26 Juni ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Datenstandard für E-Rechnungen. Was auf den ersten Blick fast wie eine falschgeschriebene Abkürzung klingt, steht in Wirklichkeit für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Das ZUGFeRD-Format wird ebenfalls vom besagten „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ entwickelt. FeRD ist eine Initiative, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) unterstützt wird und sich aus verschiedenen Verbänden, Unternehmen und staatlichen Institutionen zusammensetzt. Das Ziel von FeRD ist es, die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und Europa zu fördern und standardisierte Lösungen wie ZUGFeRD zu entwickeln und zu verbreiten.
Eine Besonderheit des ZUGFeRD-Datenformats ist seine hybride Struktur (mehr dazu im Abschnitt „Wie ist das ZUGFeRD-Format strukturiert“?).
Die rechtliche Grundlage für das ZUGFeRD-Format ist die europäische Norm EN 16931. Sie definiert die Anforderungen an elektronische Rechnungen für die öffentliche Verwaltung in der EU. Unternehmen können den Datenstandard daher auch international verwenden, sofern die lokalen gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Wie das ähnliche E-Rechnungsformat XRechnung steht auch ZUGFeRD kostenfrei und öffentlich zur Verfügung.
Alle Informationen beziehen sich auf den Stand von Oktober 2024.
Wie ist das ZUGFeRD-Datenformat strukturiert?
Wie in der Einleitung bereits erwähnt, weist das ZUGFeRD-Format eine Besonderheit auf. Es kombiniert strukturierte Daten in einer XML-Datei, die in ein menschenlesbares PDF-Dokument eingebettet wird. Was technisch klingt, ist im unternehmerischen Alltag oft hilfreich. Denn auch, wenn der Rechnungsempfänger technisch keine E-Rechnungen verarbeiten kann, kann er die Rechnungsdaten in PDF-Form einsehen und verbuchen.
Die XML-Datei enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in einem standardisierten Format. Diese Daten umfassen Angaben zum Rechnungsempfänger, den Rechnungspositionen und den Zahlungsbedingungen. Übrigens: Weitere Informationen zu E-Rechnungen im Allgemeinen und zur E-Rechnungspflicht ab 2025 finden sich im dazugehörigen NEXIpedia-Beitrag.
Der XML-Code einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht üblicherweise so aus:
Hier sind einige der Schlüsselinformationen aus der XML-Datei:
- Dokument-ID: INV2022-5678
- Rechnungsdatum: 2023-05-01
- Verkäufer: Musterfirma GmbH
- Käufer: Kunde AG
- Gesamtbetrag: 1428.00 EUR
Der Aufbau der Datei umfasst dabei:
- Den Dokumentenkontext, der die Richtlinien und den Kontext des Dokuments definiert.
- Den Dokumentenheader, der grundlegende Informationen zur Rechnung enthält, wie die Dokumenten-ID und das Ausstellungsdatum.
- Die Handelstransaktion, die Details zur Handelsvereinbarung, Lieferung und Abrechnung beinhaltet, einschließlich Informationen zu Verkäufer und Käufer sowie den Zahlungsbedingungen und Steuerdetails.
Durch die klar definierte Struktur der XML-Datei (normiert gemäß ISO/IEC 19845) können IT-Systeme die Daten einfach auslesen und verarbeiten.
Der fertige XML-Code bildet nicht nur die Basis, sondern wird tatsächlich in die PDF/A-3 Datei eingebettet. Das „A“ in PDF/A steht für „Archive“ und die „3“ bezeichnet die Version. Diese PDF-Variante eignet sich besonders für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten.
Sobald das PDF-Dokument erstellt ist, wird die XML-Datei darin eingebettet. Dadurch ist die PDF-Datei nicht nur für Menschen lesbar, sondern enthält auch maschinenlesbare Daten für Computerprogramme.
Wichtig: Wenn das ZUGFeRD-Format nur als PDF verwendet wird und die XML-Daten nicht eingebettet sind, kann das System das Dokument nicht mehr als elektronische Rechnung klassifizieren.
Welche Profile des ZUGFeRD-Formats gibt es?
Es gibt mehrere Profile bzw. Varianten des ZUGFeRD-Formats. Diese unterscheiden sich hauptsächlich in der Menge und Detailtiefe der enthaltenen Informationen. Je nach Verwendungszweck und Kontext kann also ein bestimmtes Profil besonders sinnvoll sein. Hier die vier gängigen Profile im Vergleich:
- BASIC: Enthält grundlegende Informationen für einfache Rechnungen. Ideal für kleine Unternehmen und einfache Anwendungsfälle. Beispiel: Ein kleines Handwerksunternehmen stellt eine einfache Rechnung für eine Reparatur aus, die nur die grundlegenden Informationen wie Rechnungsbetrag und Zahlungsbedingungen enthält.
- COMFORT: Beinhaltet detailliertere Informationen und ist für mittlere bis große Unternehmen geeignet. Beispiel: Ein mittelständischer Einzelhändler versendet eine detaillierte Rechnung für eine größere Warenlieferung, die auch Informationen zu Rabatten und spezifischen Lieferbedingungen enthält.
- EXTENDED: Bietet die umfassendste Datenmenge, inklusive spezifischer Geschäftsprozesse und branchenspezifischer Anforderungen. Geeignet für komplexe Geschäftsprozesse und größere Unternehmen. Beispiel: Ein großer Automobilzulieferer erstellt eine komplexe Rechnung, die spezielle Geschäftsprozesse und branchenspezifische Anforderungen wie Seriennummern und Chargennummern umfasst.
- EN 16931: Diese Variante entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr in der EU konzipiert. Beispiel: Ein internationales Unternehmen sendet eine Rechnung an einen Kunden in einem anderen EU-Land, die alle Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungen erfüllt.
Wichtig: Nur die entsprechende Variante, die als „EN 16931“ bezeichnet wird, ist auch vollständig kompatibel mit dieser europäischen Norm.
Welche Versionen dieses E-Rechnungsformats gibt es?
Neben den Profilen existieren auch verschiedene Versionen des ZUGFeRD-Formats. Die unterschiedlichen Versionen des Datenstandards verbessern die Kompatibilität mit anderen E-Rechnungsformaten. Hier sind die wichtigsten Versionen:
- ZUGFeRD 1.0: Diese Version erschien 2014 und zielte darauf ab, ein einheitliches europäisches E-Rechnungsformat zu bieten. Sie war jedoch noch nicht vollständig kompatibel mit der späteren EU-Richtlinie EN 16931.
- ZUGFeRD 2.0: Diese Version, veröffentlicht im März 2019, erfüllt erstmals alle Anforderungen der EN 16931 und integriert das UN/CEFACT CrossIndustryInvoice (CII). Sie macht das Format auch kompatibel mit dem französischen Factur-X-Standard.
- ZUGFeRD 2.0.1: Ein Update im Oktober 2019 behebt kleinere Fehler und verbessert die Kompatibilität mit Factur-X weiter.
- ZUGFeRD 2.1: Veröffentlicht im März 2020, löst sie weitere Unterschiede zwischen ZUGFeRD und dem deutschen XRechnung-Format, wurde aber noch nicht vollständig von deutschen Behörden akzeptiert.
- ZUGFeRD 2.1.1: Seit Juli 2020 ist diese Version vollständig kompatibel mit dem deutschen XRechnung-Format und wird von öffentlichen Behörden in Deutschland akzeptiert.
- ZUGFeRD 2.2: Diese Version erschien im Mai 2024 und bietet erweiterte Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit. Sie vereinfacht die Implementierung und Nutzung des Formats weiter und verbessert die Integration mit internationalen E-Rechnungsstandards.
- ZUGFeRD 2.3: Die neue Version des Formats entspricht gleichzeitig der Factur-X Version 1.0.07. Sie bringt eine angepasste Validierung im Profil EXTENDED mit sich. Nutzer dieses Profils sollten daher ein sofortiges Update durchführen. Zu den weiteren Neuerungen gehören die Korrektur kleinerer Fehler in allen Profilen, Ergänzungen für das französische B2B-Mandat und die Einführung von Rundungsungenauigkeiten (englisch auch als „Slack“ bezeichnet) im Profil EXTENDED.
Diese Rundungsungenauigkeiten treten zum Beispiel bei ‚ungeraden Preisen‘ auf. Ein Bruttopreis von 9,99 € kann mitunter nicht exakt als Nettopreis dargestellt werden, da bei der Umrechnung durch die Division mit 1,19 (wegen 19 % MwSt.) mathematische Rundungsfehler entstehen. Der resultierende Nettopreis hat dann oft viele Dezimalstellen. Da viele Systeme jedoch nur zwei Dezimalstellen zulassen, kommt es dadurch zu Rundungsdifferenzen.
Welche Alternativen gibt es zum ZUGFeRD-Format?
Neben dem ZUGFeRD-Format nutzen Unternehmen mitunter auch alternative Datenstandards für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen.
Zu den weit verbreiteten E-Rechnungsformaten gehören zum Beispiel:
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht und speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde.
- PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): Ein europaweites Netzwerk und Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten.
- Factur-X: Eine deutsch-französische Hybridlösung, die ähnlich wie ZUGFeRD eine PDF/A-3 Datei mit eingebetteter XML-Datei kombiniert.
- UBL (Universal Business Language): Ein weit verbreitetes XML-basiertes Format für elektronische Geschäftsdokumente, das international anerkannt ist.
Was sind die größten Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD und XRechnung sind beides Formate für elektronische Rechnungen aus Deutschland. Es gibt jedoch unterschiedliche Anwendungsbereiche und Merkmale. Hier sind die größten Unterschiede zwischen diesen beiden Rechnungsformaten:
- Zielgruppe und Anwendungsbereich
- ZUGFeRD: Dieses Format ist sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor geeignet. Es ermöglicht die Verarbeitung von Rechnungen sowohl elektronisch als auch visuell. Daher wird es auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bevorzugt. Außerdem kann ZUGFeRD auch international eingesetzt werden. ZUGFeRD 2.1 ist beispielsweise vollständig kompatibel mit dem deutsch-französischen Standard Factur-X.
- XRechnung: XRechnung wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Es ist verpflichtend für Rechnungen, die an Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber gesendet werden.
- Format und Struktur
- ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF-Dokument. Sowohl Maschinen als auch Menschen können das Format so lesen und verarbeiten.
- XRechnung: Rechnungen werden ausschließlich im XML-Format bereitgestellt. XML ist primär für maschinelle Verarbeitung optimiert, kann jedoch auch von Menschen gelesen werden.
- Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
- ZUGFeRD: Die Einbettung von XML-Daten in ein PDF macht es benutzerfreundlich, da die Rechnungsinformationen auch visuell zugänglich sind, was besonders für kleinere Unternehmen ohne spezialisierte Buchhaltungssoftware vorteilhaft ist.
- XRechnung: Da es primär maschinenlesbar ist, kann es für Endbenutzer ohne entsprechende Systeme weniger benutzerfreundlich sein.
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in ihrer Anwendung und Struktur. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und ermöglicht den Einsatz sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor, was zu größerer Flexibilität führt. Im Gegensatz dazu richtet sich XRechnung speziell an den öffentlichen Sektor und liegt ausschließlich im XML-Format vor.
Deutschland hat das ZUGFeRD-Format entwickelt, um es primär in der EU anzuwenden. Dennoch nutzen es Unternehmen auch weltweit. ZUGFeRD basiert auf internationalen Normen, insbesondere der UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), die weltweit anerkannt sind.
Zudem gibt es eine Variante des ZUGFeRD-Formats, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dadurch ist es besonders gut für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU geeignet.
Auch andere internationale Standards und Netzwerke wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) unterstützen den Austausch von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. PEPPOL ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und Behörden in ganz Europa. Unternehmen, die ZUGFeRD verwenden, können ihre Rechnungen daher auch an ausländische Geschäftspartner senden, die an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen sind.
Welche Rolle spielt das ZUGFeRD-Format im Produktdatenmanagement?
Das ZUGFeRD-Format spielt eine wichtige Rolle im Produktdatenmanagement. Es integriert und verarbeitet automatisch Rechnungsdaten in ERP-Systeme, steigert dadurch die Datenqualität und verbessert die Effizienz. Durch die standardisierte XML-Struktur lassen sich Produkt- und Rechnungsdaten nahtlos einbinden, was manuelle Eingriffe reduziert und Fehler minimiert.
ZUGFeRD erfüllt die europäische Norm EN 16931. Das bietet rechtliche Sicherheit und stellt sicher, dass Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies ist besonders für international tätige Unternehmen relevant. ZUGFeRD erhöht zudem die Transparenz in der Lieferkette, indem es Unternehmen ermöglicht, den Waren- und Dienstleistungsfluss besser nachzuverfolgen.
Die neueste Version, ZUGFeRD 2.2 (Mai 2024), bietet erweiterte Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit, was die Implementierung und Nutzung vereinfacht. Insgesamt trägt ZUGFeRD zur Optimierung des Produktdatenmanagements durch automatisierte Datenverarbeitung, verbesserte Datenqualität und erhöhte Transparenz bei.
Zusammengefasst: Das ZUGFeRD-Format erleichtert die weltweite Integration von Rechnungsdaten. Es bietet eine einheitliche und standardisierte Struktur, die sowohl nationale als auch internationale Geschäftsprozesse unterstützt. Dies verbessert die Effizienz und hilft Unternehmen, die Anforderungen des globalen Handels zu erfüllen.
Sie möchten mehr zu XRechnung, anderen Austauschformaten wie ETIM BMEcat und vielen weiteren Themen erfahren? In unserer NEXIpedia können Sie viele wissenswerte Beiträge aus der Welt des Produktdatenmanagements entdecken.
Sie haben Fragen zu E-Rechnungen? Buchen Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Diese Rundungsungenauigkeiten treten zum Beispiel bei üblichen ‚ungeraden Preisen‘ auf. Ein Bruttopreis von 9,99 € kann mitunter nicht exakt als Nettopreis dargestellt werden, da bei der Umrechnung und dem Hinzufügen von 19 % Mehrwertsteuer mathematische Rundungsfehler entstehen:
Der Bruttobetrag ist 9,99 €.
Um den Nettopreis zu berechnen, wird 9,99 € durch 1,19 geteilt (wegen 19 % MwSt.), was zu einem Nettopreis mit vielen Dezimalstellen führt.
Da viele Systeme jedoch nur zwei Dezimalstellen zulassen, entstehen somit Rundungsdifferenzen.