Um die Daten in der Quelldatei auszulesen, klicken wir auf das obere Zauberstab-Symbol am rechten Rand der Zeile.

Daten aus der Quelldatei auslesen in CatalogExpress

 

Jetzt sehen Sie auf der Eingabe-Seite in CatalogExpress alle Daten aus Ihrer Quelldatei. Hier ein Ausschnitt dieser Beispieldaten:

XRechnung in CatalogExpress erstellen - Quelldaten importiert

 

Diese Rechnungsdaten können wir nun auf eine der beiden XRechnungs-Formatvarianten mappen. Dazu wechseln wir von der linken „Eingabe“-Seite hinüber zur rechten „Ausgabe“-Seite. Ihr Vorteil: Beide XRechnungs-Formatvarianten (UBL und CII) sind bereits als Zielformatvorlagen in CatalogExpress verfügbar und können einfach ausgewählt werden.

Um die „XRechnung (UBL)“-Vorlage auszuwählen, klicken wir zuerst auf den Button „Zielformatvorlagen“ oben auf der „Ausgabe“-Seite.

Zielformatvorlagen in CatalogExpress wählen

 

Im neu geöffneten Auswahlmenü können Sie nach „XRechnung (UBL)“ suchen oder in der Formatliste scrollen und das gewünschte Zielformat mit einem Klick auswählen.

XRechnung als Zielformatvorlage in CatalogExpress auswählen

 

Durch die Auswahl des Zielformats wird die XRechnung (UBL)-Formatstruktur in die Ausgabeseite geladen. Das sieht dann so aus (Ausschnitt):

XRechnung UBL Zielformat in CatalogExpress

 

Jetzt sehen Sie Datensätze auf beiden Seiten des Mapping-Menüs.

Übersicht Eingabe und Ausgabe in CatalogExpress

 

Bevor das Mapping der Quellattribute auf dazu passende Attribute des Zielformats beginnen kann, muss noch eine kleine technische Vorbereitung getroffen werden. Dazu wenden wir uns dem Datenbereichsfeld auf der linken „Eingabe“-Seite zu. Hier sehen Sie das Datenbereichsfeld in Rot umrandet.

Datenbereichsfeld in CE

 

Dieses Datenbereichsfeld muss nun einmalig dem Bereich des Zielformats zugeordnet werden, ab dem zu verknüpfende Attributsfelder vorkommen. So weiß CatalogExpress, ab welchem Punkt der Zielformatvorlage die Zielattribute überhaupt mit den Quellattributen verknüpft werden sollen.

Bei bestimmten Use Cases vermittelt der Head-Bereich eines Zielformats zwar auch technische Informationen, doch sind diese nicht immer relevant für das manuelle Mapping. Daher berücksichtigen wir den Head-Bereich in solchen Fällen nicht für Mappings.

Unser Beispiel zeigt, dass der Header-Bereich des XRechnung (UBL)-Formats bereits wichtige Zielattribute enthält, die wir mit den entsprechenden Quellattributen verknüpfen müssen.

Entsprechend wählen wir auf der Ausgabe-Seite direkt das erste Attribut “UBL:Invoice” als Startpunkt für das Mapping aus.

Hierzu klicken wir links neben dem Attributsnamen „UBL:Invoice“ auf das Dreipunktmenü und wählen die Option „Iteration hinzufügen“ aus. Jetzt taucht neben dem Attributsnamen ebenfalls ein anwählbares Klammersymbol auf.

Nun verknüpfen wir das gesamte linke Datenbereichsfeld durch einen Klick auf das erste Klammersymbol mit dem kompletten Datenfeld des Zielformats – ebenfalls mit einem Klick auf das erste Klammersymbol auf der rechten Seite. Die hergestellte Verknüpfung wird jeweils durch rote Klammersymbole verdeutlicht.

Verknüpfung des Datenbereichsfeldes mit der Ausgabeseite

 

Wir haben somit den passenden Einstiegspunkt für das nun folgende Mapping festgelegt. Jetzt können wir alle einzelnen Quellattribute mit ihren passenden Zielattributen verknüpfen („mappen“). So stellen wir sicher, dass die später generierte E-Rechnung auch entsprechend alle geforderten / vorgeschriebenen Informationen aus den Quelldaten beinhaltet.

Auch hier leuchten die Klammersymbole auf beiden Seiten jeweils rot, sobald eine Verknüpfung festgelegt wurde. Außerdem sehen Sie jeweils rechts im verknüpften Zielattribut, welches Quellattribut Sie damit verknüpft haben. In diesem Beispiel haben wir das Quellattribut „SUPPLIER_NAME“ erfolgreich mit dem entsprechenden Zielattribut „cbc:Name“ verknüpft.

 

Klammern rot nach Verknüpfung von Attributen

 

Diesen Vorgang wiederholen wir entsprechend einmal für alle Quellattribute. Sobald alle Attribute entsprechend miteinander verknüpft sind, verlassen wir das Mapping-Menü wieder.

Als nächstes kann die E-Rechnung im XRechnung (UBL)-Format unter dem Reiter “Kataloge” auf Grundlage des zuvor erfolgten Mappings generiert werden. Übrigens: Optional können Sie auch Prozesse konfigurieren, um E-Rechnungen mit CatalogExpress automatisiert zu generieren, sodass immer eine aktuelle Quelle verwendet wird.

Darüber hinaus ist auch die automatisierte Rechnungsdistribution etwa per E-Mail, SFTP oder per Direktanbindung an ein System möglich.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben erfolgreich eine E-Rechnung mit CatalogExpress erzeugt!

Haben Sie Fragen zur XRechnung-Erstellung oder zu anderen CatalogExpress-Features? Buchen Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin.

Wer hat‘s geschrieben?
Jan Müller
jan.mueller@nexoma.de

Jan ist seit 2024 bei nexoma. Dem gelernten E-Commerce-Kaufmann sind Produktdaten alles andere als fremd. Als sprachlich versierter Marketing Manager ist Jan außerdem unser Mann für viele Texte (Deutsch und Englisch) und versorgt euch unter anderem mit wissenswerten NEXIpedia- und Newsletter-Beiträgen.