05 Aug Was ist Data-Onboarding?
Data-Onboarding (auch Daten-Onboarding, Lieferanten-Onboarding oder Lieferantendaten-Onboarding) heißt auf Deutsch so viel wie „Daten aufnehmen bzw. importieren“. Es handelt sich dabei um die Aufgaben und Prozesse, Daten von einer externen Quelle in ein internes System zu übernehmen.
Data-Onboarding in der Praxis
In der Produktdatenmanagement-Praxis findet Data-Onboarding u. a. im (Online-)Handel statt. Händler bekommen dabei Produktdaten von ihren unterschiedlichen Lieferanten bereitgestellt (= externe Quelle). Anschließend müssen diese Daten detailliert geprüft und für die internen Systeme aufbereitet und angereichert werden.
Aber nicht nur im Handel findet Lieferanten-Onboarding statt, sondern auch Betreiber von Marktplätzen und Einkaufsportalen stehen vor der Herausforderung, Daten von Lieferanten und Herstellern einzusammeln, die Datenqualität zu prüfen und die Artikeldaten in die eigenen Systeme zu integrieren.
Abgrenzung zu Data-Syndication, Schnittstelle, Import
Data-Syndication, Schnittstelle, Import ist das nicht alles Data-Onboarding? Es liegt nahe, denn im weitesten Sinne geht es in allen Begrifflichkeiten darum, Daten zu transportieren. Allerdings sind im engeren Sinne die Sichtweise und auch der Zweck entscheidend. Darum sind diese Begriffe nicht gleichzusetzen.
Beim Data Onboarding steht die Perspektive des Datenempfängers bei der Verarbeitung von Lieferantendaten und Herstellerdaten in die eigenen Systeme im Vordergrund. Das Pendant dazu ist die Data Syndication. Diese beschreibt die umgekehrte Sichtweise. Hier steht die Verarbeitung der Produktdaten des Datenlieferanten (z. B. Hersteller, aber auch Händler) in externe Systeme (wie Marktplätze, Einkaufsportale, Kundenportale) im Mittelpunkt.
Schnittstelle, Migration oder Import beschreiben den Datentransfer aus systemübergreifender Sicht, z. B. der Datentransport vom ERP– ins PIM-System.
Herausforderungen im Lieferanten-Onboarding
Für ein erfolgreiches Data-Onboarding müssen sich Unternehmen einigen Herausforderungen stellen.
Qualität und Struktur der Produktdaten variieren stark
Viele verschiedene Datenlieferanten bedeuten in der Praxis oft eine Vielzahl an Produktdaten. Qualitätsunterschiede und verschiedene Datenstrukturen innerhalb der Produktdaten sind dabei vorprogrammiert. Folglich muss der Datenempfänger sehr viel Zeit investieren.
Kein zentrales System zur Datenerfassung
Häufig haben Händler noch kein PIM-System zur zentralen Verwaltung der Produktdaten, geschweige denn ein Portal zum strukturierten Onboarding von Lieferantendaten. Zum Teil werden die Produktdaten noch in zahlreichen EXCEL-Tabellen verarbeitet und veredelt (Warum Excel-Listen nicht nachhaltig sind, können Sie sich im Alpin 11 Podcast mit unserem nexomit Fabian Fischer anhören).
Infolgedessen ist es schwer, den Überblick über den Stand und die Qualität der Daten zu behalten. Dies alles macht das gesamte Data-Onboarding sehr komplex, unflexibel und fehleranfällig.
Fehlende Organisation und Prozesse
Die Kommunikation und Integration der Lieferanten in die internen Prozesse des Data-Onboardings ist häufig kaum bis gar nicht vorhanden. Oft ist unklar, wie die Daten geliefert werden. Es fehlen Handbücher oder Richtlinien für das Lieferantendaten-Onboarding.
Auch die Vorteile, die Lieferanten haben, wenn Sie Ihre Daten ordentlich aufbereiten, werden häufig nicht von den Händlern oder Marktplatzanbietern kommuniziert.
Hinzu kommt, dass die Aufgabenverteilung im Data-Onboarding nicht klar definiert wird. Zum Beispiel ist oft unklar, wer sich um die Lieferanten-Kommunikation kümmert oder um die Datenprüfung. Dies betrifft auch abteilungsübergreifende Prozesse. Denn ein Einkauf benötigt andere Produktdaten (Preise, Artikelnummer, Modellbezeichnung) als das Marketing (Bilder, Videos, Beschreibungen, Produktkategorien). Da die Abläufe nicht klar definiert sind, fordern beide Abteilungen die Daten parallel beim Lieferanten an. Folglich häufen sich zunehmend unterschiedliche Datensätze mit unterschiedlicher Aktualität bei den Datenempfängern. Folglich sind mehrere Abteilungen mit einer Sache beschäftigt: der Datenprüfung. Ressourcen werden aufgrund von fehlender Organisation und Prozesse nicht sinnvoll genutzt.
Darum ist ein effektives Onboarding wichtig
Ein effektives Data-Onboarding ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Produktdatenmanagement und hat viele Vorteile:
Hohe Datenqualität von Anfang an
Eine hohe Datenqualität ist die wichtigste Währung für den Erfolg im digitalen Zeitalter. Wer als Händler oder Marktplatz-Anbieter beim Data-Onboarding auf hochwertige und strukturierte Produktdaten setzt, wird mit seiner Plattform bevorzugt in Suchmaschinen gelistet und erhöht so seine Sichtbarkeit.
Durch hochwertige und richtige Produktinformationen wird das Vertrauen der Kunden gestärkt. Folglich erzielen Händler und Marktplätze (Datenempfänger) mehr Umsätze. Umso wichtiger ist es also, die Struktur und einen gewissen Qualitätsstandard bereits beim Lieferanten-Onboarding einzufordern.
Des Weiteren werden Produktdaten mit optimaler Qualität von Anfang an sauber und strukturiert in die internen Systeme gespielt. Datenempfänger reduzieren damit den manuellen Aufwand für die Prüfung und Aufbereitung der Lieferantendaten. Nachgelagerte Prozesse (z. B. Veredelung der Daten im PIM-System) sind ebenfalls einfacher und strukturierter möglich.
Wettbewerbsvorteile
Wer sein Data-Onboarding effizient gestaltet, kann dynamisch auf Änderungen der Datenlieferanten reagieren. Im besten Fall laden die Lieferanten ihre Daten in einem Lieferantenportal, wie z. B. dem Supplier-Portal, hoch. Änderungen an den Produktdaten werden automatisch in die jeweiligen internen Systeme (PIM, ERP) transportiert und können dort mit weiteren Marketingdaten veredelt und anschließend für Marktplätze, Shops, Einkaufsportale etc. verarbeitet werden. Der Aufwand der manuellen Datenaufbereitung für den Datenempfänger (z. B. Händler) reduziert sich deutlich. Folglich sind die Produktdaten immer in einem aktuellen Zustand. Daraus resultiert auch eine schnellere Time-to-Market.
Ein effektives Daten-Onboarding ist also entscheidend, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und Ihr Geschäft voranzutreiben. Sie möchten mehr Praxistipps zum Data-Onboarding, dann lesen Sie unseren Artikel: Was Sie vom Aperitif für Ihr Lieferantendaten-Onboarding lernen können.