12 Juni XRechnung erzeugen mit CatalogExpress (E-Rechnungen)

XRechnung erzeugen leicht gemacht: Mit der Data-Syndication-Software CatalogExpress können Sie nicht nur Datenformate konvertieren, Produktdaten optimieren und Austauschformate wie BMEcat oder ETIM xChange generieren. Auch die Erstellung von E-Rechnungen ist schnell und einfach möglich: Mit dem SaaS-Tool können Sie das Format XRechnung erzeugen, und zwar in den beiden gängigen technischen Syntaxen CII und UBL.

Was ist das XRechnung-Format?

XRechnung ist ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Es wurde speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt. Doch nicht nur in diesem Kontext kann es notwendig sein, dass Sie das E-Rechnungsformat XRechnung erzeugen müssen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2015 steigert die branchenübergreifende Bedeutung des Formats nämlich noch weiter.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung CII und XRechnung UBL?

Sie können die XRechnung in zwei verschiedenen technischen Formaten generieren: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide Formate haben den gleichen Zweck, bieten aber unterschiedliche Strukturen und Möglichkeiten zur Darstellung der erforderlichen Rechnungsdaten.

• XRechnung (CII)

CII steht für „Cross Industry Invoice“ und ist Teil des UN/CEFACT-Standardframeworks. Das ist ein internationales Rahmenwerk, welches Standards für den globalen Handel und den elektronischen Datenaustausch entwickelt. Die Entwickler entwarfen dieses XRechnung-Format zur branchenübergreifenden Nutzung. Dieses Format hat eine sehr detaillierte, umfangreiche und dennoch flexible Struktur. Anwender können mit dieser XRechnung-Variante also eine breite Palette von Geschäftstransaktionen und -szenarien detailliert abbilden.

Verschiedene Industrien akzeptieren CII breiter, jedoch ist es in der Anwendung komplexer und erfordert ein tieferes Verständnis der Strukturen und Tags.

• XRechnung (UBL)

Die Abkürzung UBL steht für „Universal Business Language“. Die „Organization for the Advancement of Structured Information Standards“ (OASIS) hat dieses Format entwickelt. Es handelt sich um eine gemeinnützige Organisation, die weltweit Standards für den Austausch strukturierter Informationen entwickelt. UBL ist im Vergleich zu CII weniger komplex und bietet eine einfachere und direktere Strukturierung von Rechnungsdaten. Es ist leichter zu implementieren und zu verwenden, besonders wenn die Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht extrem komplex sind. Daher wird das XRechnung-Format UBL oft von kleineren Organisationen oder bei weniger komplexen Transaktionen eingesetzt.

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der XRechnung vollständig. Außerdem erfüllen beide Formatvarianten die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.

XRechnung erzeugen: Welche Angaben werden für das Format benötigt?

Die strukturellen Anforderungen an elektronische Rechnungen ähneln den Angaben auf klassischen Rechnungen. Das deutsche E-Rechnungsgesetz legt die Vorschriften für die Erstellung und Verwendung des XRechnung-Formats konkret fest.

Dieses deutsche Gesetz basiert seinerseits auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Zusätzlich konkretisiert die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – ERechV) das Format.

Für die gesetzeskonforme Generierung des XRechnung-Formats benötigen Sie standardmäßig folgende wesentliche Angaben:

1. Rechnungssteller:
   • Name und Adresse des Rechnungsstellers
   • Steueridentifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer)
2. Rechnungsempfänger:
   • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
   • Leitweg-ID (zur Identifizierung der empfangenden öffentlichen Institution)
3. Rechnungsangaben:
   • Rechnungsnummer
   • Rechnungsdatum
   • Lieferdatum oder Leistungszeitraum
   • Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsfrist, Skonto)
4. Lieferantendaten:
   • Name und Adresse des Lieferanten
   • Lieferantennummer (falls vorhanden)
5. Kundenreferenz:
   • Bestellnummer oder Auftraggebernummer
   • Kundenreferenznummer (falls vom Kunden angegeben)
6. Positionen:
   • Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
   • Menge und Einheit der Waren oder Dienstleistungen
   • Einzelpreis und Gesamtsumme je Position
   • Steuerbetrag und Steuersatz je Position
7. Gesamtbeträge:
   • Zwischensumme (ohne Steuern)
   • Gesamtsumme der Steuern
   • Gesamtsumme (inklusive Steuern)
8. Bankverbindung:
   • IBAN und BIC des Rechnungsstellers
   • Bankname und Bankadresse
9. Steuerinformationen:
   • Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz
   • Steuerbefreiungen oder -ermäßigungen (falls zutreffend)
10. Anhang (falls zutreffend):
    • Belege oder Zusatzdokumente, die der Rechnung beigefügt sind

Diese Angaben sorgen dafür, dass die XRechnung alle erforderlichen Informationen gemäß den europäischen und nationalen Vorgaben enthält und somit korrekt verarbeitet und bezahlt werden kann.

Wie kann eine E-Rechnung mit CatalogExpress im Format XRechnung erzeugen?

In diesem Beispiel zeigen wir, wie man mit CatalogExpress eine XRechnung erzeugen kann, indem Rechnungsdaten aus dem ERP-System genutzt werden. Die Rechnungsdaten in diesem Beispiel werden zum Beispiel in ERP- und/oder CRM-Systemen gepflegt.

Diesen Mappingprozess müssen Sie lediglich einmal entsprechend einrichten. Im Anschluss können Sie Ihr erstelltes Mapping als Vorlage für die schnelle und einfache Generierung von E-Rechnungen verwenden.

Erstellen und Einrichten eines Katalogprofils

Und so einfach geht es:

Loggen Sie sich in Ihren CatalogExpress-Account ein. Zuerst erstellen Sie nun ein neues Katalogprofil (z.B. „E-Rechnungen mit XRechnung (UBL)“) und wechseln in das Menü „Mapping“.

In der neu geöffneten Mapping-Oberfläche sehen Sie die zwei Hauptbereiche „Eingabe“ (links) und „Ausgabe“ (rechts).

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Rechnungsdaten in einem ERP-System gepflegt werden. CatalogExpress bietet Ihnen nun zwei Optionen, die Rechnungsdaten einzubinden: Sie können die Daten aus dem ERP entweder über eine API-Schnittstelle einbinden, oder eine Datei (CSV, XLSX etc.) aus dem ERP erzeugen und diese dann in CatalogExpress als Quelldatei hochladen. In diesem Beispiel nutzen wir die Datei-Variante.

Mit einem Klick auf den roten Button „Quellen“ können wir auf der Eingabe-Seite die Quelldaten für die zu erstellende E-Rechnung auswählen.

Hinzufügen und Konfigurieren von Quellen

Im Untermenü kann mithilfe des Buttons „Quelle hinzufügen“ eine neue Quelle definiert werden. Excel-, CSV und XML-Dateien können aber auch einfach per Drag & Drop in das entsprechende Feld der Maske gezogen werden. In diesem Beispiel verwenden wir eine CSV-Datei, die wir einfach in das Menü ziehen können. Je nach Quelltyp sind dafür unterschiedliche Angaben notwendig. In solch einem Fall schlägt CatalogExpress eine Standardkonfiguration vor, die man mit wenigen Klicks anpassen muss.

Nun sehen Sie, dass die Quelle (hier „xrechnung_example“) hinzugefügt wurde.

Um die Daten in der Quelldatei auszulesen, klicken wir auf das obere Zauberstab-Symbol am rechten Rand der Zeile.

Jetzt sehen Sie auf der Eingabe-Seite in CatalogExpress alle Daten aus Ihrer Quelldatei. Hier ein Ausschnitt dieser Beispieldaten:

Mapping der Quelldaten auf Zielformate

Diese Rechnungsdaten können wir nun auf eine der beiden XRechnungs-Formatvarianten mappen. Dazu wechseln wir von der linken „Eingabe“-Seite hinüber zur rechten „Ausgabe“-Seite. Ihr Vorteil: Beide XRechnungs-Formatvarianten (UBL und CII) sind bereits als Zielformatvorlagen in CatalogExpress verfügbar und können einfach ausgewählt werden.

Um die „XRechnung (UBL)“-Vorlage auszuwählen, klicken wir zuerst auf den Button „Zielformatvorlagen“ oben auf der „Ausgabe“-Seite.

Im neu geöffneten Auswahlmenü können Sie nach „XRechnung (UBL)“ suchen oder in der Formatliste scrollen und das gewünschte Zielformat mit einem Klick auswählen.

Durch die Auswahl des Zielformats wird die XRechnung (UBL)-Formatstruktur in die Ausgabeseite geladen. Das sieht dann so aus (Ausschnitt):

Jetzt sehen Sie Datensätze auf beiden Seiten des Mapping-Menüs.

Vorbereitungen und Mapping der Daten

Bevor das Mapping der Quellattribute auf dazu passende Attribute des Zielformats beginnen kann, muss noch eine kleine technische Vorbereitung getroffen werden. Dazu wenden wir uns dem Datenbereichsfeld auf der linken „Eingabe“-Seite zu. Hier sehen Sie das Datenbereichsfeld in Rot umrandet.

Dieses Datenbereichsfeld muss nun einmalig dem Bereich des Zielformats zugeordnet werden, ab dem zu verknüpfende Attributsfelder vorkommen. So weiß CatalogExpress, ab welchem Punkt der Zielformatvorlage die Zielattribute überhaupt mit den Quellattributen verknüpft werden sollen.

Bei bestimmten Use Cases vermittelt der Head-Bereich eines Zielformats zwar auch technische Informationen, doch sind diese nicht immer relevant für das manuelle Mapping. Daher berücksichtigen wir den Head-Bereich in solchen Fällen nicht für Mappings.

Unser Beispiel zeigt, dass der Header-Bereich des XRechnung (UBL)-Formats bereits wichtige Zielattribute enthält, die wir mit den entsprechenden Quellattributen verknüpfen müssen.

Entsprechend wählen wir auf der Ausgabe-Seite direkt das erste Attribut „UBL:Invoice“ als Startpunkt für das Mapping aus.

Hierzu klicken wir links neben dem Attributsnamen „UBL:Invoice“ auf das Dreipunktmenü und wählen die Option „Iteration hinzufügen“ aus. Jetzt taucht neben dem Attributsnamen ebenfalls ein anwählbares Klammersymbol auf.

XRechnung erzeugen: Verknüpfen der Datenfelder und Abschluss des Mappings

Nun verknüpfen wir das gesamte linke Datenbereichsfeld durch einen Klick auf das erste Klammersymbol mit dem kompletten Datenfeld des Zielformats – ebenfalls mit einem Klick auf das erste Klammersymbol auf der rechten Seite. Die hergestellte Verknüpfung wird jeweils durch rote Klammersymbole verdeutlicht.

Wir haben somit den passenden Einstiegspunkt für das nun folgende Mapping festgelegt. Jetzt können wir alle einzelnen Quellattribute mit ihren passenden Zielattributen verknüpfen („mappen“). So stellen wir sicher, dass die später generierte E-Rechnung auch entsprechend alle geforderten / vorgeschriebenen Informationen aus den Quelldaten beinhaltet.

Auch hier leuchten die Klammersymbole auf beiden Seiten jeweils rot, sobald eine Verknüpfung festgelegt wurde. Außerdem sehen Sie jeweils rechts im verknüpften Zielattribut, welches Quellattribut Sie damit verknüpft haben. In diesem Beispiel haben wir das Quellattribut „SUPPLIER_NAME“ erfolgreich mit dem entsprechenden Zielattribut „cbc:Name“ verknüpft.

Diesen Vorgang wiederholen wir entsprechend einmal für alle Quellattribute. Sobald alle Attribute entsprechend miteinander verknüpft sind, verlassen wir das Mapping-Menü wieder.

Generierung und Automatisierung der E-Rechnung

Als nächstes kann die E-Rechnung im XRechnung (UBL)-Format unter dem Reiter „Kataloge“ auf Grundlage des zuvor erfolgten Mappings generiert werden. Übrigens: Optional können Sie auch Prozesse konfigurieren, um E-Rechnungen mit CatalogExpress automatisiert zu generieren, sodass immer eine aktuelle Quelle verwendet wird.

Darüber hinaus ist auch die automatisierte Rechnungsdistribution etwa per E-Mail, SFTP oder per Direktanbindung an ein System möglich.

Herzlichen Glückwunsch: Jetzt wissen Sie, wie sie eine E-Rechnung im Format XRechnung erzeugen können!

Haben Sie Fragen zur XRechnung-Erstellung oder zu anderen CatalogExpress-Features? Buchen Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin.

Außerdem erfahren Sie in unserem NEXIpedia-Beitrag weitere wissenswerte Grundlagen rund um das Thema „E-Rechnungen“ und „E-Rechnungspflicht“.