30 Juni Was ist PDM (Produktdatenmanagement)?

Produktdatenmanagement (kurz „PDM“, engl.: „Product Data Management“) beschreibt die zentrale Organisation, Verwaltung und Verteilung aller wichtigen Produktdaten über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Der Begriff umfasst daher sowohl

• die Erfassung neuer Produktdaten während der Entwicklung als auch
• die Verwaltung und Aktualisierung bestehender Daten.

Das PDM hilft Unternehmen, Produktdaten wie Maße, Gewicht, technische Spezifikationen, CAD-Daten, Gefahrgutinformationen, Fertigungsanweisungen und Logistikdetails erfolgreich zu verwalten.

Warum ist das Produktdatenmanagement für Unternehmen wichtig?

Im heutigen eBusiness spielt das Produktdatenmanagement (PDM) eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Verwaltung und Nutzung von Produktinformationen. Unternehmen klären damit wichtige Fragen zu ihren Daten:

• Sind alle Produktdaten vollständig und aktuell?
• Welche Version eines Produkts ist freigegeben? Müssen Anpassungen vorgenommen werden?
• Wer hat zuletzt Änderungen an den Daten vorgenommen?

PDM ist also ein übergreifendes Konzept, das verschiedene Aspekte der Datenverwaltung beinhaltet. Es umfasst die gesamte Datenverwaltung von der Entwicklung eines Produkts bis hin zu seiner Markteinführung. Dabei spielt neben der internen Datenpflege auch die Verwaltung und Anpassung von Daten für externe Datenempfänger eine wichtige Rolle.

Das PDM unterstützt Unternehmen also auch dabei, eine Vielzahl von Datenformaten und -standards zu verwalten, um den Anforderungen unterschiedlicher interner und externer Akteure gerecht zu werden. Dazu gehören beispielsweise technische Spezifikationen, CAD-Daten, Logistikinformationen oder Gefahrenhinweise. Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, diese Daten kontinuierlich zu pflegen und über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg konsistent zu halten.

Durch das Data-Onboarding werden Lieferantendaten in das interne System integriert, während die Data-Syndication die Verteilung der Produktdaten an externe Kanäle ermöglicht. Beide Prozesse gewährleisten, dass die Daten nahtlos in bestehende Systeme eingebunden und den Anforderungen externer Partner oder Plattformen gerecht werden.

Wie ermöglichen Data-Onboarding und Data-Syndication ein effizientes Produktdatenmanagement?

Um genauer zu verdeutlichen, wie Unternehmen ihre Produktdaten mithilfe von Produktdatenmanagement-Lösungen verwalten, nehmen wir einen Staubsauger als Beispiel. Zunächst betrachten wir den erwähnten Bereich des Data-Onboardings, der eine zentrale Möglichkeit für Händler darstellt, externe Lieferantendaten in ihre Systeme zu integrieren. Ein Händler könnte beispielsweise technische Spezifikationen, Bilder und Artikelnummern von verschiedenen Lieferanten in unterschiedlichen Formaten wie Excel oder CSV erhalten.

Mit einem Tool wie dem Supplier-Portal gibt der Händler spezifische Vorgaben an die Lieferanten, etwa hinsichtlich des Dateiformats. Das Supplier-Portal validiert die Daten automatisch und unterstützt die Integration in zentrale Systeme, je nach verwendetem Format und System.

Soll der Staubsauger auf externen Marktplätzen oder Branchenportalen gelistet werden, müssen die Datenvorgaben der externen Empfänger berücksichtigt werden. Mit einer Data-Syndication-Software wie CatalogExpress werden die Produktdaten aus verschiedenen Quellen (einzelne Dateien, aber auch Systeme) konsolidiert und für eCommerce-Kanäle wie Amazon oder Mercateo aufbereitet. CatalogExpress konvertiert die Daten in Austauschformaten wie BMEcat, XML oder CSV und passt sie an die Anforderungen der Marktplätze an. Das Tool ermöglicht außerdem die Aufbereitung nach branchenspezifischen Klassifikationsstandards wie ETIM und ECLASS. Anschließend kann das Unternehmen seine optimierten Produktdaten manuell oder automatisiert bereitstellen.

Dadurch stellt der Staubsauger-Händler sicher, dass seine Produktdaten den Anforderungen der Plattformen entsprechen und dort korrekt dargestellt werden. Diese korrekte Darstellung ist entscheidend für eine gute Auffindbarkeit, eine informative Produktbeschreibung und die Vergleichbarkeit im jeweiligen Shop oder Portal. Dies verbessert nicht nur die Nutzererfahrung, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit eines Kaufs.

Welche PDM-Softwarelösungen und -Systeme gibt es?

Die beiden oben genannten Aspekte des PDM deuten bereits an, dass es im Rahmen des Produktdatenmanagements verschiedene Verwendungszwecke für Daten geben kann. Unternehmen nutzen für ihr Produktdatenmanagement daher meist unterschiedliche Softwarelösungen. Jede Software ist meist auf eine spezifische Möglichkeit zur Datenverwaltung spezialisiert. Schnittstellen ermöglichen gleichzeitig den Austausch dieser Daten zwischen diesen Systemen.

Ein Staubsauger-Händler nutzt für gewöhnlich zum Beispiel auch diese sich gegenseitig ergänzen Produktdatenmanagement-Systeme:

• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) dienen der Verwaltung von Preisen, Lagerbeständen und Bestellinformationen. Unternehmen setzen sie häufig bereits in der frühen Entwicklungs- und Produktionsphase ein. Der Staubsauger-Händler könnte hier aber auch grundlegende Produktinformationen wie Artikelnummern und Materialbeschreibungen hinterlegen. Einkaufs- und Produktionsabteilungen nutzen diese Daten wiederum, um Kosten zu senken und den Produktionsprozess effizient zu gestalten.
• Unter anderem spielen auch PIM-Systeme hinsichtlich der Markteinführung und Produktpräsentation des Staubsaugers eine wichtige Rolle. Sie verwalten zentrale Produktinformationen wie technische Daten, Beschreibungen und Spezifikationen. Marketing- und Vertriebsteams greifen auf PIM-Systeme zu, um diese Daten auf verschiedenen Vertriebskanälen, wie Online-Shops und Katalogen, bereitzustellen.
• In DAM-Systemen speichern und verwalten Unternehmen Medien wie Bilder und Videos des Staubsaugers. Diese Systeme sind besonders wichtig für die Marketingabteilung, um visuelle Inhalte für Kampagnen und Plattformen bereitzustellen.
• MDM-Systeme sorgen hingegen dafür, dass alle Stammdaten übergreifend konsistent bleiben und in den verschiedenen Systemen wie ERP, PIM oder DAM zentral verwaltet werden. Sie ermöglichen eine ganzheitliche Verwaltung und Synchronisation der Stammdaten – etwa bezogen auf den Staubsauger – über alle Systeme hinweg.

Welche Vorteile bietet das Produktdatenmanagement für Unternehmen?

Diese verschiedenen Teilaspekte des Produktdatenmanagements ermöglichen Unternehmen nicht nur eine flexible Datenverwaltung, sondern auch zahlreiche Vorteile. Unabhängig von spezifischen eingesetzten Softwarelösungen profitieren Unternehmen allgemein davon, ihr PDM strukturiert und strategisch durchzuführen. Dazu gehört die Wahl der jeweiligen Systeme – aber auch das Verständnis dafür, was bei der Verwendung dieser Softwarelösungen zu beachten ist. Zu den drei größten Vorteilen des PDM gehören

• Ein zentraler Zugang zu aktuellen Daten:
  Die Nutzung eines PIM-Systems ermöglicht Unternehmen, einen „Single Point of Truth“ für seine Produktdaten zu schaffen. Das bedeutet, dass alle Produktdaten zentral und konsistent gespeichert und gepflegt werden, was veraltete Informationen und Datensilos vermeidet. Bezogen auf den bereits erwähnten Staubsauger hat das Entwicklungsteam dann stets Zugriff auf die aktuellen Versionen der technischen Daten. Gleichzeitig kann die Marketingabteilung immer auf die neuesten Bilder und Beschreibungen zugreifen.

• Eine Effizienzsteigerung durch optimierte Datenprozesse:
  Egal, um welche Art von PDM-Software es sich handelt: Alle Systeme verbessern die Datenorganisation durch automatisierte Prozesse, die doppelte Einträge und Fehler vermeiden. Anhand des Staubsauger-Beispiels ermöglicht das ERP-System der Produktionsabteilung, jederzeit auf aktuelle Stücklisten und Lagerbestände zuzugreifen. Automatisierte Prüfungen verhindern doppelte oder fehlerhafte Einträge. Dies verkürzt die Entwicklungszyklen und minimiert Fehler.

• Eine kürzere „Time-to-Market“:
  Ein MDM-System (Master Data Management) verwaltet zentral die Stammdaten des Staubsaugers und anderer Produkte / Dienstleistungen. Dazu gehören Spezifikationen und Artikelnummern. Das Unternehmen leitet diese Daten dann automatisch an sein PIM-System weiter. Die direkte Verknüpfung der Systeme sorgt für eine automatische Synchronisierung. Dadurch entfällt die manuelle Pflege in mehreren Systemen. Dies beschleunigt die Prozesse und gestaltet die Markteinführung letztendlich effizienter.

Welche Herausforderungen birgt das PDM für Unternehmen?

Neben den Vorteilen des Produktdatenmanagements sollten sich Unternehmen aber auch mit möglichen Herausforderungen im Kontext des PDM auseinandersetzen. Für nahezu jedes Problem gibt es aber passende Lösungen. Unter anderem könnten zum Beispiel diese Problemstellungen auftreten:

• Integration mit bestehenden IT-Systemen:
  Ein ganzheitlich gedachtes PDM erfordert, dass verschiedene Systeme wie ERP, PIM und CAD direkt miteinander verbunden sind. Nur so können Unternehmen jederzeit einen reibungslosen Datenaustausch gewährleisten. Das ist auch für die reibungslose Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen wichtig. Um technische Probleme durch unterschiedliche technische Verknüpfungen zu vermeiden, ist es deshalb sinnvoll, dass Unternehmen auf standardisierte Schnittstellen wie APIs setzen. So können sie sicherstellen, dass ihre Systeme untereinander kompatibel sind und die automatische Synchronisation der Daten möglich ist.

• Datenqualität bei Data-Syndication:
  Bei der Verteilung von Produktdaten an verschiedene Vertriebskanäle (Data-Syndication) müssen die Daten immer den jeweiligen Anforderungen der jeweiligen Plattformen entsprechen. Allerdings fordern unterschiedliche Marktplätze mitunter verschiedene Formate und Standards. Das wiederum kann besonders bei einer verteilten Datenhaltung über mehrere Systeme hinweg zu Inkonsistenzen führen. Eine Lösung dafür ist eine zentrale Datenverwaltung mit anschließenden automatisierten Prüfprozessen. Dieses Vorgehen hilft dabei, eine gleichbleibend hohe Datenqualität sicherzustellen, bevor die Daten dann an externe Systeme und Kanäle weitergeleitet werden.

• Benutzerakzeptanz und Schulung:
  Die Einführung neuer Systeme und Produktdatenmanagement-Workflows kann mitunter auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen. Beispielsweise könnt es sein, dass Mitarbeiter die neuen Systeme und ihre manchmal umfangreichen Funktionen zuerst nicht verstehen oder sich schwertun, sie in bestehende oder neue Arbeitsprozesse zu integrieren. Hier können frühzeitige Schulungen und praxisorientierte Workshops Abhilfe schaffen. So können Unternehmen die neuen Anwender rechtzeitig mit den neuen Funktionen vertraut machen. Solche Maßnahmen erleichtern die Akzeptanz der neuen Systeme, sodass sie zeitnah und effizient in tägliche Workflows integriert werden können.

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