30 Apr Was ist “UNSPSC”?

Steht ein Unternehmen vor der Aufgabe, seine Warengruppen und Produkte eindeutig und systematisch zu klassifizieren, stehen gleich mehrere Klassifikationsmodelle zur Wahl – darunter auch die Nutzung von UNSPSC-Codes.

UNSPSC ist ein offener Standard zur Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen. „Offener Standard“ bedeutet, dass die Nutzung weltweit kostenlos und leicht zugänglich ist. Damit wird sowohl ein schnelles und einheitliches Data-Onboarding in das eigene PIM-/ERP-System, als auch eine strukturierte Data-Syndication in ein fremdes System ermöglicht.

Wofür steht die Abkürzung UNSPSC?

Die Abkürzung „UNSPSC“ steht für “United Nations Standards Products and Services Code” und wird als Standard zur Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen von GS1 US verwaltet. Dabei handelt es sich um eine non-profit Organisation, welche unter anderem auch die bekannten Identifizierungsnummern EAN und GTIN entwickelt hat.

Wer nutzt UNSPSC?

Nicht nur, aber gerade auch für international tätige Händler und Anbieter kann die Nutzung dieser Codes eine sinnvolle Entscheidung sein. Der Hintergrund: UNSPSC hat sich vor allem im englischsprachigen Raum entwickelt. Daher ist der UNSPSC-Standard vor allem auf internationaler Ebene weit verbreitet und akzeptiert.

Das international gebräuchliche Klassifikationsmodell wird hauptsächlich im E-Procurement eingesetzt und kann auf Grund der breit gefächerten Warenbereiche auch branchenübergreifend genutzt werden.

Wie ist ein UNSPSC-Code aufgebaut?

Im Bereich der elektronischen Geschäftsprozesse besteht ein UNSPSC-Code üblicherweise aus acht Ziffern. Diese acht Ziffern sind wiederum in vier Ziffernpaare unterteilt. Jedes Ziffernpaar repräsentiert dabei eine Klassifikations-Ebene.
Wissenswert ist dazu auch, dass der UNSPSC-Code von links (allgemeine Einordnung) nach rechts immer spezifischer wird.
Die vier typischen Stufen eines UNSPSC-Codes sind:

• Stufe 1 – Segment: Logistische Aggregation von Produktfamilien zu Zwecken der Analyse
• Stufe 2 – Familie: Gruppe von Warenkategorien, die in einer Beziehung zueinanderstehen
• Stufe 3- Klasse: Eine Warengruppe, die gemeinsame Merkmale teilt
• Stufe 4 – Ware: Gruppe austauschbarer Produkte und Dienstleistungen

Wie sieht ein UNSPSC-Code aus?

Um die einzelnen Stufen und damit auch den Code als Ganzes zu verstehen, nehmen wir an, dass wir einen Laserdrucker klassifizieren möchten.

Der UNSPSC-Code für einen Laserdrucker lautet 43212105. Aber wie kommt man darauf, und was bedeuten diese Ziffern genau?

Stufe 1 (das erste Ziffernpaar): Die Zahl 43 steht für das Segment „Information Technology Broadcasting and Telecommunications“. Das Segment ist die erste und allgemeinste Stufe der Kategorisierung beim UNSPSC-Code. Es hilft, Produkte in allgemeine Bereiche einzuteilen, um eine übersichtliche Struktur zu schaffen und den Such- und Vergleichsprozess zu vereinfachen.

Stufe 2 (das zweite Ziffernpaar): 21 steht für die Familie, also eine Gruppe von ähnlichen oder verwandten Warenkategorien. Man kann sich diese Kategorisierung wie ein Regal voller ähnlicher Dinge vorstellen. Dadurch, dass diese artverwandten Gegenstände im selben Regal stehen, kann man sie leichter finden. In unserem Beispiel steht 21 für die Familie „Computer Equipment and Accessoires“.  

Stufe 3 (das dritte Ziffernpaar): Diese Zahl bezieht sich auf die Klasse, also eine Warengruppe, die gemeinsame Merkmale teilt. In unserem Fall gehört der Laserdrucker zur Klasse 21: „Computer printers“. Damit ist aber noch nicht klar, um welche Art von Drucker es sich ganz spezifisch dabei handelt.

Genau das spezifiziert Stufe 4 (das vierte Ziffernpaar), denn 05 steht für die Ware „Laser printers“. Bei der UNSPSC-Klassifikation sind “Waren” alle materiellen Güter, Produkte oder Gegenstände, die gehandelt, gekauft oder verkauft werden.

Was bedeutet die fünfte Stufe?

Die fünfte Stufe des UNSPSC-Codes ist optional. Sie wird als “Business Function“ (Geschäftsfunktion) bezeichnet und bietet Unternehmen die Möglichkeit, etwaige spezifische Zusatzleistungen zu einem Produkt im Code mit anzugeben. Das können bestimmte Serviceleistungen wie ein Leasingangebot oder andere Dienstleistungsinformationen sein.

Wie bekomme ich UNSPSC-Codes?

Damit Produktdaten um individuell passende UNSPSC-Codes im eigenen PIM, ERP oder eProcurement-System in einem eigens zugewiesenen Feld ergänzt werden können, müssen die Codes natürlich zuerst beschafft werden. Dies kann direkt über die offizielle UNSPSC-Website erfolgen.

Standardmäßig gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, um UNSPSC-Codes zu erhalten:

Sie konsultieren die Datenbank-Suche auf der offiziellen Website. Dort können Sie eine Produktbezeichnung im Suchfeld eingeben und erhalten dann einen exakt passenden Code. Diese Variante eignet sich vor allem dann, wenn Sie nur vereinzelte / wenige Codes benötigen.

Sie laden sich eine PDF-Datei mit allen derzeitigen Codes herunter. Dies verschafft einen guten allgemeinen Überblick. Andererseits gestaltet sich die Implementierung mehrerer Codes in das eigene System auf diese Weise mitunter schwierig.

Sie kaufen eine Excel-Version, wodurch die Codes leichter in das eigene System integriert werden können. Diese Option ist vor allem für eine Vielzahl benötigter UNSPSC-Codes hilfreich, allerdings eben nicht kostenfrei.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit: UNSPSC selbst bietet Unternehmen und Lösungsanbietern eigene Abo-Modelle an. Dieses Abo-Modell ermöglicht den Zugriff auf alle Versionen, eine verbesserte Codesuche sowie Neuigkeiten zu Updates und Informationen. Außerdem erhalten UNSPSC-Abonnenten die Möglichkeit, Änderungsanträge zu neuen Codes mittels Change-Requests einzubringen.

Wie tauschen Kunden die Codes aus?

Zum Datenaustausch von UNSPSC-Nummern sind elektronische Kataloge besonders hilfreich. Klassische Katalogformate sind beispielsweise BMEcat, CIF, XML XLSX – oder im Fall des neuen xChange-Katalogaustauschformats auch JSON.
Egal, welches Format letztlich präferiert wird: Es ist wichtig, sich rechtzeitig im Vorfeld zu erkundigen, welche Vor- und Nachteile sich durch die Nutzung bestimmter Formate ergeben und gemeinsam mit dem Datenempfänger festzulegen, in welcher Form das Data-Onboarding des Empfängers geschehen soll.

Was unterscheidet UNSPSC von anderen Klassifikationen wie ETIM / ECLASS?

Wer bereits länger mit Produktdaten und ihrer Pflege zu tun hat, weiß, dass es längst nicht nur eine Möglichkeit der Produktdatenklassifikation gibt. Geläufig sind beispielsweise auch Produktklassifikationssysteme wie ETIM, ECLASS oder GPC.
Aber wie unterscheidet sich UNSPSC von diesen und anderen Klassifikationsmodellen, und wann kann die Nutzung von UNSPSC-Zifferncodes sinnvoll sein?

Hier fünf grundlegende UNSPSC-Eigenschaften in der Übersicht:

1. Anwendungsbereich und Zweck

UNSPSC ist ein globaler Standard, der Produkte und Dienstleistungen unabhängig von der Branche und einem geografischen Standort klassifiziert. Es wird häufig in der Beschaffung und im Supply Chain Management eingesetzt. ETIM und ECLASS hingegen sind spezifischer für bestimmte Branchen wie Elektrotechnik, Bauwesen und Automobilindustrie konzipiert.

2. Struktur und Hierarchie

UNSPSC basiert auf einer hierarchischen Struktur mit vier Ebenen: Segment, Familie, Klasse und Ware. Diese Struktur ermöglicht eine breite Abdeckung verschiedener Produkt- und Dienstleistungskategorien. ETIM und ECLASS haben ebenfalls eine hierarchische Struktur, sind jedoch spezifischer und detaillierter in Bezug auf die Produkte und Merkmale, die sie klassifizieren.

3. Internationaler Standardisierungsstatus

UNSPSC ist ein von den Vereinten Nationen anerkannter Standard und wird weltweit akzeptiert. ETIM und ECLASS sind von verschiedenen Branchenverbänden entwickelte Standards und werden hauptsächlich in ihren jeweiligen Industrien verwendet, obwohl sie auch international anerkannt sind.

4. Sprache und Kultur

UNSPSC ist sprach- und kulturneutral. Diese Codes können unabhängig von der Sprache oder dem kulturellen Kontext verwendet werden. ETIM und ECLASS werden häufig in spezifischen Regionen und Branchen eingesetzt und können sprachliche oder kulturelle Anpassungen enthalten, um den lokalen Anforderungen gerecht zu werden.

5. Aktualisierung und Wartung

UNSPSC wird von einer gemeinnützigen Organisation verwaltet und regelmäßig aktualisiert, um den sich ändernden Anforderungen des globalen Marktes gerecht zu werden. ETIM und ECLASS werden von Branchenverbänden und -organisationen verwaltet und ebenfalls regelmäßig aktualisiert, um den Anforderungen ihrer jeweiligen Branchen gerecht zu werden.

Ein Klassifikationsmodell ist also nicht automatisch „besser“ oder „schlechter“ als ein anderes. Vielmehr sind manche Klassifikationen für bestimmte Anwendungsfälle nützlicher – oder eben weniger nützlich als andere Optionen. Allgemein ist wichtig, die spezifischen Merkmale und Anforderungen genau abzuwägen, um die geeignete Klassifikation für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Organisation auszuwählen.

Top 5 Vorteile von UNSPSC als Klassifikationsmodell für Produktdaten

1. Es handelt sich um einen offenen Standard und damit ein kostenlos nutzbares Klassifikationsmodell
2. Das Klassifikationsmodell hat weltweite Gültigkeit, was den Zugang zu internationalen Märkten erleichtert
3. Die Produktbeschaffung ist einfacher, da alle Produkte nach den gleichen Codes eingeordnet werden
4. Die einheitliche Klassifizierung erleichtert die interne sowie unternehmensübergreifende Kommunikation und den Datenaustausch
5. Je mehr Unternehmen UNSPSC nutzen, desto besser können Verkaufserfolge auf Online-Marktplätzen oder durch den Ladenverkauf direkt an den Endverbraucher analysiert werden.

Welche Nachteile und Grenzen hat UNSPSC?

Zwar handelt es sich um ein offenes Klassifikationsmodell (und ist daher kostenlos zugänglich), aber es werden  in dieser Nutzungsform weder Änderungswünsche mitgeteilt noch die Einführung neuer UNSPSC-Codes angefordert. Dies ist derzeit (Stand Februar 2024) nur im bereits erwähnten, kostenpflichtigen UNSPSC-Abonnement möglich.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Nutzung von UNSPSC?

Für Händler bedeutet die Klassifizierung nach UNSPSC neue Datenanforderungen für ihre Lieferanten. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig das Gespräch mit den Lieferanten zu suchen und bereits im Data-Onboarding-Prozess eine Klassifizierung nach UNSPSC zu fordern, insbesondere bei neuen Lieferanten.

Es muss beachtet werden, dass UNSPSC regelmäßig Änderungen und Aktualisierungen unterliegt. Daher ist es erforderlich, die Produktdaten kontinuierlich anzupassen. Unterstützende Lösungen können dabei helfen, diese Änderungen einfach und schnell zu übernehmen. Für den Klassifizierungswechsel bieten sich auch Data-Syndication-Lösungen wie CatalogExpress an.

UNSPSC ist ein offenes Klassifikationsmodell und somit kostenlos zugänglich, jedoch gibt es Einschränkungen. Beispielsweise können Änderungswünsche oder die Einführung neuer UNSPSC-Codes nur im Rahmen eines kostenpflichtigen Abo-Modells berücksichtigt werden.

Trotz dieser Herausforderungen eröffnet die UNSPSC-Klassifizierung viele Möglichkeiten und Vorteile für Unternehmen.

Top 3 nützliche Tipps zur Nutzung von UNSPSC

1. Effiziente Datenpflege berücksichtigen: Je mehr Produkte angeboten werden, desto höher ist mitunter auch der zeitliche Datenpflege-Aufwand. Dies ist insbesondere dann zu beachten, wenn im Rahmen des Master Data Management bereits Produktdaten im System vorhanden sind und diese nachträglich noch um passende UNSPSC-Codes ergänzt werden sollen. Unternehmen sollten frühzeitig entschieden, ob und wie UNSPSC-Codes bezogen und implementiert werden sollen. Unterstützende Lösungen wie Software zur Klassifizierung können diesen Prozess erheblich erleichtern.
2. Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten: Händler sollten ihre Lieferanten frühzeitig für die Bereitstellung von Produktdaten inklusive der passenden UNSPSC-Codes sensibilisieren. Damit wird nicht nur das eigene Data-Onboarding vereinfacht, sondern auch unnötiger zusätzlicher Aufwand verhindert. Sowohl der Händler als auch seine Lieferanten profitieren davon, das Gespräch mit Lieferanten frühzeitig zu suchen und bereits im Data-Onboarding eine Klassifizierung nach UNSPSC zu fordern, besonders bei neuen Lieferanten.
3. Fortlaufend informiert bleiben: Wie auch bei anderen Klassifikationsstandards gibt es bei UNSPSC immer wieder neue Versionen mit Updates und Änderungen. UNSPSC-Nutzer sollten sich daher fortlaufend über etwaige Neuigkeiten informieren und entsprechende Änderungen rechtzeitig auf den eigenen Datenstamm anwenden. Da UNSPSC regelmäßig aktualisiert wird, muss das jeweilige Unternehmen sicherstellen, dass die Produktdaten kontinuierlich angepasst werden. Unterstützende Lösungen können dabei helfen, diese Änderungen schnell und effizient zu übernehmen.

Weitere Informationen sind auf der offiziellen UNSPSC-Website zu finden.
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