Benutzerrollen in CatalogExpress

Benutzerrollen in CatalogExpress

 

Kennen Sie das? Ihr Vertrieb benötigt für einen Kunden einen bestimmten Produktkatalog, wie zum Beispiel einen ETIM BMEcat oder FAB-DIS, oder ein anderes Format. In der Praxis kann er diesen Katalog oft nicht selbst erstellen. Daher wendet sich Ihr Vertrieb meistens an die IT oder eine andere Fachabteilung, damit diese den Katalog erstellt. Nach der Fertigstellung erhält Ihr Vertrieb den Katalog und schickt ihn dem Kunden zu. In diesem Prozess der Data-Syndication sind verschiedene Akteure beteiligt und es entstehen Abhängigkeiten vom Ihrem Vertrieb zur IT.

Im schlimmsten Fall kann der Produktkatalog nicht sofort erstellt werden, weil Ihre IT in der Praxis nicht alles sofort stehen und liegen lassen kann, um Ihrem Vertrieb den Katalog bereitzustellen. Das heißt umgekehrt, der Vertrieb muss warten, und somit auch der Kunde.

Wäre es daher nicht besser, wenn Ihr Vertrieb die Kataloge selbst erstellen könnte, und das ganz ohne tiefergehende Datenkenntnisse? Ihr Vertrieb könnte sofort reagieren, und die IT müsste erst gar nicht involviert werden. Unterm Strich also eine Zeitersparnis für Ihre Data-Syndication. Doch wie kann so etwas funktionieren? Der Schlüssel sind verschiedene Benutzerrollen! CatalogExpress bietet Ihnen neben der klassischen Admin-Rolle noch drei weitere Benutzerrollen für Ihr Feed Management: Manager, Creator und Data-User. Dadurch können Sie MitarbeiterInnen aus IT, Vertrieb, Marketing und Produktdatenmanagement mit entsprechenden Berechtigungen ausstatten.

Welche Benutzerrollen gibt es?

Creator

Als Creator sind Sie in der Lage auf die eingerichteten Katalogprofile für Ihre Kunden, Marktplätze, und Portale zuzugreifen und die Kataloggenerierung manuell zu starten. Daher eignet sich diese Rolle für Ihre MitarbeiterInnen aus Vertrieb oder Key-Account-Management, die ohne Produktdaten-Knowhow die Kataloge wie BMEcat, BMEcat ETIM, XLXS, XML oder JSON für Ihre Kunden erstellen möchten. Ihre MitarbeiterInnen können in CatalogExpress auf den Bereich „Kataloge“ zugreifen. Dort sieht jemand mit der Rolle des Creators eine Übersicht über alle erstellten Kataloge, auf die er Zugriff hat.

Creator Ansicht Kataloge in CatalogExpress

Wenn nun ein Kunde wie z. B. der Großhändler oder ein B2B-Unternehmen einen bestimmten Produktkatalog benötigt, so kann dieser über den Button „Neu“ von dem Creator erstellt werden.

Dort können Sie als Key Account-Manager oder in der Rolle einer Fachabteilung die bereits konfigurierten Kataloganforderungen eines bestimmten Kunden auswählen und die Erstellung des eKatalogs starten.

Katalog erstellen als Creator in CatalogExpress

Ebenso sind Sie als Creator in der Lage das Sortiment und die Preise innerhalb des Kundenkatalogs zu bestimmen. Hierfür können Sie vor der Katalogerstellung über die „Sortiment_Vorlage“ ein Kundensortiment als EXCEL-Datei hochladen. Den genauen Aufbau der EXCEL definiert die Manager-Rolle in CatalogExpress.

Für die interne Nachvollziehbarkeit können Sie darüber hinaus noch einen Kommentar bzw. einen vom Kunden vorgegebenen Dateinamen hinzufügen. Mit dem Klick auf „Starten“ wird die Katalogproduktion dann gestartet und ggf. direkt an den Kunden automatisch versendet.

Anschließend wird der fertig erstellte Katalog in der Übersicht angezeigt. Dieser kann dann über den Download-Button heruntergeladen werden und Ihrem Kunden bereitgestellt werden.

Katalogübersicht nach der Katalogerstellung in CatalogExpress

Die Bedienung bleibt für den Creator sehr einfach und intuitiv. Im Gegensatz zur Manager-Rolle, sind hier keine tiefergehenden Datenkenntnisse notwendig.

 

Manager

Der Manager besitzt neben dem Zugriff auf Kataloge auch Zugriff auf die Profile.

Manager Ansicht in CatalogExpress#

Diese Rolle eignet sich vor allem für Ihre MitarbeiterInnen, die Know how aus der IT, dem Daten- oder Produktdatenmanagement mitbringen bzw. generell in die Strukturen und Datenformate eingewiesen sind. Die Bedienung in der Manager-Rolle erfordert im Übrigen keine Programmierkenntnisse. Ihre Manager bauen die Katalogprofile bzw. Datenstrukturen (z.B. BMEcat, JSON, CSV, XLXS, XML) für Ihre Kunden, Marktplätze (wie Conrad oder Mercateo) oder internen Systeme (z.B. Shop oder ERP) auf.

In der Mapping-Oberfläche von CatalogExpress kann der Manager unterschiedliche System-Quellen, wie ERP oder PIM oder Datei-Quellen wie XLSX, CSV oder XML gleichzeitig nutzen und miteinander verheiraten sowie diese auf die gewünschte Zielstruktur mappen. Mit Hilfe von über 100 Funktionen kann Ihr Manager somit jegliche Transformationen zur Einhaltung der Kundenanforderungen an die Produktdaten vornehmen.

Nach dem Mapping definiert der Manager die Distribution, die Ihr Kunde für die Übermittlung der Daten wünscht. Diese kann automatisiert per (S)FTP, REST-Schnittstelle oder E-Mail erfolgen. Sollte es keine Möglichkeit zur automatisierten Datenübertragung geben, kann der Katalog später auch manuell heruntergeladen werden. Im Anschluss stellt der Manager das Katalogprofil allen zuständigen MitarbeiterInnen in der Creator-Rolle und in der Manager-Rolle zur Verfügung. Danach startet die Katalogerstellung.

 

Admin

Der Benutzer Admin hat alle Rechte des Managers und zusätzlich noch die Benutzerverwaltung.Admin Ansicht in CatalogExpress

Hier kann er unter „Neu“ neue Benutzer hinterlegen, inaktiv setzen oder komplett löschen. Bei letzterem geht die Katalogzuordnung komplett verloren. Er kann ebenso die Katalogprofile den zuständigen MitarbeiterInnen zuweisen und die Rollen vergeben.

 

Data User

Als letzte Rolle gibt es noch den Data User. Diese Rolle können Sie beispielsweise an Ihre Datenempfänger bzw. internen Nutzer vergeben, die ausschließlich Interesse daran haben Einsicht in erstellte elektronische Kataloge zu nehmen oder sich diesen herunterladen möchten. Sobald ein Katalog mit entsprechender Zuweisung erstellt wurde, erhält dieser eine E-Mail. Anschließend kann er in der CatalogExpress Oberfläche den Katalog selbst herunterladen. Die Oberfläche sieht dabei ähnlich aus, wie die des Creators.

Data-User Ansicht CatalogExpress

Bei Bedarf können Sie auch eine bestimmte Policy dazwischenschalten, z.B. muss er vor dem Download erst zustimmen, dass er den Produktdatenkatalog ausschließlich für einen bestimmten Zweck verwendet.

 

Welche Vorteile hat die Rollenverteilung für Sie?

Dank unterschiedliche Benutzerrollen in CatalogExpress wird die Benutzeroberfläche für jeden Nutzer leichter verständlich und einfacher bedienbar. Ihre Mitarbeiter können sich auf die Funktionen konzentrieren, die für ihre Aufgaben im Feed Management wichtig sind.

Die Rollenverteilung verbessert jedoch insbesondere die Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens. So arbeiten Fachabteilung und IT- bzw. Datenabteilung eng zusammen und machen den Katalogerstellungsprozess deutlich effizienter. Dadurch, dass z. B. Ihr Vertrieb als Creator in CatalogExpress ohne Produktdaten-Knowhow selbst Kataloge erstellen kann, entfällt die Abhängigkeit vom Data Manager oder von der IT. Zunächst einmal bedeutet dies eine Entlastung für Ihre Abteilungen, die sonst mit dem gesamten Erstellungsprozess beschäftigt waren. Ihre Vertriebsmitarbeiter können also eigenständig auf Kundenanfragen reagieren und gewünschte Kataloge erstellen.  Folglich erhöhen Sie die Effizienz in Ihrem Datenmanagement deutlich.

Profitieren Sie von der Benutzerverwaltung in Ihrem Feed-Management.

Sie erhalten Zugriff auf die Benutzerrollen in allen drei Leistungspaketen des CatalogExpress. Vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Beratungsgespräch mit uns.

Wer hat‘s geschrieben?
Julia Neuhäuser
julia.neuhaeuser@nexoma.de

Julia ist seit März 2022 in unserem Marketingteam. Als Bachelor of Arts im Dienstleistungsmarketing versorgt Julia euch u. a. mit Inhalten zu Marketingthemen, Success-Storys und zur NEXIpedia.