05 Aug. Was ist Data-Onboarding?
Data-Onboarding (auch „Data Onboarding“, Daten-Onboarding, Lieferanten-Onboarding oder Lieferantendaten-Onboarding) heißt auf Deutsch so viel wie „Daten aufnehmen bzw. importieren“. Es handelt sich dabei um die Aufgaben und Prozesse, Daten von einer externen Quelle in ein internes System zu übernehmen.
Wie grenzt sich Data-Onboarding zu Data-Syndication, Schnittstelle, Import ab?
Data-Syndication, Schnittstelle, Import ist das nicht alles Data-Onboarding? Es liegt nahe, denn im weitesten Sinne geht es in allen Begrifflichkeiten darum, Daten zu transportieren. Allerdings sind im engeren Sinne die Sichtweise und auch der Zweck entscheidend. Darum sind diese Begriffe nicht gleichzusetzen.
Beim Data Onboarding steht die Perspektive des Datenempfängers bei der Verarbeitung von Lieferantendaten und Herstellerdaten in die eigenen Systeme im Vordergrund. Das Pendant dazu ist die Data Syndication. Diese beschreibt die umgekehrte Sichtweise. Hier steht die Verarbeitung der Produktdaten des Datenlieferanten (z. B. Hersteller, aber auch Händler) in externe Systeme (wie Marktplätze, Einkaufsportale, Kundenportale) im Mittelpunkt.
Schnittstelle, Migration oder Import beschreiben den Datentransfer aus systemübergreifender Sicht, z. B. der Datentransport vom ERP– ins PIM-System.
Wo findet Data-Onboarding in der Praxis statt?
Data-Onboarding findet überall dort statt, wo Unternehmen als Datenempfänger agieren. Ein typisches Beispiel ist der Handel: Händler erhalten von ihren Lieferanten unterschiedliche Informationen zu den Produkten – etwa Größenangaben, Gewicht oder ETIM-Daten. Diese Produktdaten müssen in interne Systeme wie ERP- oder PIM-Systeme übernommen werden. Der gesamte Prozess der Datenübernahme sowie alle damit verbundenen Aufgaben werden unter dem Begriff Data-Onboarding zusammengefasst.
Data-Onboarding ist nicht auf den Handel beschränkt. Auch Betreiber von Marktplätzen und Einkaufsportalen sind häufig Datenempfänger. Sie müssen ebenfalls Lieferantendaten oder sogenannte Seller-Daten in ihre Systeme integrieren. Damit zählt Data-Onboarding zu den zentralen Prozessen in datengetriebenen Geschäftsmodellen.
Welche Aufgaben gibt es im Data-Onboarding?
Der erste Schritt im Data-Onboarding besteht darin, die benötigten Daten zu erfassen bzw. anzufordern. Anschließend erfolgt die Prüfung der Daten auf Vollständigkeit, Korrektheit und Konsistenz. Im letzten Schritt werden die geprüften Daten in die internen Systeme integriert.
Kurze Übersicht:
- Daten erfassen
- Daten prüfen
- Daten integrieren
Daten erfassen, prüfen und integrieren – stets mit der zentralen Fragestellung: Wer hat was wann in welcher Qualität geliefert?
Obwohl der Prozess auf den ersten Blick einfach erscheint, treten in der Praxis häufig Herausforderungen auf. Diese bilden die Grundlage für die typischen Problemstellungen im Data-Onboarding.
Was sind Herausforderungen im Lieferanten-Onboarding?
Für ein erfolgreiches Data-Onboarding müssen sich Unternehmen einigen Herausforderungen stellen.
Qualität und Struktur der Produktdaten variieren stark
Eine der ersten Herausforderungen im Data-Onboarding besteht darin, Produktdaten von verschiedenen Lieferanten zu sammeln. In der Praxis liefern diese ihre Daten in sehr unterschiedlichen Formaten und Qualitäten. Das führt dazu, dass die empfangenen Informationen nicht einheitlich sind und zunächst aufbereitet werden müssen.
Kein zentrales System zur Datenerfassung
Häufig haben Händler noch kein PIM-System zur zentralen Verwaltung der Produktdaten, geschweige denn ein Portal zum strukturierten Onboarding von Lieferantendaten. Zum Teil werden die Produktdaten noch in zahlreichen EXCEL-Tabellen verarbeitet und veredelt (Warum Excel-Listen nicht nachhaltig sind, können Sie sich im Alpin 11 Podcast mit unserem nexomit Fabian Fischer anhören).
Infolgedessen ist es schwer, den Überblick über den Stand und die Qualität der Daten zu behalten. Dies alles macht das gesamte Data-Onboarding sehr komplex, unflexibel und fehleranfällig.
Fehlende Organisation und Prozesse
Die Aufgabenverteilung im Data-Onboarding ist oft nicht klar definiert. Zum Beispiel ist oft unklar, wer sich um die Lieferanten-Kommunikation kümmert oder um die Datenprüfung. Dies betrifft auch abteilungsübergreifende Prozesse. Denn ein Einkauf benötigt andere Produktdaten (Preise, Artikelnummer, Modellbezeichnung) als das Marketing (Bilder, Videos, Beschreibungen, Produktkategorien). Da die Abläufe nicht klar definiert sind, fordern beide Abteilungen die Daten parallel beim Lieferanten an. Folglich häufen sich zunehmend unterschiedliche Datensätze mit unterschiedlicher Aktualität bei den Datenempfängern. Folglich sind mehrere Abteilungen mit einer Sache beschäftigt: der Datenprüfung. Ressourcen werden aufgrund von fehlender Organisation und Prozesse nicht sinnvoll genutzt.
Kommunikation und Integration der Lieferanten
Auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten ist oft nicht klar geregelt. Es fehlen Vorgaben, wie die Daten geliefert werden sollen, und es gibt keine einheitlichen Richtlinien oder Hilfestellungen. Zudem wird der Nutzen einer guten Datenqualität – etwa bessere Sichtbarkeit oder höhere Verkaufschancen – selten an die Lieferanten kommuniziert.
All diese Faktoren machen das Data-Onboarding komplex und fehleranfällig. Dennoch lohnt sich die Optimierung, da ein strukturierter Prozess langfristig zu besserer Datenqualität und effizienteren Abläufen führt.
Darum ist ein effektives Onboarding wichtig
Ein effektives Data-Onboarding ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Produktdatenmanagement und hat viele Vorteile:
Datenempfänger profitieren von Anfang an von einer hohen Qualität der Produktdaten. Wenn beim Data-Onboarding strukturierte und hochwertige Informationen bereitgestellt werden, verbessert sich die Sichtbarkeit auf Plattformen und in Suchmaschinen von Marktplätzen wie Conrad oder Amazon. Gleichzeitig stärkt eine gute Datenqualität das Vertrauen potenzieller Käuferinnen und Käufer. Produkte ohne Bilder oder mit nur wenigen Informationen wirken wenig überzeugend und werden seltener gekauft.
Deshalb ist es wichtig, bereits beim Onboarding von Lieferantendaten auf eine klare Struktur und einen gewissen Qualitätsstandard zu achten. Davon profitieren nicht nur Händler, sondern auch Hersteller und Lieferanten, deren Produkte durch bessere Sichtbarkeit höhere Verkaufschancen erhalten.
Im Idealfall erfolgt die Datenbereitstellung über ein Lieferantenportal, wie z. B. dem Supplier-Portal. Dort können die Produktdaten hochgeladen und nach einer Qualitätsprüfung für den Import in interne Systeme wie PIM oder ERP vorbereitet werden. Anschließend lassen sich die Daten mit zusätzlichen Marketinginformationen anreichern und für verschiedene Kanäle wie Marktplätze, Onlineshops oder Einkaufsportale weiterverarbeiten.
Dieser strukturierte Ablauf reduziert den manuellen Aufwand für die Prüfung und Aufbereitung der Daten erheblich. Auch nachgelagerte Prozesse, wie die Veredelung der Daten im PIM-System, lassen sich einfacher und effizienter gestalten. Das spart Zeit, beschleunigt die Markteinführung und sorgt dafür, dass die Produktdaten stets aktuell sind.
Hohe Datenqualität, mehr Umsatz, Zeitersparnis und eine schnellere Time-to-Market – all diese Faktoren verschaffen Unternehmen klare Vorteile im Wettbewerb. Um diese Vorteile zu sichern, ist es entscheidend, Lieferanten frühzeitig in den Onboarding-Prozess einzubinden. Data-Onboarding ist kein einseitiger Vorgang, sondern ein partnerschaftlicher Prozess. Beide Seiten – Datenempfänger und Datenlieferanten – verfolgen das gleiche Ziel: erfolgreiche Produktvermarktung und Umsatzsteigerung.
Sie möchten mehr Praxistipps zum Data-Onboarding, dann lesen Sie unseren Artikel: Was Sie vom Aperitif für Ihr Lieferantendaten-Onboarding lernen können.