07 Feb. BMEcat-Software CatalogExpress sorgt für mehr Effizienz bei WAREMA

Die WAREMA Renkhoff SE ist Komplettanbieter für intelligenten, außenliegenden Sonnenschutz sowie smarte Steuerungssysteme. Das Unternehmen hat seinen Stammsitz im unterfränkischen Marktheidenfeld und beschäftigt derzeit über 5.000 Mitarbeiter. Neben der Ursprungsmarke WAREMA umfasst die Unternehmensgruppe noch fünf weitere Marken.

Ausgangssituation

WAREMA vertreibt ihre Steuerungssysteme unter anderem an die bekannten Großhändler (wie z.B. Sonepar, REXEL ehemals Hagemeier). Diese forderten nach und nach eine höhere Produktdaten-Qualität. Die Produktdaten werden größtenteils im branchenüblichen BMEcat-Format eingefordert. Einmal jährlich beliefert WAREMA ihre Großhändler mit neuen Daten. Jeder Kunde hat andere Anforderungen an einen BMEcat. So fordert der eine die Längenangaben z. B. in Zentimeter, während der andere sie in Millimetern wollte. Anfangs wurden die Produktdaten komplett manuell in EXCEL generiert, später dann aus einem Redaktionssystem. WAREMA musste dabei einmal im Jahr viel Zeit investieren, um sich mit jedem Kunden und somit jedem individuellen BMEcat auseinanderzusetzen.

Mit der Einführung des Contentserv PIM-Systems sollten Daten zukünftig zentral aus den ERP-Systemen Xpert und SAP gesammelt und angereichert werden. Anschließend sollten die Produktdaten als BMEcat aus dem PIM-System ausgeleitet werden. Aufgrund der vielen spezifischen BMEcat-Anforderungen mit verschiedenen Katalogprofilen war die direkte BMEcat Ausleitung aus Contentserv jedoch nicht so einfach möglich.

Zielsetzung

Das Ziel für WAREMA war es, eine Lösung zu finden, um die Produktdaten als BMEcat aus dem Contentserv optimal für Fach- und Großhändler zur Verfügung zu stellen. Außerdem war es der Wunsch, den BMEcat validiert und ohne große XML-Kenntnisse noch einmal zu überprüfen.

Lösung

Für WAREMA war es wichtig einen Softwarehersteller zu finden, der sowohl eine Lösung bietet, um die geforderten BMEcat-Daten aus Contentserv zu erzeugen, als auch das nötige Hintergrundwissen für die BMEcat-Aufbereitung besitzt. Mit nexoma hat WAREMA dann einen Partner gefunden, der die Systeme und die Erwartungen der Großhändler an einen BMEcat kennt und mit CatalogExpress eine Lösung zur BMEcat-Erstellung aus Contentserv bietet.

Die ersten Schritte mit dem CatalogExpress wollte WAREMA bewusst erstmal manuell halten. Dadurch konnten sie die Prozesse dahinter noch einmal genauer verstehen und dann auch besser Einfluss auf die Datenbereitstellung nehmen. Schritt für Schritt sollte danach der Automatisierungsgrad erhöht werden.

Die Umsetzung sah dann wie folgt aus. Im ersten Schritt prüfte nexoma die Produktdaten, die mittlerweile von WAREMA im PIM-System von Contentserv verwaltet und gepflegt wurden. Dabei wurde u.a. analysiert: Sind die Daten valide, stimmen die Felder, ist die ETIM-Klassifizierung richtig oder wo gibt es noch Optimierungsmöglichkeiten?

Im Anschluss hat nexoma, die Produktdaten erst einmal manuell aufbereitet, weil die Deadline zur Datenübermittlung an die Großhändler unmittelbar bevorstand. So konnte WAREMA für die Einführung der Software CatalogExpress Zeit gewinnen und die Produktdaten rechtzeitig sowie in hoher Qualität als BMEcat ETIM an Großhändler liefern.

Bei diesem Prozess sammelten beide Parteien viele wichtige Erfahrungen. nexoma lernte viel über die Produkte und Datenstrukturen von WAREMA, während WAREMA mehr zur Arbeitsweise von nexoma lernte. Dadurch konnten sich beide noch besser auf die zukünftige Zusammenarbeit einstimmen.

Mittlerweile hat WAREMA die BMEcat-Software CatalogExpress im produktiven Einsatz, um damit die Produktdaten als BMEcat ETIM automatisiert zu erzeugen. Für jeden Großhändler wird ein eigenes Katalogprofil erstellt. Die Produktinformationen werden danach aus unterschiedlichen Datenquellen (EXCEL mit ETIM-Daten und Produkt-/Preisdaten aus Contentserv) zusammengeführt und einmalig auf die Zielstruktur gemappt.

Mithilfe der Standard-Schnittstelle zu Contentserv können Produktdaten mit der BMEcat-Software CatalogExpress live und somit immer höchstaktuell abgefragt werden. Außerdem kann WAREMA durch die integrierten Funktionen im CatalogExpress sehr schnell und ohne zusätzliches Datenfeld im PIM auf unterschiedliche Datenanforderungen der Großhändler (z. B. Längenangaben in Zentimeter oder Millimeter; Kürzung von Beschreibungen; Zusammenführung von Attributen zu einem neuen Wert) reagieren.

Nach der BMEcat-Erstellung kann WAREMA die Daten noch einmal stichpunktartig prüfen. In verschiedenen HTML-Dateien werden WAREMA die technischen Daten und dazugehörige Bilder eines Produkts übersichtlich dargestellt. So kann der Fachbereich ohne XML-Kenntnisse feststellen, ob die Daten so aufbereitet sind, wie die Großhändler sie brauchen. Perspektivisch soll der Prozess der Datenprüfung komplett automatisiert ablaufen.

Neben der besseren Prüfung des BMEcat sorgt WAREMA mit CatalogExpress für eine höhere Prozesssicherheit. Vorher war eine Person allein für die BMEcat-Erstellung (hauptsächlich aus komplizierten EXCEL-Listen) zuständig. Durch die BMEcat-Software CatalogExpress gibt es kein „EXCEL-Voudou“ mehr und die Datenbereitstellung wird auf verschiedene Schultern verteilt. Die Fachabteilungen von WAREMA können zusätzliche Importe aus den Quellsystemen und anderen Quelldateien und die Erzeugung von individuellen Exporten selbst vornehmen. Es wird kein Support von den IT-Admins benötigt.

Ferner spiegeln die angelegten Katalogprofile die individuellen Anforderungen der Kunden/Großhändler wider und sind fortan in der BMEcat Software CatalogExpress hinterlegt. Somit muss sich niemand in die bestehenden Kundenprofile einarbeiten, sondern lediglich unterjährig die Datenpflege im Fokus haben. Dadurch erfolgten enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen sowie Qualitäts- und Prozesssicherungen.

Außerdem kann WAREMA Produktdaten schneller an neue Groß- bzw. Fachhändler liefern. Denn neue Katalogprofile lassen sich im CatalogExpress im Handumdrehen erstellen.

Zukünftig möchte WAREMA mit CatalogExpress die Produktkataloge automatisiert und termingesteuert an die Kunden bereitstellen. Zudem ist geplant, über CatalogExpress neue Kunden und Portale/Plattformen mit Produktdaten zu beliefern. Mit der eingeführten Mapping-Oberfläche von CatalogExpress kann WAREMA Anpassungen im Zielformat selbst vornehmen und spart hier weitere Dienstleistungskosten.

So bewertet WAREMA die Zusammenarbeit mit nexoma

„Wir möchten uns herzlich für die gelungene Umsetzung des Projekts bedanken und freuen uns auf die kommende Zusammenarbeit.

Mit solchen verlässlichen Partnern arbeitet man gerne.

Zusammen haben wir es geschafft, die Daten rechtzeitig und in guter Qualität zu erzeugen und dabei die Prozesse deutlich zu verbessern.“

Technologien und Datenstandards

• CatalogExpress
• Contentserv
• EXCEL
• BMEcat
• ETIM
• Mapping